freee(人事労務freee)に住民税のeLTAXデータ(特別徴収通知)をインポートするマクロ

Excelマクロ入門

会社から給料をもらっている場合、住民税は給料から天引きして払うことになっています。

その天引きする金額データをfreee(給与)にインポートしてみました。

住民税は会社が払っている

会社から給料をもらっていれば、給料明細で税金が引かれているのを確認できます。

給料から天引きされている税金は所得税と住民税です。この天引きされた所得税や住民税は会社が代わりに払っています。(源泉徴収といいます。)

具体的には、住民税は前年の収入(所得)にかかる金額を、翌年の6月から翌々年の5月まで12回に分割して支払うことになります。

2019年分の収入をベースに計算した住民税は2020年6月から2021年の5月まで支払います。退職した翌年の住民税が重い…と言われるのはこのしくみによるものです。

スクリーンショット 2020 05 15 18 24 37

会社であれば、たとえひとりであっても、住民税は給与天引きが原則になります。個人が納付書で払うというパターンもあるにはありますが、最近は縮小化の傾向です。

いっぽうで、会社側(ひとりだと会社と個人、どちらもですが)からすると、給与計算するために住民税の情報が必要です。

給与ソフトに毎月天引きする住民税の情報を登録をするのがけっこう手間です。

通常は、社員の住んでいる市町村から「特別徴収…通知書」という書類が届き、これを見ながら給与ソフトに入力するという処理になります。

ひとりならまだしも、人を雇っていると人数分の入力が必要で、クラウドだと動きが遅く、人ごとに画面を切り替えるのもけっこう時間がかかって大変です。

ただ、救いなのは、現在は地方税の申告や納税はeLTAXで窓口が1本になり、各市町村のデータが1つにまとまったCSVファイルをネットからダウンロードできるようになったことです。

なんとかCSVファイルを使って、インポートしたいものです。

freee(給与)では、eLTAXからダウンロードしたCSVファイルを使って、住民税の情報をインポートすることができます。

住民税のCSVファイルを取得する

インポートをするタイミングですが、eLTAXからメールが届いた後、かつ5月の給与計算が終わった後です。

こういったメールが届きます。
スクリーンショット 2020 05 15 18 51 185月の給与計算が終わっていないと、情報が上書きされてしまう可能性があります。

この点をよく確認しておきましょう。

PCDesk(デスクトップ版)で通知書をダウンロード

eLTAXのソフト、PCDeskにはネット版とデスクトップ版があり、住民税のデータはデスクトップ版でのダウンロードになります。

方式が2つあり、できることが違うので使いにくいんですよね、eLTAXは。

デスクトップ版で、右下の「処分通知等に関する手続き」をクリックし、
スクリーンショット 2020 05 15 14 07 43

「処分通知等の照会、ダウンロード」をクリックします。最初から下の取り込みができれば良いのですが、まずは照会をしてからじゃないとダウンロードできません。
スクリーンショット 2020 05 15 15 37 30

メールが届いていた内容がこれです。開封してはじめて到達が認識されます。(到達…。)クリックして、
スクリーンショット 2020 05 15 15 39 45

通知書をダウンロードします。

スクリーンショット 2020 05 15 15 41 14

ここで聞かれるのが、保護番号というものなのですが、これはeLTAXから届いているメールに記載があります。

スクリーンショット 2020 05 15 15 41 33

メールに記載されている保護番号というのをコピぺしましょう。

スクリーンショット 2020 05 15 15 44 17

これでダウンロードが完了しました。

GOforIT

その流れで、DL版への取り込みをしますか?で「はい」をクリックすると、

スクリーンショット 2020 05 15 15 48 01

PCDesk(デスクトップ版)に取り込まれます。

スクリーンショット 2020 05 15 15 49 22

これで取り込み完了。CSVファイルの出力ができるようになりました。

スクリーンショット 2020 05 15 15 50 44

ネットバンキングやクレジットカードのように、すぐにCSVファイルにアクセスできるわけではなく、一度、通知書をダウンロードしないと、CSVファイルをダウンロードできません。eLTAXは…。

CSVファイルのダウンロード

次に画面を戻って、「処分通知等の取込・表示」をクリックし、

スクリーンショット 2020 05 15 15 51 19

CSVファイルを保存しましょう。

スクリーンショット 2020 05 15 15 57 02

問題なければ、CSVファイルが取得できているはずです。(個人情報、住民税額、6月、7月、8月…)

