「同じことを何度もやっていないか?」を疑ってみる目をもとう

つぶやき

「お…、同じことを何度もやっている。」というのは、意識してみないとなかなか気づけません。

何度も入力する必要があるのか?

家賃支援給付金。

条件に合致すると、家賃の2/3を6ヶ月分給付金として国が支給してくれることになっています。

家賃支援給付金の計算のしくみをExcelでつくってみるメリット | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

ところが、この申請が超絶ややこしいのです。

持続化給付金はわりとシンプルな印象をうけましたが、家賃支援給付金は申請の難易度がぐんと上がります。

特に、

  • 会ったこともない賃貸人の方や管理会社に手書きでサインをもらわないといけない。
  • 直接申請しない賃貸人に家賃支援給付金の連絡がいく(ハガキなど)
  • 手書きしたものをスキャンしてファイル化し、アップロードしないといけない。

といったことも、敷居を高くしている理由でしょう。

その申請をネットでやるわけですが、これだけややこしいとサポートが必要な場合が出てきます。

先日、お客様が申請するのをサポートをしてみたのですが、これがシンプルではありません。

物件ごとに

  • 賃貸人情報
  • 管理会社情報
  • 賃借人情報
  • 支払情報
  • 契約書ファイル
  • 通帳の支払い実績3ヶ月分のファイル
  • 通帳の1ページ目・2ページ目ファイル

を入力する必要があり、入力しないことには先に進めません。

GOforIT 70ここで気になったのが、賃借人情報。

基本情報ですでに入力済の申請者の名前、住所を物件ごとに再度入力しないといけないのです。

つまり、物件が2つだと合計3回申請者名と住所を、物件が4つだと合計で5回同じ入力をすることになります。

同様に、通帳の1ページ目と2ページ目も物件ごとに添付する必要があるのですが、これも目的が振込先だということであれば、1つあればいいはずです。

というようにムダな手順も多く、この申請をやっていたら申請だけで半日が過ぎてしまうでしょう。

もう少しシンプルにできるのでは?と思った次第です。

何度もやっている仕事はないか?

普段やっている仕事の中にも、よくよく考えると何度もやっている仕事というのがあるんじゃないかなあというのは、ときどき見直すようにしています。

何度もコピペしている、何度も入力しているといったことは意識してみないとなかなか気づけません。

やり始めたばかりの仕事には時間がかかるものです。

流れやしくみをつかむためには、引き継ぎした仕事があれば前例と同じようにやってみる。

トラブルも体験してみるという遠回りもある意味必要です。できれば避けたいですが。

流れを理解すれば、変えていいこと、できないことも少しずつ見えるようになります。

たとえば、クラウド会計でデータをエクスポートするのに何度もボタンをクリックする必要があるわけです。

ただ、何度もクリックするのがめんどくさいからRPA(UiPath)で何とかできないか?というように考えることもできます。

しごとを減らしてみる

仕事を減らすためには、その仕事をやめてみて問題ないかどうか?

なければやめてしまうのも手です。

  • 会計ソフトに預金の動きをイチから入力するのはやめて、データ連携をする
  • 請求書を紙でプリントアウトして封筒に入れて郵送するのではなく、Webゆうびんをつかってネットから郵送する、メールで送る。

請求書をメールで送るとお客様がイヤがるのでは?と思うかもしれませんが、言ってみると意外とそうでもなかったりします。

むしろ、新型コロナウイルスの影響もあり、紙がないとできない、印鑑がないとできない、事務所にいかないとできないというような仕事は見直していくべきでしょう。

入力が減らせないというのであれば、Excelを使ってまとめて処理して手数を減らしてみる、さらにExcelマクロやRPAを使って、プログラミングをやってみるのも手です。

わたしはプログラミングに興味を持ってから、「何度も…」ということにもより目を向けることができるようになったと感じています。

たしかにプログラミングはカンタンではありませんが、繰り返しを減らすためには、その遠回りはありだと感じています。

やっている仕事を棚卸ししてみることもおすすめです。


【編集後記】
昨日はお客様訪問。夏休みにどこにもいけなかったので、そろそろSwitchを投入してみようかと軽い気持ちでヨドバシの抽選に妻と2人で応募したら、なんと妻が「あつまれ どうぶつの森セット」に1発当選。家族全員で拍手喝采でした。妻はゲームやりませんけどね。ひとまず、ドラクエ11かドラクエヒーローズⅠ・Ⅱのどちらかを狙います。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ヨドバシのSwitch抽選で当選
ジムキング 長久手店