Excelを使うとき、入力する前にデータがあればなんとか利用したいものです。
ネット上にもダウンロードできるExcelやCSVファイルなどがありますが、ときには使いにくいものもあります。
その場合でもデータがあればなんとかできるものです。
どこかにデータがないか？
- 経理する
- 資料をつくる
といったときには、データが必要です。そのデータをイチから入力しようと考えがちですが、その前にちょっと立ち止まってみましょう。
すでにネット上にデータがある可能性も。
そのデータを活かせば、こちらでイチから入力しなくてもよくなります。
- クラウド会計でデータ連携はできないサービスでもCSVファイルをダウンロードできる
- 実はExcelデータがダウンロードできる
- ネットの数字をコピーする
といったことができるのです。
たとえば、ネットで使えそうなデータを見つければ、全体をクリック＋ドラッグして、
Excelへテキスト形式を選択して貼り付けると、
ネット上のデータをExcelにコピーすることができます。
このままだと使いにくいので、「データ」→「テーブルまたは範囲から」を選び、
A列をクリックして、その他の列のピボット解除を。
Excelの表形式の資料をデータに変える「ピボットの解除」。 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
日付の表示をDATE関数で整えて、「2023年」から「2022年」に置き換え、C列をコピーで値のみコピーをしてからA列とB列を削除。
これを縦のリストデータにすることができます。
ネット上などにデータがあれば、このようにExcelで利用することができます。
ただ、これがややこしいケースもあります。
「紙の見た目＝Excel」はいらない
ネット上にもダウンロードできる資料がありますし、PDFファイルの場合が多いです。
まぁ、こんな感じでよく見るような資料です。
Excelデータも用意されているのですが（閲覧用という時点でちょっと紙に寄っているような）、
ファイルを開いてみると、いろいろとツッコミどころが満載です。まずもっとも左端の列がA1でなくG3。つまり、列も行も非表示のセルがあるということです。
セルの再表示をすると、記号がいろいろ出てきました。確かに紙ならセルは関係なく。
非表示でも見た目ではわかりません。
でも、データとなると話が違います。「何で合わない？」ということがありますから。外部に出すデータでセルの非表示はやめたほうがいいでしょう。誰が見てもわかるExcelではなくなります。
Excelの「セルの非表示」は使わない！ セルを隠したいなら「グループ化」がおすすめ！ | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
まぁ、ここまで見るとわかるのですが、このExcelはデータありきでなく、紙に寄せているのです。
もちろん、Excelでつくった資料はPDFファイルなり、プリントなりするわけですが、そうではなく、Excelデータを紙の見た目に寄せてつくられています。
Excelの強みであるデータの集計や加工を前提につくられていないのです。
これだとデータ処理をする場合には問題も出てきます。
たとえば、大見出しはB列、中見出しはC列、小見出しはD列とセル幅を小さくしてずらしています。見出しのセルが1つではないのです。もし、XLOOKUPを使ってデータを抽出したいと思っても、ところどころでエラーが出てしまいます。
見出しのセルの結合、テキストも。ときには均等割付があったり、またあるときには、文字間に手でスペースを入れていたりと統一性がないというのも。と文句ばっかり言ってもいけませんが。セルの結合は禁じ手です。
見出しをずらしたければ、インデントを使えば
1つのセル内で見出しをずらすことができます。
つくっていて、見出しのズレが多すぎて、気持ち悪くなりました。
ま、国レベルのはなしですから見出しが多くなるものなのかもしれませんけど…。見出しが多すぎても誰もそこまで見ないような…。
まぁ、それはそれとして。
同じ表示やデータを使ってつくってみると、こんな感じにはなります。ただ、紙とは相当に離れますね。
ただ、紙に寄せずにデータはデータ。
データの集計や加工が前提だとして割り切ってしまえばいいはなしです。データ前提なら数字の空欄になっているセルに「…」もいらないです。
結果、PDFファイルと表示が違っていても、誰も怒らないです。（上司は…）
データはデータ。紙は紙。
データありきで、PDFファイルにしたり、プリントするなど紙をサブで考えたほうがExcelの強みを活かせます。
データだけを活かすには？
とはいえ、こういったデータは多く見かけます。先程と似たような感じですが、いちいち直していられません。
せっかくのデータを使いたければ、このまま活かしましょう。
たとえば、平均余命の表をつくるとして。
シートを追加してXLOOKUPを使えば、この表の数字を取り出すことはできます。年齢0歳ならA列をキーに
生命表のB列の年齢から0を探し、
0歳の平均余命、列Nにある数字を抽出します。
データだけを利用することができます。
あまり細かくしないで、シンプルでいいと思うんですけどね。
意外とデータはあるもので、ネットに限らずじぶんの過去につくった資料からでも探してみましょう。
イチから入力するのもタイヘンですし、データがあれば工夫するスキルも身につきます。
Excelの挿入、削除、置換、関数だとTrim、Date、Left、Mid、Ctri+D、Ctrl＋Rなどは頻出です。
【編集後記】
昨日はじぶんの月次、請求書の発行などを。そのあとはExcelで資料をつくったりでした。夜は長男(8)と桃鉄を少し。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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