ひとり社長が電子申請なしで社会保険の届出をPCを使って済ませる方法 人事労務freee・MFクラウド給与両対応

IT

ひとり社長は、税金の手続き以外にも社会保険の手続きも必要です。

その社会保険の手続き、「算定基礎届」についてネットで完結する方法をまとめました。

会社は社会保険の加入が必要

個人事業者やフリーランスの方が会社をつくると、やることがいろいろと増えます。

その1つは社会保険。

フリーランス、個人事業者のときは、社会保険に加入しないで、国民健康保険や国民年金に加入するのが通常。

一方で会社をつくると社会保険への加入が強制になります。

「ひとりの会社で人を雇っていないんだから、社会保険に入らなくてもいいんじゃないの?」というご意見も耳にします。

でも、たとえひとりの会社であろうと、常用であれば、社会保険への加入が必要なのです。

その社会保険の手続きで、毎年7月10日までに「算定基礎届」という書類を年金事務所に提出することになっています。

その年の4月〜6月までの給料(役員報酬)をもとに、社会保険料を必ず年1回見直しをすることになっていて、給料をいくら払ったかを年金事務所に伝えることになっています。

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で、その提出された「算定基礎届」をもとに、9月から新しい社会保険料を支払うという流れです。

この手続き、会社か社会保険労務士が手続きをすることになります。

ただ、給与計算ソフトを使っていれば、それほど難しいものではないので、じぶんで提出してみましょうというのが今日のテーマです。

 

注意
今回ご紹介する方法は、年金事務所から返信してもらうことを前提としていないので、収受印の入った控えが欲しいという方は印刷して、返信用封筒を入れて郵送する方法を選択してください。

給与ソフトを利用して、じぶんでつくる

年金事務所に提出する書類は2つです。今回、2つの書類をPCで作成します。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届    →  給与ソフト
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届総括表 →  Excel

そして、できた書類をWebゆうびんで送るという流れです。

補足
長いので、これ以下はそれぞれ「算定基礎届」、「総括表」といいます。

まずは提出する書類を作成します。

算定基礎届の作成

給与計算ソフトから「算定基礎届」を作成することができます。

freeeだと、人事労務freeeの算定基礎届。

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マネーフォワードならクラウド給与の社会保険事務→定時決定。

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どちらも同じように「算定基礎届」ができあがります。役員報酬なので毎月定額であることが多いかと思いますが、念のため金額はチェックしておきましょう。

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電子印鑑をつくってみよう

印刷して印鑑を押して…でもいいのですが、ひとりなので、ネットで手続きしたいところ。

日本はまだまだ印鑑社会で、紙提出で印鑑を押していないと、ときには連絡があることもありますし、さらに印鑑はうまく押せずになんどもやり直しをすることも。

 

そこで、電子印鑑をつくっておくのがおすすめです。

紙にギュッと印鑑を押して、これをスマホで写真を撮り、
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画像サイズを変更して、PCに転送します。

今度はPCで印鑑の背景を削除しましょう。背景の削除はフリーソフトでも、パワポでもアプリでも色々ありますので。
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こういうサイトもあります。

印鑑透過 | 無料で簡単 パソコンで使いやすいハンコの画像

もし、背景を削除した結果、印影が薄いと感じるようなら、画像のコントラストを調整しましょう。

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Acrobat Readerで算定基礎届のPDFファイルを開き、画面右の注釈から次のように選びましょう。無料版で大丈夫です。

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印鑑のファイルを選択できるので、先程の印鑑ファイルを選び、後でわかるように名前をつけておきましょう。

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うまくいかない場合は印鑑ファイル形式がPDFでない場合が想定されます。PDFに変換しましょう。

PNG PDF 変換 – オンラインでPNGをPDFへ

これでPDFファイルで印鑑を使えるようになりました。印鑑マークから電子印鑑をクリックすると、

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右側に印鑑の種類がズラーっと出てくるので、先ほど登録した印鑑を選び、「算定基礎届」に貼り付けます。

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総括表はExcelで作成する

総括表も給与ソフトから出力されれば、一番いいのですが、freeeにもマネーフォワードにもないようです。

そこで年金事務所のHPにあるExcelフォーマットを使います。(一部神エクセルあり)

定時決定のため、4月~6月の報酬月額の届出を行うとき(総括表)|日本年金機構

アンケートのようなイメージなので、大丈夫です。

印刷がズレていることがあるので、一応、改ページプレビューで確認しておきましょう。

ひと通りの入力が終わったら、「F12」をクリックし、新規ファイルの保存。

ファイルの種類で「P」をクリックし、PDFファイルで保存することがポイントです。

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これでフォーマットが変わらなければ、この書式は毎年使えます。

ファイル結合→Webゆうびんで提出

これでようやく「算定基礎届」と「総括表」が完成しました。

PDFファイルを結合して、Webゆうびんで郵送手続きをすれば完了です。

PDFファイル2つを結合する場合、WindowsではCubePDFを、Macはプレビューで結合します。

Windowsの場合だと、すでにCube PDF Utilityが入っている場合は、ファイルを選択し、右クリックで開けます。

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画面の中で2つのファイルの順番も変えられます。名前をつけてファイルを保存しましょう。

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CubePDFのダウンロードはこちらから。
無料 PDF 編集フリーソフト CubePDF Utility – CubeSoft

あと、Macのプレビューについては、こちらの記事をご覧いただければ。
PDFの方向を変えてファイル保存したいならCubePDF Utility Macならプレビューでかんたん編集 | GO for IT

提出はWebゆうびんで

で、最後。WebゆうびんでPDFファイルを添付して送信しましょう。 利用者登録(無料)はやっておきましょう。

Webゆうびん|日本郵便

先ほど結合したPDFファイルを読み込み、
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郵送手続きをお願いすれば終了です。
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  • 電子申請は敷居が高い
  • 印刷
  • 印鑑を押す
  • 封筒に入れる
  • 宛名を書く
  • 投函する

ということが苦手なひとり社長なら、PCを使ってやってみる価値はあるかと。

初回は時間がかかるかもしれませんが、電子印鑑、Excelファイルがあれば2回目以降は楽になるはずです。

それにはPCを使うことが欠かせません。ひとり社長の方の参考になれば、幸いです。


【編集後記】
昨日はお客様に提出している経理の資料を見直そうかとExcelの研究を中心に。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
PNG PDF 変換
印鑑透過