「その現金残高って正しいの?」 面倒な現金管理のストレスから逃れる2つの方法

B/S 貸借対照表

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決算書の現金預金の残高は本当? 現金多すぎない?

面倒な現金管理を減らすには…

現金の管理が面倒なら、現金を管理しなくていいようにしてみたらどうでしょう。

現金の管理は面倒

貸借対照表は、資産と負債、それに純資産の3つの大枠で構成されています。

負債は人のお金だし、純資産は自分のお金。

そして、資産はそのお金で何に投資をしたのか。その内訳が表示されるという仕組み。

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その資産の中身には売掛金や在庫、車などの固定資産と色々なものがあります。

決算日の時点でいったん区切って、その決算日の時点での残高を表示しているものです。

だから残高を正しく合わせておくことが求められます。

資産はお金になりやすいものから順に上から表示されることになっていて、その一番上に位置するのが現金預金、いわゆるキャッシュ。

これも当然、残高を合わせるわけです。

預金は通帳残高と一致します。合わなかったら仕訳が足りないということ。

ただ、現金はあっているとは限りません。通帳のように銀行が管理してくれるわけでなく、自己管理です。

これを合わせるのが、なかなか大変なのです。

私は現金を扱うことから、極力逃げるようにしています。

現金が合わないと困るいろいろ

現金が合わないといろいろ困ることも出てきます。

現金は信用。現金がなくても相手に「大丈夫か?」と不安をもたせますが、あり過ぎても「本当?」と不安にさせるのです。

そのあたりの話をもう少し掘り下げます。

そもそも現金勘定が合わないのはどうして?

試算表などで現金残高を見ると、現金がすごい金額になっていることがあります。

例えば、こういう光景があるわけです。

  • 手元にある現金  100,000円
  • 会計の現金勘定 1,000,000円

「げっ!?、何で?」となりますが、こういった場合の多くは、

  • 経費の領収書を会計に入力していない
  • 現金での役員借入金の返済など、別の目的で預金から引き出したお金を現金引き出しとして仕訳している

といったことによるもの。

現金勘定の残高が多すぎる理由が、

  • あえて経費の領収書を抜いている(経費をあげない)から現金勘定が減らない
  • 通常、振込などで現金を扱わないのに現金がやたら多い

からであれば、粉飾決算の疑いが…。

それはやめておきましょう。何が正しくて何が正しくないかわからなくなるので。

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現金が多すぎると金融機関から疑いの眼差しが

現金は通常、決算書では現金預金と、預金と合算で表示されます。

だから決算書だけを見てもよくわからないのですが、「勘定科目内訳書」を見れば一目瞭然。

「勘定科目内訳書」というのは、決算が終わると金融機関に決算書一式を渡していると思いますが、その中の書類の1つ。

そのビジネスモデルからこの現金残高は本当かどうかは、だいたいわかります。

さらに銀行から融資を受けようと思ったときに現金預金がたくさんあると、銀行からも「こんなにお金あるのに、借りる必要があるの?」と思われるでしょう。

あるいはこの現金残高自体も内訳書見ればわかるわけで、「実際は社長が使い込んじゃったんじゃないの?」と怪しまれることも…。

どちらにしても怪しまれることは間違い無いでしょう。

「現金が合わない!」というトラブルを避けるための2つの方法

仕事をしながら、現金も数えて合わせるって結構ハードルが高いわけです。

仕事に使うモノを買うとき、お金を払おうとお財布から出すときはビジネスとプライベートって区分けするのが面倒。

そんなことやるのは大変ですし、仮にきちんとやってて注意してても、人間、間違うこともあるものです。

そうならないように、現金の管理を楽にすることを考えてみましょう。

現金を使わない

こういったトラブルをなくすにはズバリ現金を使わないことです。

現金を使わないと言っても、100%使わないということは難しいかもしれません。

ただ、今は電子マネーというものがあります。

電子マネーで決済すれば、その取引データはSuicaやクレジットカードの情報としてクラウド会計に流れてきます。

前提として、クラウドで取引データを取得できるようにしておく必要はあります。

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こうすれば、現金取引をかなり減らすことができます。

通帳と同じように取引履歴が把握できる状態になります。

現金の場合、領収書だけが残って、入金や出金の取引履歴が残らないから残高が合わなくなるわけです。

私自身もQUICPayやSuica、クレジットカードを使い分けて現金取引を極力減らしています。

現金の管理はしたくないですから。(笑)

現金勘定を使わない

もう1つ、現金を使わない方法を紹介します。

といっても、こちらは現金は現金でも会計で現金勘定を使わないというもの。

代わりに「役員借入金」という科目を作って、これを使うのです。

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「消耗品費100/役員借入金100」というように。

つまり、モノを買った時に社長が個人で立替えをしたということです。

そのお金をあとで会社から返してもらうのです。

「役員借入金100/預金100」

そうすれば、現金の残高に悩まされることもありません。

毎回精算だと、それはそれで面倒。精算は月に1回とか決めてもいいでしょう。

複数人いるなら個人別に「未払金」を使ってもいいでしょうね。

領収書を入力から漏らしてしまうと、自己負担になっちゃうので注意する必要があります。

忘れずに仕訳することです。

でも、そのほうがプレッシャーを感じていい面も。「入力しておこう」って。

翌日に領収書をサイフから出して、仕訳するようにしたら、枚数も少ないですし、楽です。

私もそうしています。

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現金のトラブルに別れを告げるには、どちらかの「現金」を使わないようにすることです。


【編集後記】
昨日の夜は久しぶりに家族でスーパー銭湯に行きました。あとで聞いたら行ったのは1年ぶりだとか。長男(2)に一緒に入るか聞いてみましたが、即答で振られ‥。ひとりで岩盤浴を初体験してました。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
スーパー銭湯で岩盤浴

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