「全自動」「楽チン」と言われるクラウド会計ですが、決してカンタンとは言えず。
ただ、使うときの注意点を理解すれば、経理の負担を減らせるものです。
クラウド会計を使うときに、注意したい点についてまとめてみました。
カンタンじゃないよね、クラウド会計
フリーランスやひとり会社の社長がじぶんで経理をやるということも増えてきました。
クラウド会計は、freeeやマネーフォワードに代表されるデータを連携できる会計ソフト。
ただ、データ連携という言葉がひとり歩きしている感も否めないのも事実。
実際、クラウド会計のデータを見せてもらうと、データ連携をうまく使えていないというケースも多いです。
ベンダーの営業トークから全自動なんて思われているかもしれませんが、決してそうではありません。
カンタンではないですし、利用するにあたっての注意点もあるのです。
とはいえ、じぶんで経理をやるなら手入力を減らせるクラウド会計は大きな選択肢の1つです。
せっかくなら、使えるようにしたいもの。
そこで、クラウド会計を使っているなら、これだけは押さえておきたいということをまとめてみました。
クラウド会計を使うならやっておきたい設定
クラウド会計を使っているという方は次のようなことをチェックしておきましょう。
データの連携
freeeやマネーフォワードの特徴でもあるデータ連携。
ネットバンクやクレジットカード、請求書、給料ソフトとのデータ連携を使えば、会計ソフトに手入力する手間を減らすことはできます。
それ目的でクラウド会計を使っている人がほとんどでしょう。
ところが、データ連携ができるのに、それをしないで入力をしているというケースも見かけます。
手入力となると、それだけ時間もかかりますし、「預金残高が合わない…」などのミスも起こりやすくなります。
思い当たる方は、今利用するサービスのデータ連携ができないかを検討しましょう。
ネットバンクのデータを連携しておけば、その悩みはないわけです。
もっとも、データ連携するサービスが多くなると、取引データが重複するというクラウド会計ならではの問題はあります。
たとえば、
- Amazonでクレジットカード決済でモノを買った
- モバイルSuicaにクレジットカードでチャージした
- A銀行からB銀行の口座に資金移動した場合
といったもの。
1つの取引なのに2つのサービスでデータが連携され、結果としてデータが2つできてしまいます。
このデータ連携ならでは問題の対策は必要です。
こちらの記事にもまとめています。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
自動仕訳の設定
クラウド会計の売りといえば、前述のデータ連携ともう1つ、学習機能があります。
この学習機能の実態は、自動仕訳の設定です。
クラウド会計では、自動仕訳の設定ができるのですが、この設定をクラウド会計に任せきりにしていることでデータがぐちゃぐちゃになっていることが多いのです。
ただ、クラウド会計も判断できる範囲で判断しているにすぎません。
クラウド会計任せではいい結果にはなりません。
じぶんからルールをつくっていくべきです。
自動仕訳では、データの摘要をもとに、どんな仕訳にするかをルール付けすることができます。
科目を選んだり、摘要の入力をしなくてもいいメリットもあるのですが、それも自動仕訳の設定が正しいのが前提です。
ところが、この設定ができていないと借入金の元本と利息を分けずにどちらかの科目で処理してしまっていた…なんてことにもなります。
この自動仕訳、カギを握るのは取引データの摘要です。
取引の摘要からどうやって自動仕訳をつくるか、コツは必要ですが設定しておくことで経理の負担は減らせます。
マネーフォワードでは自動仕訳ルールから、
freeeでは自動登録ルールから設定できます。
ややこしいようなら、ここだけを税理士に相談してみるのもいいでしょう。
やり方さえわかれば、じぶんでもできることです。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
データ連携しない取引の対策
クラウド会計を使うときに見落としがちなのは、データ連携ができない取引もあるということ。
その取引をどう処理するか。
手入力しなくてもいい方法もありえます。
たとえば、クラウド会計にはデータ連携できなくても、ネット上にCSVファイルがあればExcelを使ってインポートするという方法もあります。
または、Excelに入力しておいて、クラウド会計にインポートするか。
手入力を減らすために、取引ごとに効率よく経理をするかを考えてみましょう。
会計ソフトの入力を効率化したいならExcelを使わないといけない。 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
経理の「めんどくさい…」を減らすためにやっておきたいデータ連携・インポート – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
経理はじぶんでもできる
独立して仕事をする方は、じぶんの数字をチェックできるようになりたいもの。
その数字を理解する最短の道が経理をやってみることです。
経理をするのはカンタンではありませんが、日々トレーニングを繰り返せば慣れるものです。
また、経理をするだけでも意味がなく、できた数字を見て「どうだったか？」「現在地は？」をチェックすることが目的です。
できた数字を推移表などでチェックしてみましょう。
経理を丸投げすると、お金もかかりますし、できるまでに時間もかかります。
最終的にできあがった数字を見ても、過去の数字。本質はつかみにくいです。
それよりはじぶんで経理するスキルを身に着けて、日々数字をチェックできると、現状をつかみやすいですし、数字がわからない不安を減らせます。
将来にわたっても役に立つスキル、身につけておいて損はありません。
習うことも含めて検討してみましょう。
じぶんで経理をするために、入力の手間と時間を減らして、数字を見て判断する時間に使いたいものです。クラウド会計を使うことで手入力を減らせます。
経理をじぶんでやってみようという方の参考になればうれしいです。
「経理をじぶんでやりたい」と思ったら知っておきたいこと。 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
【編集後記】
昨日は法人の月次と相続をすすめました。夕方に長男(7)の習い事のお迎えを。運動会でかけっこの練習をしたらしく、その話をいろいろと教えてもらいました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
Photoshopでとある処理
とあるソフト
