ひとりしごとがITに仕事をお願いするなら「減らす」から始める

税金

ひとりでやれることには限界があります。

そこでITの力を借りるようにしています。ひとりには効率化は欠かせずITの力は必要になります。

人に頼まずITにお願いする

ひとりで仕事していると、やることは意外と多いです。

独立前には人にお願いしていたことまで同じようにやろうとすると、その仕事がじぶんに降りかかってきます。

当然、それをすべてやることはできず、なんとか工夫をしないといけません。やる仕事とやらなくていい仕事との選別です。

ただ、そうはいっても、ある程度の仕事は残ります。結局、ひとりで仕事をする道を選んだ以上は、じぶんでなんとかするしかないのです。

そこでITのチカラを借りています。

フリーランスになると、時間やお金をどこに使うかを決める必要があるのですが、私は人に使わない代わりにITに使っています。

ITを使うには、時間もお金もかかるのですが、試しに使ってみないとどんなことができるか、そのITがじぶんにあっているかどうかもわからないからです。

ITにお願いしていること

現状、メインで使っている道具は次のようなものです。

  • MacBook Air2020
  • iPhone11Pro
  • iPad Pro2020。

これらを経由して、仕事をお願いしています。

計算して欲しいとき

計算して欲しいときは、電卓ではなくExcelを使っています。

お客様に説明する資料をつくったり、税金計算のシミュレーションをするのもExcel。

計算だけでなく、インポートなどもやってくれますし、グラフも使えるので数字を伝える側としては助かっています。

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振込処理したいとき

1ヶ月に1回、振り込みをしたいタイミングがあります。

これはネットバンクにお任せしています。(RPAも使いつつ)

ATMから振り込んだり、窓口で支払うのだと行かないといけないですし、待たないといけないですし、とにかく時間がかかります。

ネットバンクであれば、会計へのデータ連携もできますし、資金移動もPCから即時です。手数料も安いですし。

後述するお金の管理も含めてネットバンクは必須です。

お金を管理したいとき

お金の管理もITにお願いしています。

今の最新情報、今後のお金の情報も必要だからです。

だから経理も日々やり、データ連携をして、家計も含めたところをマネーフォワードMEやMoneyTreeに集めてもらい全体でチェックしています。

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郵便を出したいとき

ときには郵送することもあります。ほとんど税務署だけですが。(あと会社で年金事務所も)

このとき、紙をプリントアウトして、封筒に入れて郵送というのはやっていません。

郵送での提出書類があればWebゆうびんを使って送ってもらっています。

ハンコも電子で。ただ、電子印鑑を押してカラーで郵送するも「こちらにはコピーが届いているんですー」と苦情が来ることもまれにありますが、全体から言えば、郵送はほとんどなくて済んでいます。

あとはFAXで送って欲しいというのがあれば、Webゆうびんから送ることがあります。FAXないので。

どちらにしても、PCからお願いしています。

メモしたいとき

メモしたいことは、ふとしたときに出てくるものです。

基本はEvernoteを使いますが、声で話してメモをお願いしています。

  • iPhoneのFastEver3
  • Apple WatchのEvernoteアプリ
  • Google Home Mini

これらのどこからメモを取っても、最後は1つに集約してくれます。

そのメモの整理を翌朝にMacのEvernoteでやっています。

静かな環境が欲しいとき

静かな環境が欲しくなりれば、AirPods Proの出番です。

ノイズキャンセリングをすることで、ほぼ静かな環境を用意してくれます。

AirPods Proレビュー アクティブノイズキャンセリング・Siri ノイズがそれほど気にならない私がノイズが気になった瞬間 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

打合せしたいとき

オンラインの打合せしたいときはZoomに環境を用意してもらいます。他のツールも試しましたが、結局Zoomがいちばんいいかなと。

せっかく操作にも慣れたところなので、オンラインは続けます。Zoom有料契約してますし。

オンライン超入門(Zoom編) セミナー中にiPad Proで書く・iPhoneアプリを紹介する方法 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

情報を集めたいとき

気になる情報はFeedlyに集めてもらいます。あとは、Webの気になる情報はEvernote Web Clipperでコピーしてもらいます。

発信したいとき

発信したい、営業したいと思ったらWordPressにお願いしています。ブログやHPですね。

毎日発信できる、24時間営業もできるという活躍で、ネット上では代わりに仕事をしてくれます。

ITにお願いする前に「減らす」も必要

ひとりで仕事をするならば、ITにお願いすれば確かに仕事の面は助かりますが、かといって量はやっぱりこなせません。

本当にやらないといけない仕事かどうかの見極めも必要です。

例えば、ハンコを押すような仕事はやめています。

ハンコが慣習で必要とされる請求書はクラウドからメールでお客様に送っていますし(今日もその日でした)、契約書はクラウドサインを使い、紙を使っていません。

入力の仕事もできるだけ減らしています。データ連携ができれば、その仕事は減らせますし、ネットでCSVファイルがダウンロードできればイチから入力しなくても会計処理はできます。

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当たり前にやっていることでも、実は何度もクリックしていたり、コピペするような仕事がないか?(これは現在はやらなくてよくなった仕事ですが、当時は何度もクリックしていました。)

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探してみると意外とあるものです。それを見つけるためにはITで何ができるかを知っておく必要もあるのですが、だからこそITをいじる時間が必要になります。

こんなサービスないかなぁとネットで探してみると、意外と見つけられるものです。クレジットカードのSquareはまさにそれで、カード決済手続きと入金管理はお願いしていますね。


【編集後記】
昨日は午後から個別コンサルティング。そのあと夕方に家族で散歩、ネットで買い物などでした。学校が始まるので一応、家族全員がずっと一緒にいる日はこれで一区切りになります。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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