Excelマクロ超入門　Excel→PDFファイルを出力するには？

2021年6月2日

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手でやる処理をマクロでやることもできます。

わたしがやっているのは、ExcelシートをPDFファイルで出力するというものです。

Excelでつくった資料はPDFファイルで送る

Excelでつくった資料をPDFファイルにすることもあるでしょう。

わたしもお客様に提出する資料をExcelでつくる場合、最終的にPDFファイルにしています。

Excelファイルを共有したり、チャットやメールに添付して送ると、数式が変わってしまうなど予期せぬ変更の可能性もあります。

入力のためのExcelファイルをDropboxで共有することはやっていますが、見ていただく資料であればExcelでつくったシートをPDFファイルにすれば足りますし、紙でやり取りする必要もなくなります。

ExcelシートをPDFファイルで出力する

ExcelシートをPDFで出力するには、F12をクリックして「名前をつけて保存」の画面を表示させ、ファイルの種類をPDFにして保存する、

もしくは、カーソルをTabキーで1つ進めて、ファイルの種類のところで「P」をタッチすることで、PDFが選択されます。

そのまま保存すればPDFファイルで保存できます。

わたしは、この操作をクイックアクセスツールバーを使って、Alt＋7ですぐにPDFファイルで保存できるようにしています。

Excel超入門　クイックアクセスツールバーで自分好みのショートカットキーをおいてみよう | GO for IT 〜税理士植村豪 Official Blog

もし、複数枚のシートを1つのファイルで保存する場合には、PDFファイルにまとめたいシートをすべて選択してから、前述のようにファイル保存すれば大丈夫です。

マクロを使ってPDFファイルで出力する流れ

複数のシートを選んでから、PDFファイルで保存するという流れをマクロでやることもできます。

Sub pdf()
    
    'PDFファイルで保存
    Worksheets(Array("推移表", "資金繰り", "グラフ")).Select
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=ActiveWorkbook_
.Path & "\" &"Sample(ファイル名)" & ".pdf"
    Worksheets("Sheet1").Select

End Sub

Sub pdf()

'PDFファイルで保存

Worksheets(Array("推移表", "資金繰り", "グラフ")).Select

ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=ActiveWorkbook_

.Path & "\" &"Sample(ファイル名)" & ".pdf"

Worksheets("Sheet1").Select

End Sub

Arrayは、シート名を配列として指定するときに使います。

マクロの記述については、こちらの記事にまとめています。

Excel VBA超入門　マクロを書いてみたい人集合！　仕事ときどきアウトプットがおすすめ | GO for IT 〜税理士植村豪 Official Blog

まずは「Worksheets(Array(“推移表”, “資金繰り”, “グラフ”)).Select」で推移表と資金繰りとグラフという3つのシートを選んでいます。

その後に、選んた3つのシートをブックの保存しているパスにPDFファイルで保存しています。

最後は複数のシートを選択したままの状態を解除するために別シートを選んでいます。ここではSheet1にしました。

わたしはDropboxの中のinboxというフォルダに格納したいのでFilename以下を次のように書いています。

Sub pdf()
    
   'PDFファイルで保存
    Worksheets(Array("推移表", "資金繰り", "グラフ”)).Select
    ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=_
"\\Mac\Dropbox\0 inbox\Sample"
    Worksheets("Sheet1").Select 

End Sub