フリーランスも経理は毎月やるのをおすすめしています。
毎月やるにあたって、チェックしておきたいポイントをまとめてみました。
経理は毎月やったほうがいろいろおトク
フリーランスが毎年やっている確定申告。
この確定申告をもとに税金を計算して、税務署に支払うわけですが、確定申告をするにも経理をすることは欠かせません。
で、この経理をいつやるか？という話なのですが、毎月、入力を終わらせて実績を確認できるようにするのをおすすめしています。
会社だと、よく「月次決算」とか「月次を締める」なんて言い方をしますが、フリーランスでもこれをやっていきましょう。
毎月経理をすることでのおトクなポイントとしては、
- 年明けにヒーヒー言わなくてもいい
- 年明けに税金を突きつけられなくていい（心の準備ができる）
- 仕事がうまくいっているかどうかが数字でわかる
- 節税したいときに「もう…遅いねや」と、手遅れということがなくなる
- 1ヶ月ずつ確認していくので、ミスを発見しやすい
といったものがあります。
1年分溜めて年明けにまとめてというのは、本当にタイヘン。
毎月、経理をしておけば、年明けにやることをかなり少なくすることができます。
というわけで、今回はフリーランスが毎月経理をするのに、チェックしておきたいポイントをお話をしていきます。
毎月チェックしておきたいポイント
毎月経理するといっても、ただ入力しただけでは、モレがあることも多いです。
いろんな角度からチェックしておくことで、経理の精度は高くなります。
次のような点をチェックしておきましょう。
レシート・領収書はすべて入力した？
現金で払っている場合、データの連携はできず入力する必要があります。
その月のレシートをすべてもれなく入力してあるかどうか？
経理を考えると、理想は電子マネーやクレジットカードで買う方がおすすめです。
クラウド会計を使っていれば、データの連携ができますので。
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入力が終わったレシート・領収書は、ファイリングするなどまとめておきましょう。
預金の残高は合わせた？
通帳と預金残高があっているかを確認しましょう。
預金残高があっていないとなると、その月次はまるで信用できない、と言われても仕方ないでしょう。
もし、データ連携をしている場合でも、どこかで処理を間違えていれば残高が一致していない、ということもあります。
必ず確認しておきましょう。
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私は預金残高は、毎日見ています。
お金がなくなったら困るので、ピンチに気づけるようにしています。
未仕訳の取引はない？
クラウド会計のデータ、未仕訳になっているデータはありませんか？この状態では帳票にまだ反映されていない状態です。
仕訳をすべて入力したと思っていても、もし、未仕訳のデータがあったなら、すぐに仕訳処理をしておきましょう。
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売上・経費の請求書の入力は済んでる？
じぶんの出した請求書、売上の経理処理です。
クラウドの請求書ソフトを使っていれば、連携されるようになっていますが、連携しないソフトを利用していたり、Excelで請求書を作成しているなどであれば、売上の仕訳を入力する必要があります。
このとき注意したいのは、入金があったときに売上にするのではなく、取引をした月の伝票日付で仕訳することです。
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例えば、8月に取引して9月に入金という場合、9月の日付ではなく8月の日付で未入金（売掛金）扱いとして処理します。（発生ベース）
もらった請求書（支払い分）についても、同じように発生ベース（いつ取引したか？）で経理処理しましょう。
入金や支払いは済んでる？
- 前月に請求書を出した売上の入金があったかどうか？
- 支払処理はちゃんと終わっているかどうか？
も確認しておきます。預金の情報をもとに、経理します。
入金があれば売掛金や未収入金の残高が、支払いが済んでいれば、買掛金や未払金の残高がその分減っているはずです。
総勘定元帳や補助元帳からチェックしてみましょう。
補助コードやタグなどを利用して、相手別に履歴を管理しておくのがおすすめです。
直近の取引金額と月末残高が同額になっていれば、おおむね大丈夫でしょう。
もし、売上の入金がなかった場合は、その旨を得意先に伝えましょう。
逆に支払処理を忘れて期限が過ぎていたという場合には、先方にお詫びした上で、すぐに対処します。
推移表もチェックした？
入力がモレていないか？をチェックするのに、見ておきたいのが推移表。
大抵の会計ソフトにはついています。
推移表を見ると、毎月あるべき経費が当月はまだ処理していなかった…といったことを前月以前と比較しながら科目ごとにチェックすることができます。
モレがあったら、そこで経理して正しくしておきましょう。
この推移表のチェックはけっこう重宝します。
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減価償却費は計上した？
推移表を見たときに、もし減価償却費がなかったら年間の減価償却費を1/12した金額を経費処理しておきます。
減価償却費を年末に一括で計上すると、それまでの利益はなんだったんだ？という話になりますし、毎月の経費はざっくりいくら？というのを知りたくても、この減価償却費が抜けてしまいます。
なので、毎月の経費として処理しておくことをおすすめします。
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減価償却費をちゃんと計上しないとどうなるのか 知っておきたい減価償却費の効果 | GO for IT
減価償却費以外にも、前年の実績を見て大きな経費があれば、それも同じようにしておきましょう。
重複している仕訳はない？
最後、念には念を、で同じ取引が2回処理されていないかどうかをざっと確認します。
というのも、例えば、
- レシートなどを見て入力
- クレジットカード決済でデータ連携
というように2つの仕訳が実は同じ取引だったということもよくある話です。
マネーフォワードクラウドは、仕訳帳から右上の「重複チェック」を
freeeなら、取引→取引の一覧・登録画面の右上、「その他の機能」で「重複チェック」をクリックすると、重複仕訳の候補が確認できます。
まぁ、あっている場合もありますが、それならそれでいいわけです。
毎月数字を見ると景色が変わる
経理は確かにめんどくさいのでしょうが、どこかで必ずやるべきことですし、毎月、経理するとメリットも多いです。
年明けに経理をするということは、年内はまったく周りが見えていない。
今、進んでいる方向があっているか？ちょっと違うのか？その判断ができないというのは、すごく不安です。
少なくとも毎月経理すると、一例としてこんなことができるようになります。
- 「実績値＋予測値」で年末利益（所得）がどのくらいになりそうかがざっくりわかる
- 節税（小規模企業共済など）したいときなど「どのくらいがいい？」が判断しやすい
- どのくらい税金がかかりそうか、ざっくりわかる
- 資金繰りが予測しやすい
- 入金がないときにすぐに気づける
- 支払いもれしたときにすぐに気づける
- お金が増えた理由、減った理由も追求できる
と根拠のある数字を見ることで、わかる情報も多く、見える景色はかなり違ってきます。
お金の流れを「ざっくりキャッシュフロー計算書」でチェックする | GO for IT
ということで、毎月経理しておくというのはやっぱりおすすめです。
せっかく経理するなら、年に1度の税金計算のためだけでなく、まずは毎月、上記のポイントを確認しつつ、数字をいろいろ確認してみてはどうでしょうか。
【編集後記】
昨日はクラウド会計のコンサルティングでした。夜、子どもたちが帰ってきてくれました。長女(10)には虫を捕ったり、ランプを作ったりと色々話を聞けましたが、長男(4)の方は待てど暮らせど、一向に目を覚ましてくれず…。
【昨日の1日1新】
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