紙を減らすにはデータを使っていくべきです。
データだからできることも多く、その1つがデータ共有。ペーパレスのカギを握ります。
ペーパレスでやりとりするには？
できるだけ紙のやりとりをしないようにしています。
紙には
- 預からないといけない、
- データにするには入力するしかない
- 渡すなら手渡しもしくは郵送が必要
- 紙をたくさん買わないといけない
- 保管場所が必要
といった特徴があります。
広い事務所ならともかく、ひとりでやっていますから、保管場所なんてないですし、その意味でもペーパレスが欠かせないところです。
もちろん、紙の情報が出てくるときもあるのですが、その場合はScannableというアプリでスキャンしてデータにしています。
紙でなくデータでやりとりすることでカンタンに共有ができる、変更を瞬時に反映できるというメリットもあります。
リンクを貼ればそれだけで共有
データであれば、共有ができます。
ExcelデータやPDFファイルを共有することもできますし、共同編集もできたりします。
Dropboxをつかっていれば、共有する、リンクを送るといったこともできますし、
こういうサービスもあります。
複数のファイルをDropbox Transferでサッと送信・有効期限の設定もできる | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
紙だとデータの変更があった場合、それぞれで変更の処理をしないといけませんが、データであればどちらかが修正すれば済みます。
もし、ファイルが壊れたという場合でも、共有ファイルを巻き戻しして復元することも可能です。
Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由（ワケ） 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
編集したら、その内容もすぐに反映されるので、紙のように郵送しないといけないということはありません。
ネットを経由していれば、共有できるものは多いです。
議事録やマニュアルなら、Evernoteを使う手もあります。
PCのEvernoteでノートを作成し、共有することもあります。ちょっとした説明をまとめるにも、1つ作ればよく、人数分の印刷も不要です。
見出しの設定ができたり、画像を挿入できたり、リンクを貼ったりと、
ブログ記事を書くのにに近い感じで使えるので、Wordでかしこまった感じにするよりは好みです。
ただ、見出しを変えてもブログのようなデザインにならず、文字の大きさしか変わらないというところは実に残念な点なのですが…。
それはともかく、こうしてリンクだけ送れば、データを渡さずして内容を見ていただくことができますし、変更すればブログのようにすぐに反映されるというのも利用のメリットです。
見る側ではEvernoteを使ってなくとも、リンクをクリックすれば、EvernoteのWebにアクセスできるわけですから、スマホやiPadからもみることもできます。ということで使い勝手はいいかと。
ペーパレスのカギはデータ共有
紙を減らせば、それだけでやることは減らせるでしょう。
書かなくていいですし、印刷して保管するなんてことはしなくてもいいですし、書類をとりにわざわざ事務所にいかなくても、印鑑を押さなくてもいいわけです。
遅れているのは税金の世界で、こちらはようやく動き出したイメージです。ルールが固く紙での保管しないといけないものもまだまだありますが…。
紙ではどうしようもないことも、データを使えばなんとかなる。データなら利用は工夫次第です。
ITツールも積極的に使っていきましょう。
【編集後記】
昨日は午後からお客様と打合せに、年末調整の関係など。父親の喜寿（77歳）のお祝いで、ひとまずは妹たちと相談して、前から欲しがっていたApple Watchをプレゼントすることにしました。これで健康管理をしてもらえるかなと。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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