入金予定があることを意味する売掛金。その残高がマイナスになっているのには理由があります。
売掛金の残高がマイナスになる傾向と対策についてまとめてみました。
残高にマイナスはない
経理をしたあとでその数字があっているかどうかのチェックは必要でしょう。
日々、経理をやっていても肝心の処理が間違っていたら、その数字をもとに出た利益は実に疑わしいものとなります。
とはいえ、じぶんで経理をやっていれば、多少のミスはあっても、ざっくりの方向性をつかめるようになっておきたいもの。
その基準の1つが残高です。
貸借対照表の数字はすべて残高で構成されています。
- 預金残高
- 売掛金残高
- 買掛金残高
- 在庫残高
- 借入金残高
というようにそれぞれの科目には残高があります。
この貸借対照表の残高を合わせておくことで数字の精度が上がります。
そんな中、多く目にする売掛金の残高。
月末時点で未入金分だけがの残高として残るため基本はプラスの数字です。
マイナスの残高というのはありません。
未入金額はマイナス100,000円ということはありませんから。
それなのに、会計ソフトで残高をチェックしたときにマイナス残高になっているケースもあります。
どういう場合にマイナス残高になるのでしょうか。
売掛金の残高がマイナスになっている理由
通常、経理の仕訳では次のようになります。
売上が立つと「売掛金／売上 100」と経理をし、
その後に入金があると、「預金／売掛金 100」となり、売掛金の残高はゼロになります。
つまり、月末時点で未入金の分だけが残高になるはずです。
ところが残高が「-20」といったようにマイナス残になっていることがあるのです。
その場合には、次のような可能性があります。
売上が経理されていない
売掛金の残高がマイナスになっているケースの1つが入金だけが経理されているケース。
つまり、売上の処理がされていないということです。
クラウド会計ソフトの場合、請求書ソフトから自動で連携されたり、クリックして登録すれば連携できるといったケースがあります。
ところが連携された仕訳を登録していない、またはExcelなどで請求書をつくっていて経理していないと売上の数字には反映されていないことになります。
でも、入金はネットバンクからのデータ連携で「預金／売掛金 100」と処理されています。
その結果としてマイナス残高になることがありえます。
売上が未処理では利益も変わりますから、その意味でも売掛金の残高を正しくしておく必要があります。
お金を先にもらっている
お金をもらうのは仕事を終えてからじゃないといけないわけではありません。
先に入金していただき、あとで仕事をするということもできます。
いわゆる「前受金」です。
前受金の場合、入金時に「預金／前受金 100」としておき、
仕事をした日に「前受金／売上 100」と前受金を売上に振り替えます。
この場合、売掛金は登場しません。
ところが「得意先からの入金だから…」と入金があったときに「預金／売掛金 100」と売掛金の入金として経理すると、売掛金はマイナスになります。
あとで「売掛金／売上 100」とすれば結果は同じことなのですが、一時的にマイナスになりますし、お金をもらった翌月に仕事をするとなると、売掛金はマイナス残高になってしまいます。
先にお金をもらった場合には「預金／前受金 100」として経理しておきましょう。
その処理とセットで「前受金／売上 100」と経理しておけば、前受金の残高をゼロにできますし、処理を忘れることも減らせます。
お金をもらいすぎ
売上を立てているのに、マイナス残高になるケースもあります。
その場合、疑っておきたいのは過入金。
取引先の手違いでもらうべきお金より多く振り込まれていたというケースもあります。
売上時には「売掛金／売上 100」
入金時には「預金／売掛金 120」
となると入金の金額が多くなり、売掛金はマイナス残高「-20」になります。
この場合は処理もれではありません。取引先の勘違いによるものですから。
差額をどう処理するのか。
- 返金
- 翌月相殺
どうするかを相談してみましょう。
残高を合わせれば数字がわかる
じぶんで経理をするとき、どう数字の精度を上げるか。
その1つが残高を合わせることだという話をしました。
精度を上げるためにも、貸借対照表の残高を合わせることを目指しましょう。
確実に合わせるべき残高は、預金残高と借入金残高です。
- 預金残高もあっていない
- 融資をしたのに借入金残高があっていない
というのでは、数字をチェックする銀行からも「信用できるんかいな」と疑われてしまいますから。
残高を合わせておくことで、経理のミスも見つけやすくなりますし数字の動きもつかみやすくなります。
貸借対照表の科目残高があっているかどうかは毎月1回はチェックしておきましょう。
「貸借対照表とはなんぞや」というのも少しずつわかってきます。
【編集後記】
昨日はオフ。朝に長男(7)の自転車の練習に付き合いつつ、軽くランニング。自転車に乗るのは久しぶりでしたが、なんとか乗れて満足そうでした。ただ、しばらく乗らないうちにカラダが大きくなったようで、「ちいさい…」と。新しい自転車になりそうです。
【昨日の1日1新】
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