フリーランスの移動には、Suicaの利用が便利です。
ただ、このSuicaを仕事に使うにあたっては、どのタイミングで経費になるのか？、クラウド会計でのしくみなどを知っておく必要があります。
よくある誤解「Suicaはチャージしたら経費？」
Suicaは電子マネーの1つ。
わたしの住む東海エリアにもTOICA（JR東海）やmanaca（名鉄、地下鉄系）という鉄道系の電子マネーがあります。
でも、私が使っているのはSuicaです。モバイルSuica。
それは、次のような理由からです。
- iPhoneXSだけで改札を通過できる（新幹線でも）
- データ連携ができるので経理がしやすい
このモバイルSuica、どこのエリアでも使え、カードを持つ必要もない。
この点、manacaにもTOICAにもないもの。
さらに新幹線でも使え、スマホ1つで足りるというのも、大きなメリットです。
新幹線の改札をスマホで通る『スマートEX』 改札で止められないためにやっておきたいこと | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
Suicaはどのタイミングで経費にする？
話は変わりますが。フリーランスがこのSuicaなどの電子マネーを利用して電車に乗ってお客様を訪問したりするような場合、「どのタイミングで経費になるのか？」というのは気になるところです。
「Suicaをチャージしたときに仕訳をすればいい」というのは、よくある考え方ですが、これは間違い。
なぜなら、チャージというのは、お金を電子マネーのおサイフに入れたに過ぎず、実際に電車に乗ったり、サービスを利用したわけではないからです。
実際に電車に乗ったときやサービスを利用したタイミングで経費になります。
ということで、
「Suicaを実際に利用した都度、経費になる。」というのが、正しい考え方になります。
クラウド会計でSuicaを利用する場合の注意点
クラウド会計でモバイルSuicaを使うことで、乗車履歴のデータが連携できるのは、メリットなのですが、利用にあたってはいくつか注意点があります。
以下はマネーフォワードクラウドを使っての説明となります。
目的の情報はデータ連携されない
クラウド会計でデータ連携をすることで、Suicaからデータ連携をすることはできますが、ここにはどこからどこまでの情報しかありません。（当たり前ですが…）
しごと目的で利用したというのであれば、目的の情報は必要でしょう。
なので、「どこに行った（訪問）」、「何のために」という情報は入れておくべきでしょう。
物販とは？？
Suicaでは、電車に乗車できる以外に、モノを買ったりすることもできます。
ただ、これには1つやっかいな問題がありまして。
クラウド会計でデータ連携をすると、「物販」と表示されるのです。お店の情報もありません。
たいていは「はて？物販ってなんだっけ…？」となります。さらに時間が経てば、その内容も忘れがちです。
これ、「物販」と表示されることから、モノを買っているかと思いきや、そうでもありません。
コインロッカーを借りたときに、Suicaで決済しても、「物販」と表示されるのです。
この何にでも使えるというのは便利なのですが、その反面、経理をする上ではややこしくなります。
Suicaをクラウド会計で利用する場合のじぶんルールを決めておく
以上のようなことを踏まえて、しごとに使う場合の使い方を自分なりに決めておくというのも1つです。
わたしが決めているのは次のようなことです。
毎日経理する
なんにでも使える便利なSuicaではありますが、利用回数が多い、時間が経っているとなれば、その目的も忘れがちです。
さらにその情報を入力するというのは必要なので、溜めてしまうとそれなりの負荷になります。
だからこそ、毎日経理をしていますし、おすすめもしています。
「経理はめんどくさい」を減らすためにやるべきは朝起きたら経理 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
Suicaは乗車のみで利用し、モノを買わない
「物販」と表示されていては、思い出す、レシートを探すのに時間がかかることも。
- プライベート？
- しごと？
- 目的は？
データに何かしらの情報があれば、すぐに思い出せますが、（お店の名前とか）物販だと数日溜めると、思い出せないことも。
なので、わたしは、前述の毎日経理にプラスして、モバイルSuicaでモノを買わないようにしています。（駅構内とかは交通系しか使えないので使いますが、新幹線に乗るときくらいのもの。）
例えば、QUICPayで決済すると、店の情報はデータに表示されますので、何の目的だったかもすぐにわかります。
「物販」をできるだけ避けたいので。
データを溜めずに、毎日経理する。
すでにあるデータを利用して、経理するという点ではクラウド会計は便利なのですが、どうやって経理するか？を決めておく、さらに経理データをチェックすることまでが大事です。
クラウド会計を使えば、「速く、正確に、ラクに」経理ができるようになる・・・とは限らない | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
モバイルSuicaの経理処理方法については、以前記事にしています。わたしの場合ですが。
Suicaを仕事に使うなら 知っておきたい経理処理の冴えたやり方 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
経理のやり方はそれぞれ。数字が正しければ問題ありません。自分なりのルールを決めてやってみましょう。
【編集後記】
昨日は法人の月次処理やセミナー資料の作成を中心に。旅行用のカバンを購入しました。来週に向けて我が家では着々と準備が始まっています。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
新しい旅行用のカバン
