クラウド会計を使うなら最初が大事だという話

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クラウド会計、データ連携できて便利なのですが、使い方が違うとエライことに…。

使うなら最初のしくみづくりが肝心です。

クラウド会計 便利だけど…

クラウド会計、使ってみると確かに便利です。

 

クラウド会計のいいところ
  • 勘定科目を提案してくれる
  • データ連携してくれる
  • タイムリーに数字がわかる

 

といったことがメリットです。

ただ、そのメリットも、上手に使っていれば…の話です。

実は、正しく設定がされていない、設定する科目が間違っているとなれば、結果としての数字はとても、とても正しいとは言えません。

間違った情報を伝えていては、間違った情報しか出さない、ということです。

クラウド会計は最初のしくみづくりが大事です。ここで間違えていると後でエライ目にあいます。

こんなクラウド会計はあとで大変

クラウド会計を導入していても、クラウド会計をうまく使えていないパターンというのを目にすることもあります。

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未処理たくさん

しばしばクラウド会計の環境を見せていただくと、こういうのを目にすることがあります。

この例は未仕訳3件だけですが、この未仕訳が100件以上あるというケースです。

スクリーンショット 2019 06 13 20 01 12

データ連携をしているといっても、クラウド会計にはデータ連携できても、この未仕訳を仕訳登録しないと、実績にも反映されず、経理しているとはいえません。

 

補足
freeeは、取引ごとに設定変更すれば、自動仕訳にすることができます。

この対処法としては、当たり前ながら、未仕訳をできるだけゼロに近づけることです。

未仕訳300件とか表示されていては、いくらクラウド会計でも登録するのは大変なので。

クレジットカード連携しているのに…

今度はひとり会社によくある光景をご紹介します。

クレジットカードをデータ連携するように設定していました。

 

消耗品費 100 / クレジットカード(未払金をイメージ) 100

こんな仕訳をデータ連携からいくつも登録していくわけです。

ところが、このクレジットカードの残高がちっとも減らない。むしろ増えるばかり…。

よくよくチェックしてみると、個人名義のクレジットカード。

結果として、会社の預金口座のデータを連携していても、個人口座から引き落としされているので、支払いのデータは待てど暮らせど出てこないわけです。

個人口座でカード取引の決済がされているなら、対処方法の1つとして、個人が貸したお金ということで「役員借入金」に科目を変更する、で、法人のクレジットカードの連携を設定するなどの対策が必要です。

こんな感じで。

消耗品費 100 / 役員借入金 100

もし修正する仕訳がたくさんあるなら、一括修正で科目を変更することもできます。

もしかして二重仕訳かも…

クラウド会計ならではの間違いが、二重仕訳です。

例えば、A銀行の口座からB銀行の口座に資金移動した場合、A銀行の口座をデータ連携して、

 

6/13 B銀行 XXX / A銀行 XXX

と仕訳します。この仕訳は正しい。

でも、データ連携をしている場合、B銀行の口座のデータも同じようにデータ連携していると、まったく同じ取引のデータができるわけです。

 

6/13 B銀行 XXX / A銀行 XXX

そうすると、両方の口座をデータ連携しているため、結果として1つの取引で2つの仕訳ができてしまうという結末に。

これを1つのデータを仕訳対象外にするという方法もあるのですが、私はそれぞれのデータを活かして、対象外にはできるだけしないようにしています。

MFクラウドでAmazon と クレジットカードの連携データが重複する問題の解決方法は共存できる道を探すこと | GO for IT 

(じゃないと、あれ??どっちを対象外にするんだっけ??となるので)

対策としては、B銀行のデータからこの仕訳を、

 

6/13 B銀行 XXX / 諸口(複合) XXX

A銀行のデータからこの仕訳を。

6/13 諸口 XXX(複合) / A銀行 XXX

こうすると、それぞれのデータを活かすことができるので。

ちなみに諸口は2つの仕訳を合体させるための、通過勘定とも言えます。

2つの仕訳の諸口が消えて、

6/13 B銀行 XXX / A銀行 XXX

が残ります。

クラウド会計を使うのに大事なこと

クラウド会計を使うなら、知っておいていただきたいのは、最初の設定が大事ってことです。

  • 科目を提案してくれる…といってもその科目があっているとは限らない
  • データ連携できない取引もまあまあある
  • データ連携のエラーが出たままで放置し、数ヶ月以上前の銀行の入出金データが取れない

といったことも多いです。その結果、後で大手術が必要になることもあります。

なので、クラウド会計を入れるから、大丈夫。ではなく、クラウド会計を入れると少し楽になる。

で、最初のしくみつくりが肝心。しっかりやっておきましょう。

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最初にきちんと設定しないと。やり直しにたくさんの時間が必要に。

データ連携できない取引については、Excelに入力してインポートを使うのも手です。

メルカリで買った本をどうやって経理する? Excelマクロを使うのがいい | GO for IT 

私は手で入力するのをできるだけ減らしたい派なので、インポートもできるならおすすめします。まぁ、難易度は高いかもしれませんが。

経理データのExcelインポート入門(マネーフォワードクラウド編)   | GO for IT 


【編集後記】
昨日は法人の月次と相続税の申告の仕事を。そのあとはいろいろ研究というか調査を。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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相続税申告・ひとりしごとをサポートします 植村豪税理士事務所

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