スクリーンショット 2020 05 15 16 10 30

eLTAXでの操作はこれで終わりです。ようやく。

freeeとeLTAXのCSVファイルをExcelシートにに貼り付け

Excelシートを別で用意しておき、そこにCSVファイルを貼り付けます。

今回のExcelシートはこういったものです。3つのシートがありメインで使うのは、freeeシートです。

GOforIT スクリーンショット 2020 05 15 19 50 06

先程、PCDesk(デスクトップ版)でダウンロードしたCSVファイルを、

GOforIT

「eLTAX」シートのA1セルにそのまま貼り付けます。

GOforIT

freeeから給料情報のCSVファイルをダウンロード

今度はfreeeから従業員の給料情報が入ったCSVファイルをダウンロードします。

スクリーンショット 2020 05 15 17 40 26

従業員→一括更新→住民税額の一括更新と順番にクリックしていくと、

スクリーンショット 2020 05 15 19 38 39

こういった画面が出てきます。そのまま「はじめる」をクリックし、

スクリーンショット 2020 05 15 15 11 43

「CSVをダウンロード」をクリックすると、個人情報、市区町村が入ったデータがダウンロードできます。(住民税額はゼロになっているかと。)
スクリーンショット 2020 05 15 17 20 37

これを前述のExcelシートに貼り付けます。

貼り付ける場所は、freeeシートの左側です。右には同じ形式のデータを準備してあります。

スクリーンショット 2020 05 15 17 27 12

左側に貼り付けたfreeeのCSVデータは触らずに、貼り付けるだけ。右側のデータで加工します。住民税の列、セルP2とQ2に次のような式を入れています。

Xlookupを使って、氏名をキーに住民税の金額はeLTAXシートのデータから引用しています。(税金のデータは7月以降毎月同額なので、6月と7月しか使いません。)

スクリーンショット 2020 05 15 16 10 30

実は、freeeとeLTAXの氏名のデータ、同じようで違っています。

freeeのCSVファイルの氏名は「大空 翼」と名字と名前の間のスペースが半角、一方でeLTAXのCSVファイルの氏名は「大空 翼」と全角スペース。

これを同じものとして捉えてくれるのはありがたいです。

マクロを使ってインポート用のCSVファイル(UTF-8)

で、これをマクロを使って、インポートファイルを作ってみました。

マクロの設定はこちらの記事で。

Excel VBA超入門 マクロを書いてみたい人集合! 仕事ときどきアウトプットがおすすめ | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

freeeの従業員のデータ数を数えて、K2からQ2までの計算式をデータ数だけコピー。

列freeeシートのK列からQ列のデータを、もう1つの「data」シートにコピーして、CSVファイル(UTF-8)で保存するという流れです。

補足
freee側でインポートするとき、CSV(UTF-8形式)でないと、インポートできないようなので、「FileFormat:=xlCSVUTF8」としています。

スクリーンショット 2020 05 15 16 51 46

実行すると、「import.csv」というファイルができています。

スクリーンショット 2020 05 15 17 32 45

freeeでインポート

作成した「import.csv」ファイルを、freeeにインポートします。

先程と同様に。従業員→一括更新→住民税額の一括更新と順番にクリックし、

スクリーンショット 2020 05 15 19 38 39
「import.csv」のファイルをインポートします。(ファイルをドラッグでも。)

スクリーンショット 2020 05 15 20 17 26

このような表示になれば、大丈夫です。

スクリーンショット 2020 05 15 20 22 26

まとめ

freeeを利用してeLTAXからダウンロードした住民税のCSVファイルをインポートしてみました。

給与ソフトの個人情報で入力するとなると、画面の切り替えが多く、動きも遅くなりがちです。人数が多い会社ほどデータを利用する効果はあるかと。

ただ、データを利用するならeLTAXは必ず通る道になります。

私のようなひとり社長だと、手で入力したほうが早いのかもしれませんが、それでも。ひとりの場合だけでなく、どんな場合でも対応できるように。それ以上に入力しないでミスもなし、というのが希望です。

Excelのほうがミスなく優秀なので。

すでにあるデータを利用するという発想をもつためにも、いいトレーニングで、やっておく価値はあります。

なお、MF給与の場合は、個人情報で手入力する道しかありません。

 


【編集後記】
昨日はセミナー資料の作成、Excelの計算シートを改修したり。長男(5)といっしょにガンダムを最後まで。ちょっとずつ見ていって、なんとか。セイラがすごい、という意見で親子まとまりました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
ユニクロ ドライEXクルーネック
長男(5)とガンダムを最後まで