Excel超入門 Excel資料のチェック方法を工夫してみよう

Excel

Excelで資料をつくったものの、計算式があっていないということがあります。

そのチェックも工夫したいものです。Excelでチェックするのに使える機能をまとめてみました。

Excel資料のチェック

Excelで資料をつくることがあります。

Excelであれば、お客様のニーズにあった資料を作成することができますし、じぶんのやりたい計算イメージを反映させることもできます。

ただ、それだけに算式が正しいかどうかも、チェックしておく必要があります。

せっかくいい資料がつくれたとしても、数字が間違っているというのは避けたいところです。

会社なら誰かがチェックしてくれることもあるかもしれませんが、ひとりの場合はそうもいきません。

じぶんで資料をつくって、じぶんでチェックするしかありません。

とくにこのようにデータ数が多い資料になると、どこかでミスがあったりもします。ただ、このチェックを乗り越えると効率化につながります。

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ここで、資料をプリントアウトして、電卓をガンガン叩くというのはやめておきましょう。

電卓をたたき間違えるとイチからやり直しですし、Excelでチェックしたほうが速くて正確です。

わたしは何年も前から電卓は使わなくなりました。

Excelを使ったチェック方法

Excelでチェックするのに使える機能をいくつかご紹介します。

合計があっているか?

合計があっているかどうか?は、対象になるセルを選択します。

一番上のセルを選択して、
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Ctrl+Shift+下で一瞬で範囲指定することができます。
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範囲指定したデータの合計が右下に表示されるはずです。
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ピボットテーブルをつかって集計することもできます。

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ピボットテーブルは集計項目を自由に変更できるので、ぜひ使ってみましょう。

数量と金額を表示したり、

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商品別、月別に表示したりというのも一瞬です。
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ピボットテーブルはこちらの記事を。

売上を商品別、月別に集計するならピボットテーブル SUMIFSよりも自由でかんたん | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

どちらも速くて正確です。

特定のセルの数式をチェックしたい

合計があわなかった場合、数式のセルでF2を押してみましょう。

計算の対象になっているセルがどこかがわかります。
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一度、合計を出してから、行や列を新規で追加すると、こういうことがあります。

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再度合計を計算すると、ただしく反映します。

F2を押して再度チェックしてみましょう。
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ちなみに合計のショートカットキーは「Alt+Shift+=」です。

ショートカットキーを使うと、Excel操作が速くなるのでおすすめです。

数式を表示させてチェックしたい

F2を1つずつ押して確認するのは大変、ということもあるでしょう。カーソルを置いてる場所だけしか数式を確認できません。

全体的に数式を確認したいという場合、ショートカットキー「ctrl+Shift+@」で、それぞれのセルに数式を表示させることができます。

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これで数式が違っているところがないか?カーソルを移動させてチェックします。

数式を確認した後、もう一度、「ctrl+Shift+@」でもとに戻ります。

たとえば、セルD9は合計のセルでD6からD8を合計しています。セルD9にカーソルを移動すると、確かにセルD6からD8までを参照しているのがわかります。

トレースでチェック

トレースで、計算式がどのセルを参照しているかがわかります。

[数式]→[参照元のトレース]を選ぶと、
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矢印が表示されます。(または数式の入っているセルにカーソルをおき、Alt→M→Pと順番に押してみましょう。)

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その矢印の先には、A3セル。売上高合計を参照していることがわかります。

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さらに、もう1つ表示されているこの点線(他のシートを参照していると点線になります。)をクリックし、
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参照先を選んでOKをクリックすると、
GOforIT 80参照先のシートにジャンプし、指定されたセルを確認することができます。

トレースを消すときは、トレース矢印の削除をクリックする、またはAlt→M→A→Aと順番に押していけば大丈夫です。

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シートをまたいで数式を組んでいる場合、トレースが役に立ちます。

Excelでできることは、いろいろありますが、チェックも欠かせません。じぶんにあったチェック方法を見つけておくのがおすすめです。

ということで今回はこの辺で。今回の記事が参考になればうれしいです。


【編集後記】
昨日は夕方にオンラインセミナーに参加。待望のキャプテン翼マガジン3が届きました。2ヶ月に1回の楽しみです。付録のエコバッグは長男(5)に。買い物に行きたがっていたので、気に入ってくれたかと。

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