経理の負担を少しでも減らすためにクラウド会計のデータ連携を見直してみよう

MFクラウド

クラウド会計は、データ連携ができて、イチから入力する必要はないので、たしかに便利ではあります。

クラウド会計では、最初に連携するためのしくみをつくっておくことが大事なのですが、途中で口座を使わなくなった、予期していない変更などもあり、しくみの見直しをすることも欠かせません。

クラウド会計さえあれば安心?

経理はたいへん、めんどくさいといわれるのが常です。

レシートを見て、イチから入力しないといけないということが理由でしょう。

この点、クラウド会計を使うことで、

  • ネットバンクやクレジットカードのデータ連携ができる
  • データをインポートする

といったことがやりやすくなっています。

ただ、クラウド会計があれば経理は心配しなくていいか?といえばそうでもありません。

現にこれまでも、

  • 残高があっていない
  • クレジットカードの未払金が減らない(登録外の口座から支払っている)
  • 同じ取引で仕訳が二重になっている(口座間の資金移動や経費支払い)

というデータをみたことがあります。

データ連携できれば、イチから入力する必要がないですし、経理の負担は減るのですが、しくみをつくる、しくみを見直すということが欠かせません。

そもそも連携する意味があるかどうか?

データ連携で、考えたいのが「これ、そもそも連携する必要ある?」という点です。

具体的には。

  • 当初、仕事の取引がでてくると想定していた口座だった
  • クラウド会計で連携対象のサービスになっていたから

という理由で連携。

数ヶ月経って、フタを開けてみたら、事業の取引がほとんどなく、未仕訳のままになっていた、あるいは、連携されたデータが事業主貸や事業主借(会社なら役員借入金)になる取引ばかりだったということがあります。

こうなると、結果的に登録ボタンをポチポチとクリックする分だけ手間が増えてしまいます。

もし、仕事の取引がない連携先があるなら、同期しないように設定を変更しましょう。(例として、マネーフォワードならデータ連携を選んで、該当のサービスのゴミ箱をクリックします。)

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もし、残高をゼロにしたい場合は、事業主貸など適当な科目に振り替えましょう。(入力済の仕訳は残ります。)

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連携が止まってしまうサービスもある

連携が止まってしまうこともあります。

それが一時的なもの、何らかの理由でデータ連携ができないのであれば、解決すればいい話ですが、そうではなくずっと連携が止まってしまうということがあるのです。

「連携しているから」「一時的なものでしょ?」と安心していると、結果的に経費がもれてしまうことも想定されます。

たとえば、スタバのデータ連携は、2019年の12月くらいからずっと連携できないようになっています。(最近はめっきり利用しなくなりましたが)

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こういうパターンでは、データ連携はもはや期待できず、同期を切って、データ連携以外の方法を考えたほうがいいです。

方法としては、Excelに入力してインポートする、すでにネットにあるデータをExcelに貼り付けて、インポートするといったものがあるでしょう。

そもそも、データ連携できるサービスは、ネットでデータを確認できるものばかりです。

スタバの場合も、ネットからデータをコピーして、Excelに貼り付けることができますので、やりようはあります。
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直接、入力するよりはExcelをつかったほうが、入力も効率化できます。

クラウド会計、便利ではあるのですが、やはりしくみをつくったり、見直しをすることは必要です。上手くつきあっていきましょう。


【編集後記】
昨日はセミナー資料の作成や子どもと公園に行ったりという1日でした。

【昨日の1日1新】
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