ペーパレスな仕事を身につけるために必要なこと。

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紙を使わないで仕事することで手間は減らせます。

そのために必要なことをまとめてみました。

紙の仕事は色々増える

 

世の中では、紙を使う仕事は多いです。

銀行でネットバンクのパスワードがロックされたら、紙でロック解除を申請しないといけない、銀行口座をつくるときの提出書類などはまだまだはんこが求められる場面もあります。

 

紙が前提であれば確実にやることは増えます。

  • 資料の郵送やりとり
  • 訂正印
  • 切手を貼る
  • プリントアウト
  • 紙のシュレッダー・廃棄
  • トナーの交換

過去には、紙で郵送する、紙でチェックする、紙で保管するということがあったとしても、法律で決められたものでない限り、紙を出さない方法を考えたほうがいいでしょう。

 

手数を減らすための一歩は、ペーパレスでしょう。データでのやりとりです。

 

紙を使わずに仕事をするには

 

紙をなくすために必要なのは、

  • 限られたスペースで仕事する
  • データでのやりとりにこだわる

といったことが必要でしょう。

 

時間はあったらあるだけ使ってしまうというパーキンソンの法則と同じように。保管するスペースがあるから、あるだけ使うということにもなりがちです。
6畳1間など、限られたスペースであれば、保管しようにもスペースはそれほどないでしょう。

 

スペースがないならないで、別の方法を考えます。

そこでデータ保管です。
データであれば、クラウドに保管することができます。

紙で保管していても、すべての資料を日々見るわけでもないでしょう。保管しておくだけのコストは避けたいもの。

 

データを削除しなければ、紙のようになくすことは基本的にはないはずです。
ただ、クラウド保管とはいえ、ときどきは整理が必要ですが。

紙のイメージでチェックしたいというのであれば、PDFファイルをiPadなどのタブレットに表示して、Apple Pencilでチェックすることもできます。

郵送しなくても、メールやChatWorkなりでファイルを添付すれば済みます。

どうしても

  • 紙で郵送が必要
  • FAXでの対応を迫られる

というのであれば、PDFファイルからWebゆうびんで送ってしまいましょう。

 

そこまでするか?と思われるかもしれませんが、そこまでして変えようと思わないと、なかなか変わりません。
ゼロにはならないとしても、紙をなくす意識を徹底することが大事です。

Dropboxなどのクラウドストレージ、iPadなどのタブレット、ペーパレスにできるだけのツールは揃っています。

 

紙ではどうしてもできないことがある

 

紙ではどうしてもできないことがあります。
データでしかできないことには、次のようなものがあります。

 

どこでも確認できる

 

クラウドにデータ保管していれば、パソコンさえあればどこからでも確認することができます。

これが紙だと保管場所に行って確認する必要があります。

 

コロナを踏まえてどんなことに困ったか。もし紙を見に行かないといけないということがあったとすれば、その対策も必要でしょう。

 

リスクにそなえる意味でも、どこからでも確認できるようにしておくべきです。
紙を減らせば、それだけスペースも生まれます。

 

圧縮する

 

データであれば、容量は増えてもかさばるということはありませんし、圧縮して容量を小さくすることもできます。
クラウド保管をするにも、容量は限られています。

 

容量が大きいファイルは、圧縮しておくことも手です。

こういったサイトを使いましょう。無料です。

【無料】PDFを圧縮 – Adobe 公式 | Adobe Acrobat(日本)
GOforIT 1

検索する

 

紙だとほしい情報がどこにあったか、探すのはタイヘンです。ファイルを引っ張り出してページをめくる必要があります。

 

ページめくるうちにほしい情報を見落とすこともあるでしょう。

データであれば、ファイル名さえわかれば、パソコンの画面からで検索することができ、一瞬でほしい情報にたどり着くことができますし、

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GoogleフォトやGASファイルに素早くアクセスする解決策。(Alfred・GASアプリ) – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

 

Googleフォトならテキストから写真を検索することもできます。

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データであれば、ファイルをコピーすることも一瞬ですし、PDFに限らず動画ファイルもファイル検索は一瞬、ファイル名も1行で表示できますし、ファイルのリンク共有もできます。

 

そうしたデータならではのメリットを得るためにも、紙ではなくいかにデータでやりとりするかを考えてみましょう。

 


【編集後記】
昨日は法人のお客さまと打合せ。相続の話も少し。夜はW杯セルビアの試合を観戦。けっこう面白い試合でした。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
九州うまかめし はかたもん

【長男とW杯観戦記(期間限定コーナー:結果には触れません)】
セルビアの試合を一緒に観戦。セルビアの選手よりも以前から好きな選手としておすすめした監督のストイコヴィッチほうが気になったようです。イタリアW杯のフリーキックとかフェイントでかわすのをYouTubeで見ていましたので。