ペーパレスを目指すならiPad ProとDropboxを使ってみよう

iPad Pro

完全なペーパレスはすぐにできるものではないのですが、ペーパレスをやってみる価値はあります。

今まで当たり前だと思っていたことがそうでもないということに気づき、仕事のやり方を考えるきっかけにもなります。

紙があるから仕事が増える

本当に紙である必要があるかどうか?

請求書やレシートなど「紙で保管しないといけない」とルール化されているものはありますが、仕事で使う紙を見渡してみると、意外と紙でなくてもいいものも多いです。

私の場合は、じぶんでつくった資料のチェック。

独立したばかりの頃はプリントアウトして紙でチェックしていました。

ひとりで仕事をしている場合、じぶんでつくった資料のチェック、誰もやってくれません。

勤務している頃は、紙を使うのが当たり前でコスト意識というのはそれほどなかったのですが、独立すると限られたお金だけに突然、コスト意識が覚醒します。

たかが紙、されど紙。意識しなければどこまでも使ってしまうものです。

そこで、チェックをどういう方法でやるかというのは、独立以後いろいろ試していました。

画面を見てチェックするという方法もありますが、ただ画面だけでチェックすると、申告書など資料全体が見えていないこともあり、やはり見落としもあるわけです。(紙に出してから「あっ…。」と気付く)

やむなく、自分で作った資料をチェックするときは、その都度プリントアウトしていました。

紙なら書類全体を見渡すことはでき、チェックしやすいのですが、 今度はまた別の問題が浮上します。

独立後はじめての確定申告。その期間に使った紙の多さにおどろきました。

紙がたくさんになると、シュレッダーにかけるのにも時間がかかりますし、めんどうになります。

もちろん、紙も買わないといけなくなります。

紙があることで、実はやらなくていい仕事をやっている…と感じてペーパレスを目指すようになりました。

完全ペーパレスへの道は遠い…けどやる

完全にペーパレスにするというのはむずかしいのですが、それでもかなりできることはあります。

現状、紙全般、わたしの場合のペーパレス事情をまとめてみました。もっとできることあるかもですが。

資料のチェック

まずは紙の使用量をとにかく減らしたい。

そこで目をつけたのがiPadでした。

iPadを使うと、プリントアウトしたようにPDFを画面に表示させることができ、さらにApple Pencilで書き込むこともできるのです。

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今回の確定申告でも申告書作成までのチェックでプリントアウトはしませんでした。

資料の保存

お客様の申告書の控えや、それをまとめるために使った資料はすべてDropboxに保存しています。

お客様からちょっとした資料を紙で見せてもらえば、iPhoneのScanableでスキャンし、PDFファイルで保存しています。

さらにバラバラになっている申告書のPDFファイルは、Macのプレビューというツールで結合して1つにまとめています。

Macの「プレビュー」が便利すぎる件 画像もPDFも らくらく編集できる | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

WindowsならCubeがおすすめです。

PDFファイルの結合を無料でやってみたいならCubePDF pageがおすすめ! | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

結果、よく会計事務所にあるお客様の資料を保管する書棚というのはありません。そもそもスペースがないので、こういう工夫をせざるを得ません。

お客様との打合せメモ

紙は使っていません。過去にも手帳を使ってみようと何度も買ってみましたが長続きせず。

会話から出てきた気になるワード、課題、メモにはEvernoteを使ってお客様ごとに管理しています。

あと次回の約束など決めるときは、手帳がないのでiPhoneのmocaというアプリに入れています。

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お客様との連絡

連絡に電話やFAXは基本使っていません。固定電話とFAXは、ほとんど使わないので独立後の早いうちにやめました。

連絡には、メールもしくはチャットワークを利用しています。

どちらも検索して過去のやりとりを確認できるのができるのがメリットです。

通知はオフにしているので、チャットで連絡がきてもすぐに反応しているわけではなく、24時間以内に返信するようにしています。

お客様にも同じように対応していただければ、とお伝えしています。

セミナー資料

紙があった方がわかりやすいかなという場合に限って、お渡しすることがあります。

紙メインでは使っていません。メインはスライドを使って話をしています。

実務の本、ビジネス本など本はある程度置いています。当り本もあるので。

スキャンする人もいるようですが、それも大変かなとやっていません。

ときどき整理し、使わなくなった本はメルカリで売ったり、売れそうもない実務本は捨てています。

税務署

申告書の提出はすべて電子申告。なのになぜか電子申告をお願いされるのはなぜ?

それはともかく。別途で送る書類があればWebゆうびんかイメージ添付書類で伝送しています。

お客様に渡す資料

申告書、説明資料など必要に応じて。プリントしてお渡しする、メールやチャットワークに添付する、Dropboxで共有など。

こういうことができるのに税法が時代に追いついていないような。もう少し柔軟になってほしいと切に願います。

相続税の申告書をプリントしてお渡しするにしても、手元に紙が残らないという前提でやっています。

請求書・レシートなど

申告書の添付書類を含めて。法律では紙で保管するということになっているので、現状はファイルに保管しています。

電子帳簿という方法もあるにはありますが、実用的とはまだまだ言えないかと。

DM・郵送物

DMはあまりないですが、あれば即捨てています。

必要な情報があれば、ScannableでスキャンしてEvernoteやDropboxに保管してから紙は捨てています。

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ペーパレスのコストは下がっている

ペーパレスにしたいのであれば、一気に変えなくても、少しずつ進めてみるのもおすすめです。

私はそうでした。最初にiPadProを導入した後で少しずつ変えていったという感じです。

ペーパレスにするメリットには、いつでもどこでもファイルを確認できるという点もあります。

書棚に入れていたら、紙をめくって探すしかないのですが、ファイルにしてDropboxに入れておけば、検索して見つけることもできますし、まちがえて捨ててしまったという場合でも巻き戻しをすれば、1ヶ月程度までなら復元できます。(Dropbox Plus以上)

Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由(ワケ) 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

iPadを購入するコストも、確実に下がっています。

以前は、iPad ProしかApple Pencilを使えなかったのですが、現在は通常のiPadでもApple Pencilが使えるようになっています。

iPad Proなら10万円前後するところ、だいたい4万円。試してみる価値はあるかと。

仕事を減らしたいなら、ペーパレスは効果あります。紙を処分したり、プリンターに紙をいれる時間とか。紙を保管するスペースができるなども。


【編集後記】
昨日は1日事務処理を。久々にスタバでドリンクを買いに行きました。やはりコロナの影響か人は少なかったです。私も買ってすぐに帰りましたが。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ネギに似たものを食べた(名前忘れました)
スタバ オーツミルクラテ