クラウド会計だからといって安心するのは早いかも… よくある3つのトラブルからわかること

クラウド会計

クラウド会計を使うと、データ連携ができて入力は楽になります。

ただ、「クラウド会計はデータ連携できるから…」と安心しきっていると、思わぬトラブルになっていることもあります。

クラウド会計で入力は確かに減っている

クラウド会計のソフトの特徴でもあるデータ連携。

預金やクレジットカード、Amazonのデータを会計に自動で取り込みできるものです。

クラウド会計はソフトを買い切りというものではなく、毎月利用料(年払いも可)を払って利用します。

たとえば、freeeやマネーフォワードといったクラウド会計ソフトは、利用料を払っておけば、バージョンアップの追加料金もない、といったことが特徴です。

このクラウド会計、確かに便利なのですが、自動連携という言葉がひとり歩きしているような面もあり、すべてが自動になるという理解をされている方もいます。

実際は、ざっくり言うと

  • データ連携できるサービスは、決まっている
  • データ連携ができないものは、CSVファイルのインポートやクラウド会計への直接入力で対応

ということになります。

どちらかといえば、入力するならExcelの方がオススメです。(ファイル形式はダウンロードできます。)

経理データのExcelインポート入門(マネーフォワードクラウド編)   | GO for IT 

それでも、従来の会計ソフトに比べれば、入力の負担が減るというのはその通りでしょう。

クラウド会計によくあるトラブル3選

クラウド会計を使うようになったからといって、もう心配ないと思う方もいると思うのですが、これは間違いです。

そこで、クラウド会計ではどんなトラブルがあるのか?よくあるものをあげてみました。

データ連携の設定科目が間違っている

クラウド会計を使い始めるときに、データ連携できるサービスがあれば、データ連携ができるように設定をするのですが、どんな科目で連携するか?というのは、設定そのままということが多いです。

いわゆる設定のトラブル。

設定していないと、一方では残高が残ったまま、もう一方ではマイナス残高なんてことがおきていることもあります。間違った設定では間違った反応しかしてくれません。

じぶんで科目をつくったのであれば、データ連携の科目設定もそれに合わせておく必要があります。

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過去に仕訳になっているものは、一括変更で科目を正しいものに変更して対応します。

連携データが途中抜けている

過去、どういうわけか預金データの連携が途中すっぽり抜けていたということがありました。

データ連携してそのまま置いていたので、データが抜けていたことにも気づかなかったようです。

そのときは通帳をスキャンして、PDFファイルにし、そのあとExcelファイルに変換したのですが、うまくいかず。

まぁ、そんなこともありました。

そもそも連携ができていない

クラウド会計をじぶんで使い始めている方だと、そもそも連携がされていないということもあります。

預金のデータだと過去分を取得できても1〜2ヶ月程度ということも多いです。

結果、データ連携以外の方法に頼らざるを得ません。

Excelインポートとか直接入力ですね。預金以外のサービスでもCSVファイルやテキストデータが取れないか確認してみましょう。

こういうのもあります。記事はマクロを使っていますが、使わなくても大丈夫です。

メルカリで売った本の経理処理はどうすればいい? EveronoteとExcelマクロを使って効率化 | GO for IT 

メルカリで買った本をどうやって経理する? Excelマクロを使うのがいい | GO for IT 

クラウド会計を使うなら「トラブルはあるもの」と考えておく

クラウド会計、確かに便利なのですが、最初の設定が違うと全部違ってきますし、ときにはトラブルもあります。

 

利用するのに大事なのは、最初にしくみをつくっておくことです。

現状、仕事でどんな取引があって、どんな仕訳になるのか?を洗い出してみる。

それをもとに、どのサービスをデータ連携するのか?できるのか?ということを1つずつ当てはめていくとわかりやすいです。

 

そして、データ連携ができない取引もあり、それについてはExcelインポートやクラウド会計ソフトへの直接入力などを検討します。

利用サービスのデータをネットからCSVファイルなどでとれれば、それを使ってインポートすればいいですし、現金で買っていれば、Excelに入力してインポートするか、クラウド会計ソフトに直接入力する、ということになります。

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現金で払うと、入力するしかないのですが、現金を使わずに電子マネーを利用すると、クレジットカードやSuicaからデータ連携ができるのでおすすめです。

現金で支払っても、「現金」を使わないのが経理を効率化する一歩 | GO for IT 

最初にしくみをしっかりつくっておけば、トラブルも減ります。

かんたんでない部分もあり、最初だけ教えてもらいながら…ということでもいいでしょうね。

 

そして、データを溜めないでこまめに経理をしていくことも欠かせません。

もし、データ連携が途中で切れていても経理を日々やっていれば、トラブルがあったとき気づくのも早く、リスクヘッジになりますし、何よりも経理をすることは、じぶんの事業の現在地とこれからを知るためにも必要なことです。

それと、お金の流れをできるだけシンプルにしておくことも大事なことです。

クラウド会計、便利なのですが、使い方を間違えるとあとで修正が大変ですし、途中、何らかのトラブルでデータ連携ができなくなるといったこともありえます。

そういうものなんだというくらいで使ってみるのがおすすめです。

これからクラウド会計を使ってみたいという方の参考になれば。


【編集後記】
昨日は法人の月次処理と翌日の相続の打合せ資料の作成など。8月に雨で中止した中津川へのキャンプ、再来週行くことになりました。子供たちとも初めてで今から楽しみです。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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