クラウド会計ソフトの特徴である学習機能。
全自動などの営業トークもありますが、過信すると落とし穴にハマります。
経理を効率化するには？
経理をじぶんでやるなら、入力などの負担を減らしたわけですが、工夫も必要です。
会計ソフトで入力をしようとすれば、科目や消費税コード、金額などを1つずつ設定しないといけません。
もし、クラウド会計を使うのであれば、データの連携をすることができます。
具体的には、ネットバンクやクレジットカード、Amazonなどの取引データを連携することができます。
ネットバンクのデータを連携できるので、預金の残高があわないといったことはなくなります。
これがじぶんで入力していたら、残高が合わないときにも目で追わないといけません。
結果、ミスを見つけるのにも時間がかかります。
データを使えば経理を効率化でき、経理の手間を減らすことができますし、日々の経理にかける時間も少なくなります。
じぶんで経理をするなら、そうしたしくみを使っておきたいもの。
そのクラウド会計には、もう1つの特徴として学習機能があります。
ただ、この学習機能を頼りすぎてはいけません。
「自動で登録」の落とし穴
学習機能とは、データからどんな仕訳にするかを提案してくれる機能。
じぶんの取引にあったしくみをつくっておけば、自動で科目を提案してくれます。
登録ボタンをクリックすれば仕訳の登録ができるわけです。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
freeeの場合には、連携データの摘要や金額範囲を合致するように設定すれば、
自動で仕訳パターンを推測して表示させることができます。この場合はあっていれば登録ボタンをクリックするだけ。
データ連携がされたときに自動で仕訳を登録させることも設定できます。
自動で登録するようにしておけば、登録ボタンをクリックする必要もないわけです。
この学習機能をして、全自動などと言われることも。
ただ、このような学習機能を過信しないほうがいいでしょう。
- 仕訳の科目設定などが間違っている
- 途中で取引内容が変わった
- 同じような取引があり、判断できない
といったこともあるからです。
結果、しばらく間違って登録されてしまうこともありえます。
経理したらチェックは必要
自動化にして楽チンというのは、半分は事実ですが、半分は間違いです。
「全自動だから」と学習機能をアテにしすぎると、間違っていることにも気づきにくくなります。
結果、あとで間違いに気づいたときには、データがぐちゃぐちゃになっていた…なんてこともあるわけです。
そうならないように、経理をしたらチェックしてきましょう。
日々の経理をしたら、月1回はおかしいところがないかを確認すればいいかと。
しくみをつくれば経理を効率化することはできるのですが、じぶんの判断もいれつつというのが大事です。
その流れで売上や利益、お金など毎月の数字をチェックできるというのが、じぶんで経理をすることの本当の目的です。
【編集後記】
昨日はオフ。妻に予定があり、子どもたちと夕方までは3人で。我が家の夕食は早いのですが、2人とも「帰ってくるまで待つ」と。妻もうれしそうでした。ぎ、逆はないような気がします…。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
一番舎 魚介豚骨ラーメン
