経理をやるときには、ネットバンクなどのデータ連携や自動仕訳の設定をしておくと、効率化できます。
最初にしくみをつくっておくのが肝心。ただ、一度しくみをつくればいいというわけでもありません。
前提が変わることもあり、メンテナンスも必要です。
最初の設定が肝心
経理をやるときに意識しておきたいのは、入力を減らすこと。
クラウド会計ソフトには、ネットバンク等のデータ連携、自動仕訳の設定などの機能があります。
上手に使えば経理を効率化できます。
ところが連携、自動などといっても、勝手に判断してくれるわけではありません。
データ連携ができたとしても、クラウド会計が提案する科目があっているとは限りません。
一度、仕訳を登録すると自動仕訳のデータとして登録されますが、これも一度ミスをするとその後もずっと間違った提案をしてきます。
ということで、最初のしくみづくりが大事です。
会計ソフトに依存することなく、経理が正しくできているかどうか。
使う側でのチェックは必要です。
途中で前提が変わることもある
データ連携、自動仕訳などで経理を効率化できたとしても、それはしくみをつくった時点での取引が前提です。
その後に新たな取引が増えれば、どうやって経理をするか、しくみを新たにつくる必要がありますし、既存の取引の前提が変われば見直しが必要となります。
銀行からの借入金の返済をしていた場合で考えてみましょう。
お金を借りて返済が始まった時点で、返済の自動仕訳を設定しておけば、返済の都度、仕訳のパターンを表示させることはできます。
通常、銀行でお金を借りた場合は、借入金の元本は毎月定額です。それをもとに自動仕訳のしくみをつくるわけです。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
ただ、その後に同じ銀行から追加でお金を借りたらどうでしょう。
借入金返済の元本が8万円から10万円になったら？
前提が変わります。
毎月の返済額が変われば、自動仕訳のパターンも見直しが必要になります。
借入金の元本返済額が10万円に変わったのに、自動仕訳で元本返済額が8万円のままならあわなくなります。
ということで。最初の経理のしくみづくりも大事ですが、そのあとのメンテナンスも大事、ということです。
残高をチェックしてみる
では、そうした変化に気づくためにはどうすればいいでしょうか。
数字をつぶさにチェックすることです。
経理をしたものの、そのあとに推移表などで数字をまったくチェックしていないと、ミスに気づけません。
時間が経つにつれて、自動仕訳でミスが増えていき、経理データがぐちゃぐちゃになってしまいます。
ただ、ミスがあったとしてもその都度、数字をチェックしておけば早めに気づけます。
- 貸借対照表の科目の残高をチェックする
- 推移表で損益計算書を月単位でチェックする
といったことはやっておきましょう。
先程の借入金の例で言えば、追加で借入れをした段階で元本返済額が変わっているわけで、自動仕訳そのままにしていると、月末時点の借入金の残高はあわなくなります。
そこで気付けるわけです。
おかしいと気づいたら、自動仕訳のルールを見直しておきます。
経理をどう処理するか？
しくみをつくっても前提が変わることもあり、しくみの見直しも必要です。
その前提で大事なのは、経理を踏まえてじぶんの数字をチェックすること。
経理の処理自体は効率化できても、数字をチェックするスキルはまた別のはなしです。
毎月1回はじぶんの数字をチェックしておきましょう。
残高をあわせずに「お金がある」「利益が出た」といってもあやしいものです。
【編集後記】
昨日は私用で外出。夕方には実家へ。妹家族も合流して実家での食事、遊びを楽しみました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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