入力する方法は1つではありません。関数やインポートやマクロやRPAを使ってのプログラミングなどでも入力はできます。
医療費控除を音声で入力する方法をまとめてみました。
医療費のデータをつくる
今回の事例は、医療費。
1年間に払った医療費の金額を合計して、確定申告に反映させる必要があります。
ただ、医療費の領収書は紙です。病院が発行しますから。なお、医療費のお知らせは認識範囲にズレがあるので使わないという前提です。
医療費を「確定申告書等作成コーナー」に反映させるのにも紙の情報をデータにする必要があります。
これをどうやってやるか？
1つはExcelに入力する方法。Excelに「名前、病院名、金額」を入力すればいいわけですが、件数が多いと入力もそれなりです。
わたしがやったのは、音声入力。冒頭の写真のようにマイクを使って声で入力する方法です。
音声であいまい入力
Googleドキュメントのツール→音声入力をクリックすると、
この状態でマイクに向けて声を発すると、テキストが表示されます。
音声入力でどこまで精度が高いのか？正直なところ、思っているように入力されないこともあります。
たとえば、「豪」→「,（カンマ）を入力」→「このみ（薬局）」→「,（カンマ）を入力」→「720」と話すと、「GO、好み、720」とテキストが入力されます。想定とは違います。
もう一度試してみると、今度は「GO」ではなく、「5」で入力されました。そのときによって入力されるテキストが変わるのです。
同じ言葉でもどんな意味で声にしているかまでは声で伝えることはできず、限界でしょうね。
音声入力でいくつか入力してみますが、音声入力ではある程度省略して入力しています。
左がわたしの想定で、右が実際に音声で入力されたテキストです。
「このみ」→「好み」
「クロダ」→「黒田」
「ファミリー」→「ファミリー」
「有松」→「有松」
地名やファミリーのような言葉だと、だいたい正確ですね。ただ、判断できないものはやはりあいまいです。これは仕方ないでしょう。
金額については精度が高く、だいたい想定通りに変換されます。変換中にEnterを押すと、確定して次の行にいけます。固有名詞は正しく入力されないこともありますし、ムダなスペースができることもあります。
ただ、音声入力で毎回修正していては、非効率。そこでこの非効率のままデータ入力をしておき、Excelで整えます。
Excelで整える
Excelでマスターのシートをつくって
Googleドキュメントで入力した名前と病院の省略した単語と正確な名前をリストにしておきます。（これは最初だけで、あとは追加だけ）名前と病院名、それぞれ左のデータを右のデータに読み替えるわけです。
スペースが入っているのも、そうでないのも別データ扱いにしておく必要があります。そうしないと直さないといけなくなるので。
Googleドキュメントに音声入力したデータをExcelに貼り付けて、範囲選択をして
データの区切り位置
「カンマ」にチェックをいれることで、
1つのセルに入ったデータを別々のセルに分けることができました。
集計のシートをつくり、音声入力したデータをカギに、マスタから正式名称を拾います。これにはXLOOKUP関数を使います。たとえば、音声入力のデータが「5」なら、
マスタから「5」を拾い、「変換」の列にある「植村豪」を抽出するわけです。
他も同じように。これで想定通りの表示にできました。マスタを整えておけば、データの数だけ数式コピーをすれば足ります。
マスターと少しでも合わないとエラーになります。スペースがあってデータが一致しない場合には、必要に応じてTrim関数を使ってもいいかと。
XLOOKUPを使う前提なら、音声入力したデータには文字の揺れがあっても大丈夫ですし、名前や長い病院名を省略しても大丈夫です。
ということで。めんどうくさいことをいかに手間をかけずにやるか。
最初こそマスタのメンテナンスが必要ですが、音声入力も揺れがあるとはいえパターンなので負担はその後の減らせるかと。
いかにしてデータにするか？参考になればうれしいです。
【編集後記】
昨日はお客さまと打合せ。終わってからはカフェに。夕方はクルマの洗車。前日の雨で黒く汚れていたのでやむを得ず。
【昨日の1日1新】
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