経理でインポートをする場合のデータ処理のキホン。

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経理をやるのにExcelで入力しておき、データをインポートすることができます。じぶんで経理をやるならExcelを使ってみるのもおすすめです。

ただし、インポートするときには注意点もあります。

目次

同じ意味でも別のデータ

じぶんで経理をするときに、会計ソフトで入力されている方もいらっしゃるかもしれません。

Excelを利用したインポートをやってみましょう。

経理をするのにExcelを使うかどうか? インポートをやってみよう。 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG

入門編としては、すでに登録されている会計データをエクスポートし、

日付や科目、金額、摘要などデータの内容を変えてインポートしてみましょう。

インポートできるデータの型はある程度決まっています。わからなければ会計ソフトからエクスポートした会計データをベースに内容を変えれば、インポートしやすいです。

このとき注意したいのは科目などのデータ。
会計ソフトにある科目名とまったく同じ科目名にする必要があります。

たとえば、会計ソフトで「備品・消耗品費」をつかっているのに、Excelをインポートするときに「消耗品費」としていたら、これは別々のデータとして扱われることになります。

ただ、多くの会計ソフトではインポートをするときに該当の科目が見当たらないとチェックリストが表示され、「新しく科目つくっていいの?」と聞かれることが多いです。

そこでOKすると新しい科目ができてしまいます。同じような科目がすでにある場合は「消耗品費」→「備品・消耗品費」に変換してね、とすればいいのです。ただ、変更するのもちと手間がかかりますけど…。

また「接待交際費」という科目を使っていて、Excelでは「交際費」としていると同じことがおこります。やはり別のデータとして扱われます。

それなら、会計ソフトの科目名を「消耗品費」「交際費」のようにシンプルにしておいたほうがいいでしょうね。

経理をするヒトは「同じ意味でしょ?」と思われるかもしれませんが、データとしては全く違うもの。

「消耗品費」
「  消耗品費」

とスペースが入っていても、やはり別のデータということになるのです。

インポートをするときには、データの特徴を知っておきましょう。

間違った税区分でもインポートできてしまう

Excelでデータ処理をする場合、会計ソフトのように1つずつ入力するわけではなく、データとしてまとめて処理ができます。コピペだけでなくExcelの関数を使っても入力することができます。

会計ソフトのようなガチガチな入力ルールがないのがメリット。ただ、自由なだけに気をつけたいこともあります。

たとえば、通常「売掛金」には消費税は関係ないので会計ソフトで入力すれば「対象外」で初期表示されますが、Excelだと自由に入力ができます。

前の仕訳を修正し忘れて、売掛金なのに「課税仕入」や「課税売上」など誤った税区分でインポートしてしまうこともありえます。

ただ、気にしないようにしましょう。だからといってインポートを使わないのは時間を考えると損です。
もし間違っていたら修正すれば大丈夫です。修正は一括でできますので。

売掛金で「課税売上」や「課税仕入」になっているものは、会計ソフトの消費税の課税区分リストからわかります。その税区分を「対象外」一括変更すればいいのですから。

修正は一括でできます。でも入力を一括でやるのはインポートしかありません。わたしの知る限り。

経理データのExcelインポート入門(マネーフォワードクラウド編)   | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG

間違えてインポートしても気にしない

インポート、慣れないうちは間違えることもあるかもしれません。

ただ、なんだかんだでエラーチェック機能がある程度ききます。

たとえば、2023年の会計データをエクスポートして、2024年のデータとして加工して、2024年の環境にインポートするつもりが日付データを修正し忘れて2023年の日付のデータをを2024年の環境にインポートしようとしてもエラーになります。

同様にExcelでデータの日付を2024年に変更したけど、会計ソフトの環境を2023年のままでインポートしようとしてもやはりエラーになります。

なので、気づけるしくみはあります。

仮に間違えてインポートしてしまった場合でもう1回イチからインポートし直したい場合には、インポートしたデータをまとめて削除してデータを修正して取り込むことができます。

この方法以外にもインポートしたデータを一括で削除する方法はあります。その場合、インポートしたデータの共通点を見つけましょう。これもデータ処理のコツです。

共通点を見つければ、インポートしたデータだけを抽出することができます。

どこかで間違えても、前述したしくみ、インポートした後にチェックすればどこかでわかりますから。仮に間違えてもかすり傷です。ただし経費のダブりは難易度が高いかもです。

会計インポートでダブリに気づくための対処術。 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG

じぶんで経理をやるならインポートは使っておきたいワザの1つ。

ミスをおそれずに上手く付き合っていきましょう。


【編集後記】
昨日は個別コンサルティングを2コマ。その後はカフェに行ってからクルマへ引取り。外部のを買ったのでパーツが足りないなどありようやくオーディオ、ETC、ドライブレコーダーがつきました。あと1つでやりたかったことが一区切りです。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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PORMIDO PRD81C
フロントグリル交換


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