領収書が出ないものを経費にするなら「証拠+ストーリー」を

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経費にするには領収書やレシートが証拠になります。

このように領収書が出ればいいのですが…。

ただ、すべての取引に領収書やレシートが出るわけではありません。

領収書が出ない… どうする?

通常、経費にするには証拠が必要で、一般的には領収書やレシートになります。

実際に支払った証拠として、お店からもらうものです。

経費にすると利益が減って、税金も減るわけだから、その証拠となる領収書やレシートが大事になるわけです。

 

そうは言っても、仕事に関係するすべての取引で領収書やレシートがもらえるわけでもなく…。

レシートや領収書。出なければ証拠はないわけです。

でも領収書やレシートがなくても、仕事に関係あるなら経費です。

その証拠がないなら、証拠を作ればいいのです。

補足 領収書いつまで保存する?

領収書やレシートの保存期間は法律で7年と決められています。だから「もう経費にして申告したからいいや」って捨てたらマズイわけです。数年後に税務調査で税務署が見にくる場合もありますし…。

領収書がもらえないなら証拠をつくる

実際、すべての支払いに領収書やレシートがもらえるわけじゃないです。

慣習でもらえないような取引もあります。

でも仕事に関連して支出したなら経費にはしたいです。

税務調査があったときに、「この出金は?」と疑われないように証拠を作っておきましょう。

①  慣習で領収書をもらえないケース

仕事に関係する人の結婚式やお葬式に参列することもあるでしょう。

そこでは、お祝い金や香典としてお金を出すわけです。

ただ、そこでお金を出しても領収書をもらえるということはほとんどないでしょう。
(ググったら北海道や千葉県の一部の地域では領収書が出るとの情報も)

Excelなどにこういった内容を記録、それをプリントアウトして保管(市販の出金伝票でも大丈夫です)し、

日付 支払先 内容 金額
11/14 ○○社 △△様 香典 10,000

招待状や通知などその出金の理由のわかるものと一緒に保管しておけば立派な証拠の完成です。

②  割り勘するケース

「割り勘するなら領収書を分けてもらえばいいんじゃないの?」「いつもやってるよ。」という声が聞こえて来そう。

でも、こんな場合もあると思うんです。駅までタクシーに2人で乗って行って、タクシーでの料金精算は大抵どちらか1人です。

タクシーの運転手がイチイチ2人と精算しないでしょう。

あとで割り勘するにも、領収書は1枚。

こんなケースでは、タクシーの領収書の写真をスマホで撮っておいて、あとでそれをプリントアウト→保管しておくといいです。

そこには2人分の金額が記載されているので、そこにメモ書きで「うち経費分 600円」などと書いておくなど。

後で見てわかるようにしておくことです。

ただし経費にするのは自分が払った分だけです。そこは自分との戦いです。

③  自販機で飲み物を買うケース

現場で一緒に仕事している人と「休憩しようか?」と。

通常はカフェなどにいくんでしょうけど、近くになくて自販機で買うという光景。

自販機では領収書もレシートも出ません。

でも、仕事に関係あるならやっぱり経費です。

領収書は出ないので、やはりExcelなどに記録しておき、プリントアウト→保管です。

日付 支払先 内容 金額
11/14 自販機 ○○と現場打合せ 300

領収書やレシートがなくても、仕事に関係あるものなら、こうやって「証拠」をつくれば経費にはできます。

証拠写真を撮るなども「証拠」を作るための一つの方法です。

 

整理すると、この「証拠」を作るというのは、領収書が発行されないケースの話です。

領収書がもらえるならしっかり保管しておくことは言うまでもありません。

証拠だけでなくストーリーも必要

実際に経費にするのであれば、証拠だけでは足りません。

領収書さえあれば、経費になるのなら、領収書を集めればいいという話になります。

そうではなく、仕事に関係ある支出だということがポイントです。

その証拠を経費に導くための理由や目的、つまりストーリーが必要ということ。

税の世界では、このストーリーが重視されます。

「その領収書の支払いは何のために?」ということです。

例えば、食事代。

得意先の人と打合せの合間に…であれば、会議費ですが、家族とプライベートであれば経費になりません。

結婚お祝い金のケースでも、そのストーリー(誰に払うか)で税の扱いが変わります。

結婚お祝い金は?

  • 従業員    福利厚生費
  • 得意先の社員 交際費
  • 友人     経費にならない

キーワードは「仕事に関係あるかどうか?」

フリーランスや会社の経理の悩みのタネ「経費になるか?ならないか?」 その判断基準は自分自身にある

2017.09.29

仕事に関係あるけど、証拠がないのであれば、証拠を作っておけばいいわけです。

そして、本当に仕事に関係あるかどうかを知っているのは、自分だけ。

その本質を見失えば、事業がうまくいっているかどうかの判断はできなくなります。

何を経費にするかの判断力は、自分でも磨いていくべきことでしょう。


【編集後記】
昨日は夕方に図書館へ。インフルエンザの予防接種もしてきました。これでインフルエンザにならないことを願います。過去に一度インフルエンザになっているので。

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