ペーパレスを進めるためには、しごとで紙を出さない、保管しないというルールにしています。
紙が必要になる原因の1つはハンコ。ただ、やりようはあります。
ペーパレスで仕事をするには？
しごとではできる限りのペーパレスにしています。
読書は紙の本が好きで読みますが、しごとの資料については、紙を使わなくてもこなせるようになっています。
お客様とのやりとりはメールやChatWorkで。
ファイルはDropboxで共有しています。税理士業の手続きがあればe-taxで電子申告。
新型コロナの件があってから、税務署も重い腰を上げて、提出する書類にもハンコはいらなくなりました。（遺産分割協議書などの一部書類はハンコが必要）
国からの給付金についても、ネットで申請できるようになり、紙を使う必要はなくなりつつあります。
このハンコを求められる場面をなくせば、ペーパレスはより進むはずですが、ペーパレスにしたいなら自分自身も紙を出さないという軸ももっておきたいものです。
ハンコを押さないための工夫
先日あったのが、ネットでの申請なのに、PDFファイルに証明のためのはんこがほしいという話。
ネットで書類提出でも、ハンコが入るとブレーキがかかります。
ただ、申請がネットであればやりようはあります。
求められているのは、PDFファイルの指定用紙にハンコを押して提出してほしいというものでした。
通常は、プリントして、ハンコを押して、またスキャンしてPDFファイルをつくるという流れになるのでしょうが、プリンタが必要ですし、スキャンするまでの流れも手間です。
もし、ネットで申請するなら電子印鑑を使ってみるという手はあります。
電子印鑑をつくるには、紙にハンコを押しておき、それをScannableなどのアプリを使って、スキャンし、JPGファイルなどにします。最初はどうしても紙が必要ですが2回目以降は不要になります。
もし手元にない場合にはこちらのサイトでつくってみていただければ。
PDFファイルにハンコのjpgファイルをドラッグして貼り付けることはできないので、今回はいったん、PDFファイルをWordに変換します。
ネットで「PDF Word」と検索すると、こういうサイトが出てきます。
PDFファイルを選択し、Wordに変換したら、ダウンロードを。
Wordファイルであれば、印鑑の画像ファイルをドラッグして貼り付けることができます。
独立したときにつくったハンコ。いまは請求書の電子印鑑です。
電子印鑑の大きさを調整し、再度PDFファイルにすれば大丈夫です。
印鑑、使わない方向でもまだ、求められる場面はあります。ただ、申請がネットであれば、やりようはあります。
電子印鑑のやり方はいろいろあり、Macだとプレビューから電子印鑑をつくることもできます。AcrobatReaderを使ったパターンはこちらの記事でも書いています。
ひとり社長が電子申請なしで社会保険の届出をPCを使って済ませる方法 人事労務freee・MFクラウド給与両対応 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
紙を減らすために仕事を見直してみる
紙をへらすには、しごとの見直しも必要です。
紙を使ってしごとをする必要があるかどうか。郵送だと時間がかかることもメールならすぐです。
たとえば、請求書を送るなら、請求書ソフトからメールで送ることもできますし、書類を保管する書庫が必要なのかどうか。
どうしても郵送ならWebゆうびんを使えないかどうか。
あとは書類の保管。わたしはDropboxなどのクラウドに保管しています。
紙の資料しかない状況であれば、なるべくその場でスキャンしてデータにするというのもやっています。これは預かったかどうかのトラブルをなくすためでもありますが。
チェックや読みたい資料があればiPad Proを使っています。
ひとりで手数が足りない、しごと部屋がせまいという状況だと、「なんとかしないと…」と意地になり、このあたりの工夫や対策も進みやすいかと。
ペーパレスにしたい方の参考になればうれしいです。
【編集後記】
昨日は午後からお客様と打合せ。クラウド会計のデータ移行などを。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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