じぶんで経理をするにしても、間違いがないかどうかは不安なものです。
注意点をまとめてみました。
経理が間違っていないか不安
経理をじぶんでやることをおすすめしています。
じぶんで経理をしたほうが、数字に強くなれますし、現状や将来を考えることができます。
あとは、じぶんの「これから」に役立てるためにも、利益やお金の残高などの確認は毎月やっておきたいところです。
経理をするにあたっては、売上や経費の正確さが求められます。利益が税金の計算のもとになるからです。
たとえば、経費を2重に入れてしまっているとか、売上のもれがあるということになれば、利益は正確ではありません。
利益100万円だと思っていたら、実は赤字の50万円だったり、あるいはその逆なんてことも。
判断を間違えないように、ある程度チェックできるようにしておきたいものです。
ダブりやもれを防ぐために毎月チェックしておきたいこと
ダブりやもれを防ぐために、次のようなところはチェックしておきます。
預金の残高があっていない
預金残高があっているかどうかは一番最初に確認しておきたいところです。
預金があっていないのに、「利益が出た」といわれても、とても信用できません。
預金の残高があってないということは、結局、今のお金がいくらあるかも正しくないということです。
ちなみに。クラウド会計をつかっていれば、預金データが連携できるから、残高が合わないということはありえないと思われるかもしれません。
ところが、連携されたデータを仕訳登録しないで、対象外として処理してしまうと、預金残高には反映されません。
結果的に、残高があわないとか、残高がマイナスということがありえます。
データ連携するばあいには、できるだけ仕訳対象外のデータをつくらないことをおすすめしています。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
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ということで、まずは預金残高が正しいことを確認しましょう。
売掛金の残高があっていない
取引先別に売掛金の残高を見たときに、残高がマイナスになっているということがあります。
その場合は、売上が入力されていないことが想定されます。
事実にあうように、売上の経理処理をしましょう。クラウド請求書ソフトを使っている場合には、データ連携をしていないというケースもありえますので、その場合は連携します。
また、前月に入金があったはずの売上代金が入金処理されていない場合には、入金時にも売上で処理されている可能性があります。
これはダブりになりますので、入金時の仕訳を修正します。
このチェックは、買掛金や未払金などでも同じようにやっておきましょう。
たとえば、前月に未払金で処理しているのに、払ったはずの未払金が残ったままだとなると、支払ったときにもまた経費にしている可能性があるわけです。
クレジットカードの未払金残高が一向に減らない
クラウド会計を使っている場合に多いのですが、クレジットカードの未払金がどんどん増えていき、一向に残高が減っていかないということがあります。
よくよく調べてみると、支払口座が事業用でない口座に設定されているということがありました。
それでは残高はいつまで経っても減っていきません。
設定の変更や支払い口座の変更が必要です。
粗利益率がおかしい
粗利益は次のような算式で計算されます。
売上ー仕入・外注費など＝粗利益
このときの仕入や外注費は、いわゆる売上の数量に応じて増減する経費で変動費といわれます。
売上のうち粗利益の占める割合を粗利益率といいます。
この粗利益率というのは、正しく計算していれば、急に増えるとか、急に減るということはありません。
たとえば、毎月70％くらいの粗利益なのに、その月だけ90％の粗利率だったり、50％の粗利率だった場合には、なにかしら仕訳がもれている可能性があります。
売上や仕入の仕訳が足りていなかったり、在庫の仕訳が入っていないといった理由が想定されますので確認してみましょう。
毎月発生するはずの経費がない
会計ソフトの月次推移表などで、毎月発生するはずの経費がないということがあります。
たとえば、地代家賃とか月額利用料のようなものです。
処理がもれているか、違う科目で処理されている可能性があります。
科目については、地代家賃でも賃借料でもよく、特に決まりはないのですが、一度決めたらそれを続けるべきです。
減価償却費がない
固定資産がある場合、減価償却費があるはずなのですが、見当たらないということがあります。
ただ、発生するのがわかっているのであれば、毎月に経費計上するべきです。
期末になって、減価償却費を計上すると、毎月確認していた利益は、いったい何だったんだ？という話になります。
年額の1/12ずつ減価償却費を毎月計上するなど、金額の大きなものは、年額を毎月均等になるよう経費処理おくのがおすすめです。
これは、減価償却費に限らず、賞与など金額の大きな経費であれば同じように処理しておくべきです。
前もらいのお金
来月分の売上のお金を前もって当月にもらっているという場合には、そのお金は当月の売上ではなく、翌月の売上になります。
該当があれば、当月のお金をもらった時点では、前受金として処理しておき、翌月の売上げたタイミングで「前受金／売上」と前受金から売上になるように処理します。
1つ仕訳が増えますが、利益を正しくするためです。
同じように、仕入や外注費などの原価も売上と同じタイミングで計上されるようにします。当月に前払いしているお金があれば「前渡金」「前払金」などで処理しておきます。
そして、売上が計上されるタイミングで、経費（原価）にになるようにします。
そうしないと、売上がないのに、仕入や外注費だけ実績があるという状態になり、粗利益率がおかしくなります。
経理の精度を上げるには？
経理をして、毎月の利益がいくらか？をチェックするには、ざっくりでもある程度の正確さが求められます。
毎月なら正確さよりも早くつかむほうが大事です。（申告するときには正確にしないといけませんが。）80〜90％程度の精度であれば、ざっくり利益や現金の動きを判断できるレベルでしょう。
ただ、その精度を高くするためには、どこをチェックすればいいか？を知っておく必要があり、それはじぶんでなんどもやってみて、トレーニングしないことには身につきません。
じぶんでやってみると、数字のしくみや流れもわかってきます。
そのため、もれやダブりがないように、チェックリストなどをつくっておき、すぐに気付けるようなしくみをつくっておいたほうがいいでしょうね。
チェックには、ある程度の時間が必要ですが、毎月の利益や残高管理の精度を高めておくことで、早く気付けたり、これから先を予測しやすかったりします。
【編集後記】
昨日はオフ。子どもたちと映画を見たり、公園で遊んだりという1日でした。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ガパオライス
