クラウド会計入門。1つの取引でデータが2つできることの対策。

クラウド会計

クラウド会計には、データ連携ができるという特徴があります。
とはいえ、そのしくみをつくるには工夫も必要です。

データ連携した結果、1つの取引なのに2つデータができてしまうことへの対策をお話します。

クラウド会計でデータ連携

 

経理をするときにはデータ連携が使えます。

ネットバンク
クレジットカード
電子マネー
Amazon

など。ネット上にあるデータを会計に取り込むことで、イチから仕訳を入力する必要はなくなります。

となれば、経理の負担を減らすために、連携を使っていくというのは1つの道です。

ところがこれにはややこしい問題も。
データ連携していると、1つの取引なのにデータが複数できてしまうということがあるのです。

会計ソフトのデータ連携ならではの問題。
これを解決する策をお話します。

データが2つできる理由

 

1つの取引なのにデータが2つできるのは、複数のサービスのデータ連携をしているからです。

 

たとえば、銀行間のお金の移動で考えてみましょう。

 

A銀行からB銀行にお金を移動したとき、A銀行のネットバンクには、出金データがあります。

いっぽうで、B銀行のネットバンクでは入金データがあるはずです。

それぞれのデータを連携すれば、

A銀行では

??? 100/A銀行 100

B銀行では

B銀行 100/??? 100

ということで行き先はわからないけど、データがあるのは間違いありません。

A銀行もB銀行もネットバンクを連携すれば、1つの取引なのに2つのデータができることになります。

で、それぞれのデータについて、

  • A銀行のデータをもとに B銀行 100/A銀行 100
  • B銀行のデータをもとに B銀行 100/A銀行 100

とすると2重の仕訳になってしまいます。

 

もちろん、合計200のお金が動いているはずもなく間違いです。
なんとかして、データを1つにしたいわけです。

 

ただ、これをA銀行のデータを「仕訳対象外」にするとか、B銀行のデータを「仕訳対象外」にすると判断していると時間も手間もかかります。

次やるときに「あれ?どっちだっけ?」となることもあるかと。

 

そこでおすすめしたいのが、どちらかのデータを仕訳対象外とするのではなく、どちらのデータも活かすという方法です。

どちらのデータも活かすやり方

 

では、どうやって両方のデータを活かすか。

 

まずは、前提を思い出してみましょう。

A銀行では「??? 100/A銀行 100」という出金データがあり、

B銀行では「B銀行 100/??? 100」という入金データがあるという話でした。

 

で、それぞれの「???」の科目を直接A銀行やB銀行の預金科目にしてしまうから、データが2つできてしまいます。

そこで、「???」のところに別の科目を使います。
両方のデータをつなぐ科目、たとえば「資金移動」などの科目です。(「複合」でもなんでもいいです。)

その結果、

A銀行のデータをもとに「資金移動 100/A銀行 100」
B銀行のデータをもとに「B銀行 100/資金移動 100」

とそれぞれ仕訳すれば、両方の仕訳にある「資金移動」は左と右で残高ゼロになり、結果的に「B銀行 100/A銀行 100」という仕訳が残ります。

毎回判断しなくても、仕訳対象外にするというイレギュラーな操作をしなくても済みます。

 

こういう仕訳は、データ連携ができるクラウド会計ならではでしょうね。

同様に、Amazonとクレジットカードなどでも、1つの取引で2つのデータができる場面があります。

Amazonの購入データ
クレジットカードの決済データ

そこでも同じように「つなぐ科目」を使うことで両方のデータを活かせます。

ということで。
経理効率化の参考にしていただければ。

 


【編集後記】
昨日は税理士業を中心に。昨日で長女(13)の習字の習いごとが最終日でした。幼稚園からやっていたから8年近く。本人いわく、やりきったそうです。ちなみに習字は2人とも親を超えていますな。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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