借入金の返済表をOfficeアプリを使ってExcelデータに変換する流れ。

Excel

数字データを利用するときには、効率を考えてもデータを手に入れたいもの。

とはいえ、紙でしか手に入らないこともあります。
紙の数字情報をExcelに抽出する方法をまとめてみました。

紙でなくデータが欲しい

 

数字を利用する場合には、データを手に入れたいものです。

 

  • クラウド会計でネットバンクやカードの情報を連携する
  • サービスのCSVデータをネット上からダウンロードする

 

というように。

データがあれば、そのデータをもとにExcelで計算したり、資料をつくったりと効率化することができます。

 

検索もできますし、1つのデータを複数の目的に利用することもできます。
データを入手できるかどうかでその後の仕事の効率も大きく変わります。

 

 

ただ、現実はまだ紙が多く、データで受け取れないケースがあります。
そこに数字データが載っている場合、Excelで利用できれば…という場合もあるでしょう。

 

紙で受け取ると、まずは紙の情報をデータに変えなければいけません。

 

たとえば、銀行。
ネットバンクで電子データを扱っているのに、その資料のほとんどが紙です。

今回は紙でしかもらえない(はず)、借入金の返済表をExcelデータにする方法についてまとめてみました。

 

紙の情報からデータにする流れ

 

紙の情報をデータにするには、どうあがいてもひと手間かけるしかありません。
その方法として考えられるのは、入力するか、スキャンするか。

 

とはいえ、返済表のデータを入力するのは現実的ではありません。

Excelで数式を使って計算することもできますが、計算方法も若干違ってきます。

借入金の返済表をExcelで作ってみるメリット データ活用 ExcelのスキルUP – GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

そこで、今回やってみたのは、紙の返済表の数字情報をExcelデータに変換するというものです。

 

Officeアプリでスキャンする

 

紙の情報をスキャンするには、スキャンアプリを使えばデータ化できます。

ただ、スキャンアプリでいったんpngファイルやPDFファイルにしたデータをネット上のI ♥PDFなどでExcelでデータ化しようとすると、崩れてしまいうまくいきません。

GOforIT 2

 

そこで、OCR機能が使えるMicrosoftのOfficeアプリを使います。

Microsoft Office
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開発元:Microsoft Corporation
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アプリを起動して「操作」を選び、「画像から表へ」をクリック、

IMG 0719

カメラが起動するので写真を撮り、その後にデータ化したい表の範囲を決めます。範囲はだいたいでいいかと。
決めたら「確認」をクリックして、

紙の情報をデータ化できてそうなのを確認して、Excelマークの「開く」をクリック

スマホの画面がExcelに切り替わります。多少のズレや表示崩れはあるものの、だいたいのデータが抽出できていればよしとしましょう。イチから入力するよりはマシです。

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スマホではデータの確認はしにくいです。いったん右上の「…」をクリックし、データを保存します。「自分のiPhone」に保存する人いるんかな…。

データを整える

 

保存したExcelをパソコンで開いてみると、だいたいはデータが抽出できています。

GOforIT 10

ときどき、桁数が違っていたり、1行空いていたり、数字が左寄せになっていたりという表示崩れもいくつかありますが、まぁ許容範囲です。

 

複数の銀行からの返済表を、Excelでまとめて管理するなど工夫することはできます。

手間はかかりますが、データをイチから入力してデータをつくることを考えれば、試してみる価値はあるかと。

 

「データでもらう」が前提

 

紙からデータを抽出することもできますが、データでもらうことを目指しましょう。

 

ただ、「紙で」という相手を変えることができません。組織の都合もありますので。
データがほしければ、じぶんでなんとかするしかありません。

 

ただ、データならExcelで計算も一瞬でできますし、ミスもありません。
データからじぶんにあった資料をつくるなど、手に入れたデータがあればそれをもとにアレンジできます。

 

ここまで紹介しておいてなんですが、スキャンがいいかといえばそうでもありません。
結局、スキャンする、スキャンしたデータが正しいかどうかのチェックと手間もかかります。

 

スキャンできるとなると、紙でもらうことを許容してしまうことにもつながります。
そうではなく、最優先はデータでもらうこと、いかにしてデータを手に入れるかを考えたいものです。

 

こちらがペーパレスを目指しても世の中はコロナ後の現在も紙が中心。
わたしは紙しかなく、どうしようもないときにスマホでスキャンする程度です。

 

スキャンはどうしようもないという場合の奥の手で考えておきたいものです。

 

 


【編集後記】
昨日は午後から個別コンサルティング。長女(13)が野外生活から帰ってきました。小学校のときはコロナで修学旅行がなかったこともあり、楽しめたようです。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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