「クラウドで大丈夫?」はもう過去の話 どこでも仕事ができるようにしておくための準備

IT

コロナウィルスのことを踏まえて、今後はテレワークできるようにしておきたいと考えている方もいるかと思われます。

とはいえ何をどうすればいいのかわからない、という声も耳にするところです。

そのために準備しておきたいことを入門編としてまとめてみました。

テレワークができるようにしたい

コロナウィルスの影響で仕事のやり方については、見直されつつあります。税理士業も。

特に、外出したくなくても、

「届いた資料を確認するためだけに事務所に行かないといけない」

「書庫に保管してある書類を確認するためだけに事務所に行かないといけない」

「出社しないと仕事が進められない。」

といった理由で事務所に行かないといけないというのは、自らを守るためにも避けたいところです。

今後、次の波がやってくることも想定できるため、事前に対策しておきたいところです。

実際にお客様からもそういった声はありました。

もしテレワーク(離れた場所で働く)にそぐわない仕事であれば、テレワークに対応できる仕事のタネを見つける、もしくはテレワークにできる部分から変えていくというのでもいいでしょうね。

「テレワークで仕事できる」に欲しい環境

テレワークにはクラウド環境を利用することが欠かせません。次のようなことを考えておきたいところです。

「紙で確認する」をなくす

事務所で紙を見ないと…をなくしたいところです。

そのためには、データをクラウドに保管する必要があります。

私はそのツールとしてDropboxを選んでいます。(そのほかにはGoogle Driveなどもあります。)

紙を減らすために、タブレットを使ってペンで紙のようにチェックするという手もあります。

私はiPad Pro11インチとApple Pencil(第2世代)を使っています。Apple Pencil(第1世代)は通常のiPadでも利用することはできます。

通常のiPadであれば3万円代ですから、コスパは高いといえます。

ペーパレスを目指すならiPad ProとDropboxを使ってみよう | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

お客様とのやり取りも紙を使わないよう工夫したいところです。

  • 紙で出すところをPDFファイルにする
  • 郵送しないでDropboxでファイルをリンク共有する(相手がDropbox契約なしでも大丈夫)
  • 連絡はメールやChatworkでやり取りする

電話は相手の方の動きを止めてしまうことにもなりかねないので、ほぼ使っていません。お客様とは、メールやChatWorkでやり取りしてます。

ChatWorkもチャットだとすぐに反応しないといけないというイメージがありますが、そうでもありません。通知をオフにしておけば、その数時間後にはGmailにメールが届くので、私の場合は急かされるようには感じていません。

お客様にも急かすことなく、同様に対応してもらっています。

あと、ファイルで持っておくメリットは、検索できること、さらにDropboxの場合にはファイルが壊れた、削除してしまったという場合に巻き戻しで時間を戻せるという機能があります。(有料プランの機能ですが、保存領域も2TBあり、使ってみる価値はあります。)

Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由(ワケ) 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

これだけでもリスク回避になります。

PC環境を持っておく

テレワークをするにあたってはPCは欠かせません。

結構、ノートPCを持っている人は多いかもしれませんが、自宅のネットが遅い、古くてPCが固まってしまうということはありがちです。

PCの動きが遅くなるというのは、ストレスにもなります。

サクサク動くような環境は持っておきたいものです。

あと、ノートPCにはカメラが欲しいところ、オンラインでの打ち合わせにも対応できます。

カメラがなければ、Webカメラを買う、スマホのカメラを利用するという手もあります。

はんこをなくす

はんこを求められることは減りましたが、それでも慣習ではんこを押す場面はまだまだあります。

紙を減らすには、ハンコをなくすことも必要でしょう。

はんこを押すということは、紙がある前提なので。

難しいケースもありますが、せめて、じぶん発信の書類ではなくしてみましょう。場合によっては電子印鑑という手もあります。

ひとり社長が電子申請なしで社会保険の届出をPCを使って済ませる方法 人事労務freee・MFクラウド給与両対応 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

私は請求書については、電子印鑑を利用してメールで送っています。どうしても郵便が必要ならWebゆうびんも検討しましょう。

あと、契約書には、クラウドサインというツールを利用しています。

これだけでも、はんこ利用の場面はかなり減るのではないでしょうか。

「クラウドで大丈夫?」はもう過去の話

ちょっと前であれば、クラウドで保管するというのは敬遠されることもありました。

「セキュリティは大丈夫なの?」というように。

とはいえ、ハードに保存しておくと、壊れたときに復元ができない可能性もありますから、どっちもどっち。メリット、デメリットはそれぞれにあります。

Dropboxなら二段階認証があり、セキュリティは強固にすることはできます。その他のネットサービスにも同様のセキュリティがあります。

外出しないで仕事したいという場合、「クラウドで大丈夫?」なんて言っていると、今後の対策は難しくなるでしょう。

テレワークであれば、移動の時間もなくなり、子どものことを見たりとプライベートのことをやりつつ、仕事に向き合えるというメリットも得られます。

テレワーク、やってみて慣れるのに時間もかかりますが、いざというときのためにテレワークにも対応できるようにしておきましょう。

ただ、いつでも仕事、いつまでも仕事にはならないように注意は必要ですが。


【編集後記】
昨日は夕方にとあるセミナーに参加。なるほどーと思うことがいくつかありました。キャプテン翼マガジンが届き早速、長男(5)と読みました。長男(5)は字が読めないので、「よんで」と。1人声優になっています。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
朝川
市役所でとある手続き