会計インポートでダブリに気づくための対処術。

経理のコツ

経理を効率化するにはインポートは欠かせません。

とはいえ、「失敗したらどうしよう」と考えてしまいインポートをためらってしまうという声も。
もし、ダブりでインポートした場合の対処法をしっておけば、チャレンジしやすいです。

経理の効率化をするには?

クラウド会計で経理をする場合、ネットバンクやクレジットカードなどからデータを連携できます。

ただ、クラウド会計だからといってすべてデータ連携ができるわけではありません。

データ連携ができないデータもあります。

  • データ連携の対象になっていない取引(CSVファイルあり)
  • そもそもデータ連携に関係しない取引(減価償却費など)
  • 現金払いの取引

といったもの。

では、そういった取引をどうやって経理するか。

考えられるのは、

  • クラウド会計ソフトに直接入力する方法
  • Excelで加工してインポートする方法

 

取引が複数あるならインポートを使う方が自由で効率的です。

 

会計ソフトは1画面につき、1つずつの仕訳を入力することになります。
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同じような取引をまとめて経理することができません。

GOforIT 2

 

Excelを使えば、同じパターンの仕訳なら関数をつかうなどして仕訳をコピーできますし、

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しくみをつくることで金額だけ入力をし、科目や税区分などは仕訳パターンに自動で反映させるということもできます。

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入力にはインポートを使うのは効果的ですが、慣れないとミスをすることもあるでしょう。
インポートならでよくあるミスは、ダブリです。

 

インポートにもミスはあるもの

 

クラウド会計ソフトにインポートするには、データの形式が正しいことが必要です。
なんでもかんでもインポートできるわけではなく、データの並び順が決まっているのです。

GOforIT

 

前年度の環境にインポートしようとすれば日付でエラーチェックしてくれます。
ただ、データとして正しければインポートすることができます。

 

…ということは、前に一度インポートしたデータをカン違いしてもう一度インポートすれば、会計ソフトには反映するということです。

 

インポートもれというのはなく、ミスをするのは決まって人です。
もちろん、ミスはないほうがいいのですが、人はときにミスするものです。

 

インポートの場合には、1つ2つの仕訳だけがダブりになるのではなく、複数の取引でダブりになるはずです。

 

経費がダブリになったら、利益はそれだけ減りますし、売上のインポートがダブれば利益がすごく増えたように見えてしまいます。
それでは判断を誤ってしまう可能性があります。

 

そうならないようにダブリがあったら、そのミスにすぐに気づけるようにしておきたいものです。

 

ダブリに気づくには?

 

インポートしたあとにダブりに気づくには、数字をチェックすることです。

たとえば、推移表を見たときに、売上や経費がじぶんの肌感と明らかに違った金額になっていれば、そこに気づきます。

売上や特定の経費が倍になっていたらさすがに気づくでしょう。

また、クラウド会計ソフトには重複チェック機能もあります。

GOforIT

それ以外にも貸借対照表の残高をチェックするなど、いろいろ角度を変えて気付けるようにしておきましょう。

 

そして、ダブリがあった場合には、仕訳データを1つずつ削除してはいけません。
データ削除も日付や科目で条件指定をしてまとめてやりましょう。

 

まとめて処理するというのもトレーニングしておくと効率化にもつながります。
手間をなくすためのインポート、ぜひ試してみていただければ。

 


【編集後記】
昨日はじぶんの経理、午後から個別コンサルティング。無印良品の夏用のシャツをデビューさせました。今年の夏はこれで乗り切ります。

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