経理の「めんどくさい…」を減らすためにやっておきたいデータ連携・インポート

フリーランス

数字をチェックするためには経理が必要です。ただ、入力が手間になることも事実です。

そんな入力をイチからやらないために、工夫することはできます。

経理の入力を減らしたい

経理。

仕事をする以上は避けて通ることができないものです。

数字をチェックして、現状、これからどうするか?などを考える必要があるからです。

ただ、数字が入力されていないと、そもそもこうしたことをかんがえることはできないでしょう。

  • 「いくら位の利益が出そうか?」
  • 「毎月の固定費はいくら?」
  • 「税金がいくら位になりそうか?」

こういったことがわからないのは、真っ暗な洞窟で右も左も分からない状態…。ドラクエⅠの洞窟のイメージです。

結果として。税金を払うためだけに経理をやることになり、申告直前まで不安で、不安で仕方がなくなります。

そうならないようにするには、やっぱり経理をためないで日々こなしていくことが一番です。

そのために、まずは入力をなんとかしないといけませんが、工夫次第で「経理がめんどくさい」を減らすことはできます。

「データがどこかにあるのでは…?」と疑ってみる

まず、誤解をおそれずにいうと、「会計ソフトで入力をしてはいけない」ということです。

入力する前に、ちょっと立ち止まってみる。

どこかにデータがあるのでは?を考えてみましょう。

ネットに管理画面があるようなものであれば、データを取得できることがほとんど。

会計ソフトにデータ連携をさせることで、イチから入力する必要はなくなります。

  • ネットバンク
  • クレジットカード
  • Amazon
  • モバイルSuica
  • QUICPay

など、データを取得できる取引は多いです。

ということは、あらかじめデータ連携を前提としてサービスを利用する、という手もあります。

ただ、ことはそうカンタンでもなく。データ連携がゴチャゴチャにならないためのしくみをつくることが前提ではあります。

Excelインポートでやってみる

会計ソフトでデータ連携ができない場合でも、会計ソフトに入力しない道はあります。

CSVファイルがダウンロードできれば、Excelを使ってインポートすることができます。

たとえば、PayPay決済を導入している場合はCSVファイルをダウンロードすることが可能です。これを活用するのです。

以前に記事にしました。

Airレジの売上データ連携の問題点と解決策 PayPay・楽天ペイの売上がある場合のパターン(Excelマクロで仕訳インポート) | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

とはいえ、ネット上に取引データがないケースもあります。

会計ソフトへの入力するというのは、どうにも気が進まないという方もいるかと。(わたしは入力が苦手でこれに該当します。)

この場合も同じように、会計ソフトに入力しないで、Excelに入力してインポートすることができます。

Excelであれば、オートコンプリート機能(変換候補表示)もありますし、会計ソフトと違って、横断的にデータのコピーができますし、Excelのスキルアップにもつながります。

会計ソフトから必要なデータをエクスポートして、

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データの中身を変えて再びインポートするといったこともできます。

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Excelのスキルも磨けます。たとえば、毎月同額を計上するような仕訳なら、1行目だけ数式反映させてCtrl+Dで同じ数式をコピーする。

取引日の年を2019から2020に置き換えてみたり、セルB3で「=EOMONTH(B2,1)」と数式を入力すると翌月末を表示させることができるので、それをオートフィルで一番下までコピー。

その後にCSVファイルで保存して、会計ソフトにインポートする。

けっかとして、入力するのは最小限になります。

会計ソフトのショートカットキーは会計ソフトでしかつかえませんので、覚えてもほかではつかえませんが、Excelなら他でも役立つスキルです。

慣れると間違いをチェックする、修正するのもExcelのほうがやりやすいです。

あと、現金取引を減らすというのは入力を減らすためには欠かせません。レシートしか情報がないと入力するしか道がなくなるので。

入力はゼロにはなかなかなりませんが、毎日やる、工夫することでめんどくさいはある程度減らせます。

経理を前向きにやるためにもこういったスキルを使ってみましょう。


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