ペーパレスにするには、紙以外にも捨てるものがあります。
思い切りが必要ですがその価値もあるものです。
紙がないと仕事ができない？
世の中、まだまだ紙が必要とされる場面があります。
- 契約書
- はんこ
- 手書き
- 申告書の控え
- 謄本は原本で
資料を出すときにも、「メールではちょっと…」と言われることも。
ただ、今や紙を使わずに仕事をすることができます。
- はんこもいらない
- サインが必要ならタブレットで書ける
- 申告書や謄本はPDFファイルでも足りる
ということがあります。ただ、世の中はそうではありません。
やりとりする相手側に「メールだとセキュリティが…」などの言い分がある限り、ペーパレスにすることはむずかしいでしょう。
役所とか、銀行とか。
せめて、じぶんの仕事だけでも紙をなくしていきましょう。
大量の紙を使うとなるとプリンタが必要ですし、紙を買い、置く場所も確保する必要があります。トナーも買わないといけません。そのトナーが安くありません。
紙詰まりすると、ストレスです。
紙でやりとりするとなると郵送代もかかりますし、ときにはその紙をカバンに入れて持ち歩かなければいけませんから重いです。
わたしは独立当初にチェック用に使った紙が山積みになった光景に愕然として、それからペーパレスに切替え、続けてきました。
限られたスペースで仕事をするには、ペーパレスは欠かせないスキルなのです。
今はオンラインで仕事をすることができ、画面共有もしやすくなりました。
今こそペーパレスにするチャンスです。
紙を使わないという確固たる意思と、ITへの投資をすれば紙を使わずに仕事をすることができます。
ある程度の画面サイズのパソコンと大きめのディスプレイ、タブレット（iPad、Apple Pencil）があれば、ペーパレスの環境としては大きな前進です。
対面で紙を出さずに説明する工夫
対面で打合せをするときには「紙がないと」という声もあります。
そんなことはありません。
わたしはこれまでに対面でお客様と打合せするときにも、じぶんのパソコンの画面を見ていただいていますし、同じデータをお客さまにも送っています。
仮に紙を何十枚と出したところで、すべてを見ていただけるわけでもありません。というか見ないでしょう。
要点だけでいいということであれば、画面上でもお伝えすることはできます。
紙に出すことで
- 字が小さい
- 紙がぬれる
- カラーか白黒か
- 紙を忘れる
- インクが薄い
といったことを気にしないといけなくなります。
画面上ならその心配はないでしょう。
コロナで間仕切りがあるなら、お客さまとこちらでパソコン画面とタブレットで同じ画面を共有することもできます。Macの場合は。
お客様に判断いただくのに紙でないといけないということはないでしょう。
また、紙を減らすためにお客様と紙のやりとりをしないようにしています。
もし、必要な資料やデータがあればDropboxなどで共有すれば済みます。
もちろん郵送代も時間もかからず無料です。
紙の資料しかないなら、お客様にPDFデータでいただくか、対面であればその場でスマホでスキャンすることもできます。
手間もありますが、渡した渡さないというすれ違いになるのがいやで、紙を預かることは避けています。
ペーパレスにするために紙以外に捨てるべきもの
どうしても紙で預かってくれというのであれば、一緒に仕事をするのを諦めることも必要でしょう。
「そんなことで？」と思われるかもしれませんが、そのためにペーパレスができないなら手間もかかり続けます。
どういうカタチでデータをやりとりするか、その価値観が会う方と仕事をしたいものです。
ペーパレスにするには、過去の慣習や思い込みを捨てなければいけません。さらにITへの思い切った投資も必要です。
相手もあり、慣習もありでカンタンではありませんが、身につけるメリットはあります。
ITにも強くなれる、保管コストもかからないというメリットもあります。積極的にやっていきましょう。
【編集後記】
昨日はオフ。午後から実家で父の日のお祝い。食事の後は庭で子どもたちに花火をやってもらったりと楽しめました。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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