モバイルSuica × クラウド会計 知っておきたい経理処理のポイント

JR田町駅にて iPhoneXS
MFクラウド

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フリーランスの移動には、Suicaの利用が便利です。

ただ、このSuicaを仕事に使うにあたっては、どのタイミングで経費になるのか?、クラウド会計でのしくみなどを知っておく必要があります。

よくある誤解「Suicaはチャージしたら経費?」

Suicaは電子マネーの1つ。

わたしの住む東海エリアにもTOICA(JR東海)やmanaca(名鉄、地下鉄系)という鉄道系の電子マネーがあります。

でも、私が使っているのはSuicaです。モバイルSuica。

それは、次のような理由からです。

  1.  iPhoneXSだけで改札を通過できる(新幹線でも)
  2. データ連携ができるので経理がしやすい

このモバイルSuica、どこのエリアでも使え、カードを持つ必要もない。

この点、manacaにもTOICAにもないもの。

さらに新幹線でも使え、スマホ1つで足りるというのも、大きなメリットです。

新幹線の改札をスマホで通る『スマートEX』 改札で止められないためにやっておきたいこと | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

Suicaはどのタイミングで経費にする?

話は変わりますが。フリーランスがこのSuicaなどの電子マネーを利用して電車に乗ってお客様を訪問したりするような場合、「どのタイミングで経費になるのか?」というのは気になるところです。

「Suicaをチャージしたときに仕訳をすればいい」というのは、よくある考え方ですが、これは間違い。

なぜなら、チャージというのは、お金を電子マネーのおサイフに入れたに過ぎず、実際に電車に乗ったり、サービスを利用したわけではないからです。

実際に電車に乗ったときやサービスを利用したタイミングで経費になります。

ということで、

「Suicaを実際に利用した都度、経費になる。」というのが、正しい考え方になります。

クラウド会計でSuicaを利用する場合の注意点

クラウド会計でモバイルSuicaを使うことで、乗車履歴のデータが連携できるのは、メリットなのですが、利用にあたってはいくつか注意点があります。

補足
以下はマネーフォワードクラウドを使っての説明となります。

目的の情報はデータ連携されない

クラウド会計でデータ連携をすることで、Suicaからデータ連携をすることはできますが、ここにはどこからどこまでの情報しかありません。(当たり前ですが…)

しごと目的で利用したというのであれば、目的の情報は必要でしょう。

なので、「どこに行った(訪問)」、「何のために」という情報は入れておくべきでしょう。

物販とは??

Suicaでは、電車に乗車できる以外に、モノを買ったりすることもできます。

 

ただ、これには1つやっかいな問題がありまして。

クラウド会計でデータ連携をすると、「物販」と表示されるのです。お店の情報もありません。

たいていは「はて?物販ってなんだっけ…?」となります。さらに時間が経てば、その内容も忘れがちです。

これ、「物販」と表示されることから、モノを買っているかと思いきや、そうでもありません。

コインロッカーを借りたときに、Suicaで決済しても、「物販」と表示されるのです。

 

この何にでも使えるというのは便利なのですが、その反面、経理をする上ではややこしくなります。

Suicaをクラウド会計で利用する場合のじぶんルールを決めておく

以上のようなことを踏まえて、しごとに使う場合の使い方を自分なりに決めておくというのも1つです。

わたしが決めているのは次のようなことです。

毎日経理する

なんにでも使える便利なSuicaではありますが、利用回数が多い、時間が経っているとなれば、その目的も忘れがちです。

さらにその情報を入力するというのは必要なので、溜めてしまうとそれなりの負荷になります。

だからこそ、毎日経理をしていますし、おすすめもしています。

 

「経理はめんどくさい」を減らすためにやるべきは朝起きたら経理 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

Suicaは乗車のみで利用し、モノを買わない

「物販」と表示されていては、思い出す、レシートを探すのに時間がかかることも。

  • プライベート?
  • しごと?
  • 目的は?

データに何かしらの情報があれば、すぐに思い出せますが、(お店の名前とか)物販だと数日溜めると、思い出せないことも。

なので、わたしは、前述の毎日経理にプラスして、モバイルSuicaでモノを買わないようにしています。(駅構内とかは交通系しか使えないので使いますが、新幹線に乗るときくらいのもの。)

補足
例えば、QUICPayで決済すると、店の情報はデータに表示されますので、何の目的だったかもすぐにわかります。

「物販」をできるだけ避けたいので。

 

データを溜めずに、毎日経理する。

すでにあるデータを利用して、経理するという点ではクラウド会計は便利なのですが、どうやって経理するか?を決めておく、さらに経理データをチェックすることまでが大事です。

クラウド会計を使えば、「速く、正確に、ラクに」経理ができるようになる・・・とは限らない | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

モバイルSuicaの経理処理方法については、以前記事にしています。わたしの場合ですが。

Suicaを仕事に使うなら 知っておきたい経理処理の冴えたやり方 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

経理のやり方はそれぞれ。数字が正しければ問題ありません。自分なりのルールを決めてやってみましょう。

 


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昨日は法人の月次処理やセミナー資料の作成を中心に。旅行用のカバンを購入しました。来週に向けて我が家では着々と準備が始まっています。

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相続税申告・ひとりしごとをサポートします 植村豪税理士事務所

相続や贈与のことでお悩みの方、「決算書の数字が読めない」、「資金繰りを改善したい」、「クラウド会計を使ってみたい」というひとり社長やフリーランスの方のサポートに力を入れています。

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