AIにExcelを利用して資料をつくってもらうこともあるでしょう。
ただ、「AI、なっていないなー」となることも多く、AIにも知ってほしいExcelのキホンを挙げてみました。
セルの結合をしない
ClaudeCodeにExcelのデータをつくってもらうと、セルの結合をしていることがあります。
セルの結合とは、複数のセルを1つのセルにまとめてしまうことです。
セルの結合はやめたほうがいいかなと。
なぜなら、同じ列にあるデータを並べ替えようとしても、「結合されたセルがあるため、並べ替えができません。」となることがあります。
また、オートフィルターをする場合は、列ごとに抽出項目を選べるわけですが、結合されていると抽出しにくいといった問題が出てきます。
そもそもExcelデータを扱うときに同じ日付だからと、日付の列でをセルの結合されていると、ピボットテーブルとしての集計もできません。
集計やコピペ、オートフィルターなど効率よくデータ処理をするなら、セルの結合をしないで1行に同じだけのデータを並べる必要があります。日付もまとめずに1行ずつです。
集計したいデータはCtrl＋Tでテーブルにしておくと、セルの結合ができないのでおすすめです。
Claude Codeはセルの結合をやってくることがあります。
そのセルの結合を解除するかどうかはヒト次第です。
データの下のセルには何も置かない
AIに推移データをつくってもらうと、上昇率など分析を出してくれることもあります。
これはこれでありがたいのですが、データの下に分析結果を置くこと。これはやめてほしいです。
あと、西暦でなく和暦表示にすることも。
なぜなら、データはこれからも更新する可能性があります。
…というか、データは今後も増えるでしょう。
すると、このExcelシートを使い続ければ、分析結果にぶつかりますから、行挿入を毎回しないといけなくなります。
結果、データの下に別のデータを置くのはノイズになります。
おせっかいならデータ削除し、必要なら別の列に移動させましょう。
AIは現状を踏まえてデータをつくってくれます。
でも、その先も見て、データをどう扱うのがいいのか？までは意外と考えていないかなと。
先を考えてカバーするのは、ヒトの役割でしょうね。
単位表示はセルの書式設定で
データを集計して、表示単位を千円にしてほしいということがあります。
桁数が大きいとかえって見にくいので。
その前提でClaudeにお願いすると、データは千年単位にしてくれるものの、千円単位の表示の列をつくって左の数字を1000で割って計算しています。
これはわたしの伝え方が悪かったのかもしれませんが、意図していたものとは違いました。
わたしが望んだのは、B列の表示単位を1000円単位で表示してもらうこと。
Ctrl+1でセルの書式設定で、ユーザー定義で次のように「#,##0」の後ろに「,」を入れれば設定すれば、1000円単位で表示できます。
それで数字自体は1円単位で持っている状態です。するとC列は必要ないわけです。まぁここまでAIに理解してというのは、キビシイかもしれませんけど。
あとムダにフォントを太字にするのも好きではなく。
AIにデータをまとめてもらうにしても、やはりAIにも「なっていないなー」ということはあります。
わたしもあるでしょうし。
ただ、AIの処理速度はヒトのかなうところではなく、助かることも多いのは確か。
だからこそ、ヒトがExcelのキホンを押さえておき、上手く付き合っていきたいものです。
【編集後記】
昨日はW杯観戦、税理士業、
訪問して打合せ。
その後、カフェに寄って
ブログなどを。
夜は長男(11)とFC26で
W杯モードを。
じゃんけんに全く勝てずに
強い国を選べません。
負けの連続でした。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
お客さまに出していただいたふんわりチョコレート
長男とW杯モードで対戦
