経理を楽にするためには、データを集めることは欠かせません。
データを集めて入力を減らすのが経理を楽にするコツ
データを取得できる取引は思っている以上に多いです。
経理はめんどくさい？
「経理はめんどう、まとめてやればいいや。」
「経理なんてしなくても売上は上がらないでしょ。」
というように、経理はどうしても面倒で後回しになりがちです。
私も面倒でないといえば、嘘になるでしょう。
それでも経理を自分ですることをすすめるのは、数字を使って現状をできるだけ早く把握するというのはもちろん、将来を検討することもできるからです。
その面倒な経理もやり方を工夫すれば、実はかなり負担を減らすことができます。
その一つの方法としては、取引データを活用することです。
仕事上で取引しているものをデータ化すると経理は効率化でき、おすすめです。
あらゆる取引データを取得する
特に、ひとり社長やフリーランスなど、すべてのことを自分でやらないといけないような場合には、データを利用することに大きなメリットがあります。
MFやfreeeなどのクラウド会計ソフトを利用して、データ連携をすれば、仕訳につなげることができます。
例えば、ETCのデータをクラウド会計と連携すれば、そのデータから旅費交通費の仕訳を自動で提案してくれるのです。
もちろん、インターネットバンキングを使えるようになっていれば、銀行の入出金のデータを会計ソフトとデータ連携をすることができますし、
電車に乗るときにモバイルSuicaを使えば、この交通費もデータ連携させることもできます。
本などをAmazonで、事務用品をアスクルで購入すれば、これもデータが取得できます。
さらに、打ち合わせでスタバを利用、スターバックスカードで決済すれば、もちろんデータ取得ができます。
ちなみに私はiPhoneでスターバックスアプリで決済して、データ連携しています。
請求書の発行でMisocaを利用していれば、これもデータ連携ができます。
それ以外の取引でもクレジットカード決済するようなものであれば、やっぱりデータ取得ができるのです。
現金取引の場合には、現金をできるだけ使わないで、電子マネー、クレジットカードで決済することがコツです。
データを活用すれば、誰かに入力してもらう、会計事務所に入力してもらうといったことも必要なく経理の効率化ができるわけです。
これを利用しない手はないでしょう。
データ連動＋翌日経理で経理力UP
クラウド会計ソフトとデータ連携をしても、処理をしなければやっぱり「未処理」のままデータが溜まってしまいます。
毎日、コツコツ処理することを習慣化するのがおすすめです。
経理は溜めてしまうから大変なんであって、毎日経理をすればそんなに負担にはならないはずです。
あとは取引は現金基準ではなく取引をした日に仕訳をする発生ベース、それにあった仕訳になるように仕組み化しておけば、翌月1日にはざっくりの月次は把握できます。
今日は7/31で月末です。ほとんどの7月仕訳の入力は終了していますので、かなり高い精度で7月の実績は把握できています。
売上はいくらか？
利益はいくらか？
現金預金はいくら残っているか？増えたか？減ったか？その理由は？
などといったことをタイムリーに把握できるようにしておきましょう。
次の手を打つなら、早く実績を把握できた方がいいに決まっています。
データ連携をすればそれも可能です。自分で起票する仕訳はかなり減るはずです。
そのためのツールとして、クラウド会計の利用はおすすめです。
【編集後記】
昨日は1日オフ。夕方から蒲郡へ花火を見に行きました。地元のミニストップに寄ったら、駐車場も広いこともあって「ゆっくり見て行って下さいね。」と寛大な対応。ハロハロを食べながらゆっくり花火を満喫させて頂きました。同日開催の豊田市の花火大会と迷いましたが蒲郡は渋滞がほとんどなくおすすめです。
蒲郡まつり納涼花火大会
ミニストップ 蒲郡三谷
ハロハロ ドデカミン
かつさと 蒲郡大塚店
