領収書(レシート)がない…という場合でも経費にするには?

フリーランス

税金を減らすために経費を使うという発想は、お金を減らす結果となるので避けたいものです。

そうではなく、すでに支払ったもののうち、経費になっていないものがないか?を探してみてはどうでしょうか?

経費もれしやすいものについて、経費にするための方法をまとめてみました。

無理・無駄な節税をする前に考えておきたいこと

「税金を減らしたい…」

そういって、会議と称して飲み食いしたり、不要なモノを買ったりと経費を増やそうとしていませんか?

これは間違いです。経費を使うということは、それだけ手元のお金を減らすことになります。

ある程度、税金を払わないとお金が増えていきません。仕事を続けるためにはお金が必要ですから、それでは本末転倒です。

ここで考えておきたいのは、経費を増やそうとする以前に、そもそも、経費をもれなく経理していますか?ということ。

たとえば、レシートや領収書がないから…という理由で、経理していないという取引がないか?

レシートや領収書がないから経費にならないかといえば、そんなことはありません。

レシートがなくても、仕事に使っているのであれば、経費にすることはできます。

ただ、大前提として、レシートを捨ててはいけませんが。

補足
書類の保存期間は法律で決められています。5年、7年のものがありますが、5年のものだけを抽出して、破棄するのは手間なので、書類は7年間保存すると考えておけばいいかと。

領収書・レシートの疑問あれこれ

領収書やレシートをもらうのが基本ですが、ときには領収書やレシートをもらえないという場合もあります。

これまでにあった事例からケース別に考えてみました。

 

補足
2020年の10月1日から、電子の書類保存についての改正が予定されていますが、普通になるまでにはもう少し時間がかかりそうなので記事にしておきます。

レシートしかない

「領収書いただけますか?」

お店に行くと、こうした声を耳にすることがあります。

手書きの領収書をもらわないと経費にならないと思っているからでしょうが、領収書がなくても大丈夫です。

経費にするには、レシートを保存しておけば問題ありません。

レシートには、宛名はかかれていませんが、具体的な商品名や人数が記載されていたりと、むしろ事実が想定しやすかったりします。

その点、領収書には宛名が書かれていても、何を買ったかが具体的に想定できないことも多く(品代とか)、むしろレシートのほうが証拠としては優れているといえます。

ということでレシートを保存しておけば、経費にすることができます。

ネットで買いものをすることもあるでしょうが、ネットの注文明細から領収書を発行できたり、

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領収書発行フォームを用意している会社も多いです。
GOforIT

クラウド会計でデータ連携しておけば、経費もれすることは少ないでしょうが、それと領収書の保存は別のはなしです。

割り勘にした

お客さまと飲みに行ったり、同業者と情報交換を兼ねて飲みに行くということもあるでしょう。(最近はないでしょうが)

割り勘にする場合、最近はレシートを分けてくれるところも多いので、それほど問題になることはないかでしょう。

ただ、複数人で乗ったタクシー料金などではそういうことはむずかしいでしょう。

ただ、この場合でも割り勘にするなら、だれか1人が払って、あとで割り勘にするということになります。

その場合、割り勘でお金を出した人の手元にはレシートが手元にありません。

とはいえ、経費にできる内容なら、レシートの画像を送ってもらって、じぶんの負担分だけを経費にすることができます。

あわせてレシートがない理由をメモしておくのがおすすめです。時間が経つと、そのときの状況というのは忘れるものです。

領収書が出ない支出

そもそもの話として。お金を出したけど、レシートも領収書も出ないというケースもあります。

たとえば、冠婚葬祭。

  • 結婚祝い
  • 出産祝い
  • 香典

こうしたものは「レシートをもらえますか?」とはとてもいえない支払いです。

とはいえ、レシートがなくても、仕事に関係するなら経費にすることができます。

金額をメモした紙といっしょに招待状、お知らせなど事実がわかるような書類といっしょに保管しておきます。

「2020年7月14日 A社 香典」というように。

そのときに、誰に対してお金を払ったか?というのもわかるようにしておきたいです。

  • 社内の人→福利厚生費
  • 社外の人→交際費

にするのが通常です。

レシート・領収書をなくした

ときには、レシートや領収書をなくしてしまった…ということもあるかもしれません。

だからといって、経費にならないとあきらめるのは早いです。まずは再発行してもらえるかどうか?

再発行してもらえれば、それで解決ですが、それが難しい場合も多いです。

それでも、レシートや領収書がなくても経費にする道はあります。

その場合は、メモ用紙などに

  • 利用したお店の情報
  • 利用した年月日
  • 内容(飲食代、買ったものなど)
  • 支払った金額
  • 同席した人の名前

といった内容を記載して、レシートや領収書といっしょに保管しておきましょう。

ただ、これを使うのはごくごくたまーに、奥の手です。

毎回、レシートがない、では、「おいおい、大丈夫かいな?」とすべてを疑われることにつながります。

やはり、レシートや領収書の保管というのが大前提です。

白紙の領収書が置いてあった…

これはあったらダメなのですが、白紙の領収書が置いてある、白紙を渡されたというケースもあるようです。

もらった領収書が白紙だからといって、じぶんで書いてはいけません。

というのも、もし税務調査があった場合、税務署は領収書の筆跡をチェックしています。ごまかしていないかどうか?を見ています。

もし、じぶんで書いているということを指摘された場合、そのたった1点で、すべてを疑った目で見られてしまうことになります。

じゃあ、どうすればいいか?

お店に領収書を発行してもらう、むずかしいようなら白紙の領収書をそのままにして、別でその内容をメモをしておくことです。

まぁ、そもそもこういうお店とは取引するのは、論外なのですが、単発の取引もありえるので。

さらに経費もれを減らすために必要なこと

取引として、経費もれになるものとして多いのは、

  • 現金で支払った場合
  • 仕事用のクレジットカードではなく、プライベート用のクレジットカードで支払った場合

などです。

経費もれをへらすためには、経費をもらさないためのしくみをつくってみましょう。

具体的には、

  • クラウド会計を使って、データ連携することで、取引データが生成されるようにする
  • プライベート用のクレジットカードを使わない

というようなルールです。

あとは、毎日経理をすることです。

もし、前日に領収書がもらえない支払いがあっても、前日のことは覚えていますから、経費からもれる可能性を大きくさげることができます。

ということで。レシートや領収書がなくて、経費にしていなかったという取引がないか?税金を無理に減らそうとする前によく確認してみましょう。


【編集後記】
昨日は打合せをオンラインで。夜はとある行事で瀬戸へ。予定していた夏の旅行をリセットしました。この状況であればやむをえないでしょうね。(まぁ、キャンセル前提で申し込んでいましたが)子どもたちはがっかりするでしょうが、また違うことを考えます。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
とある行事
サガミ 瀬戸店