手書きの書類よりもネットやPCを使うという選択

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書き直しなどで大変なこと、場所が必要、字がうまくないといったことから紙を使わないようにしています。

手書きの書類は大変

とある手続きである機関へ。

同じ建物の中で、3箇所の窓口にいく必要がありました。もちろん待ちの時間も。

事前に必要となる書類が紙ベースなのは、ある程度仕方がないところではありますが、気になったのは現地で記入する申請用紙。

同じような書類を3枚も書くのです。もちろん手書きで。

そのうち1枚はOCR用紙。1マスに1文字書くというやつです。

住所を書く欄(というかマス…)があるのですが、これが住所をコードを使って書くように指定されていたのです。

「このコード、どうやって?」

実は…。机の横に辞書のような極太のファイルが何冊も置いてあって、そこから市町村を調べて、コードを見つけて記入するという…。

ちなみにOCR用紙、ボールペンで記入するので、もし間違えたらまた書き直しです。

最後の最後に書き間違えて、訂正はダメと言われ、仕方なく書き直ししました。

 

凹みましたけど、なんとか気を取り直して…。

同じような書類をいくつも書かないといけない、さらに訂正できない、というのが問題です。

ネットやPCを使えば解決する

OCR用紙、受け取り側は楽になっているかもしれませんが、提出側からするとちっとも楽じゃありません。

ネット、PCを使って入力することができれば解消するのに…、なんて思うわけです。

  • 書き間違えてもその箇所だけ訂正できる
  • 同じような書類があるなら1つのデータから反映させればいい
  • 住所コードはマスタを持たせておいて、住所を入力すれば反映するようにしておく
  • 字が汚くて機械が読み込めないということはなくなる
  • webフォームやネット入力があれば、現地での混雑が減る

ということであれば、あんなに人がいなくても処理できるはずです。

仕事でもできるだけ紙を使わない

仕事ではできるだけ紙を使わないようにしています。

独立当初、確定申告のとき申告書をチェックするのに紙を必要以上に使っていたことを感じました。

そこから紙をできるだけ使わないようにしています。

ひとりで仕事をしていると、スペースは限られるので、紙がたくさん出ると整理するのにも困ります。

さらに紙の場合、あるデータを別でも活用するということができません。

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もし、申告書などの書類をチェックしたり、手書きが必要な書類なら、プリンタを使わなくてもiPadとApple Pencilを使えば問題ありません。

また、お客様のところで必要な資料があれば、スキャンしています。

これも「渡した、渡さない」というトラブルをなくす意味で効果があります。

私のケースでは、相続税の申告は現状、紙提出なので、完全ペーパレスにはできないのですが、修正できる、紙がいらない、やり方を工夫できるという点で、紙でなくデータ化する。

ネットやPC、iPadなどのタブレットを使ってみるというのはおすすめです。

 


【編集後記】
昨日はとある機関に行った後にお客様訪問。前にも自分の用で行ったけど、やっぱりどうにも不親切で感じ悪いなぁという対応で…。1人だけちゃんとした人がいて助かりました。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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