連絡をとるときにどんな方法を選ぶか。人それぞれでしょう。
わたしは電話は使いません。いろいろと見えないからです。
コミュニケーションをとる方法は選べる
連絡をとるときにどんな手段を使うか。
- メール
- チャット
- ショートメール（SMS）
- 電話
といったものがあります。
この中でじぶんにあうものを選ぶわけです。
わたしが優先して使うのは、メールやチャット、苦手なものは電話です。
お客様ともメールやチャット。税務署だけは電話対応しかなく仕方なく電話ですが。
電話がないと仕事にならないとはよく言われますが、わたしにとっては電話があると仕事にならないです。
電話は他のツールと違って「何も」見えないからです。
電話はいろいろ見えない…
相手の行動が見えない
電話でやりとりすると、相手のことが見えません。
まず「今、何をやっているのか」がわかりません。
税務署から着信があったとして、折返しをしたときに不在だったということもあります。
「3日間研修で不在です。」
「今、打合せ中なんです」
というように。
「連絡いただけますか」と留守電があって、連絡したのに不在…。それがわかっていたら、その時間に電話しないわけです。
やりとりしたい相手が何をやっているかがわからないことで、すれ違いがおきます。そのやりとりの時間も失います。
伝えたいことが見えない
何を伝えたいのかがわかりにくいのもデメリットです。
メールやチャットであれば、文字を見れば相手の伝えたいことがわかりやすいですし、ファイルの添付もできます。
ところが電話は文字が見えるわけでもありません。
文字と違って聞き逃すとわからなくなります。
「すみません、少々電話が遠いようで…もう一度お願いします」と申し訳なく伝えないといけません。
一度聞いたところで、理解できないということもあるでしょう。
言い直しはお互いにストレスです。
聞くから話すに転じるタイミングが見えない
相手の方の表情が見えないことで話を聞く立場から、話す立場に転じるタイミングがつかみにくいです。
会話がぶつかることがあるのです。わたしがコミュニケーション下手なのかもしれませんが。
電話をしていて見えるのは、目の前の景色だけ。
電話中に聞き手から話す側にまわろうにも、相手の方の表情や口の動き、間がわからないので、その切り替えのタイミングがわからないのです。
結果、会話がぶつかり、「あ、すみません。どうぞ、どうぞ」となります。これがわたしは苦手です。
- 相手の方の表情が見える
- 伝えたい内容（文字）が見える
いずれかの「見える」があると、コミュニケーションをとりやすいと考えています。
この点、どちらも見えない電話というのは、わたしのコミュニケーションの選択肢としては最後列です。
急がない・行き違いのないコミュニケーション
コミュニケーションをとるのに、時間とのバランスをとることも必要です。
それぞれがやることをこなしている最中に、割り込まないといけないほど緊急なことはそうそうありません。
お客様とのやりとりをするにも、メールやチャットで営業日24時間以内に返信というルールにしていますが、それで問題なくコミュニケーションがとれています。
お客様に怒られることもありません。5日間返信しなかったらだめでしょうけど。
こちらから急ぎで返事がほしいということもなく、急ぎにならないように早めにメールすれば済むはなしです。
メールやチャットだって1日多くても3件くらいのもの。ゼロの日もふつうにあります。
打合せをするにしても、電話での打合せはなく、顔を見て話すことを選んでいます。
Zoomを使えば、オンラインでお会いすることも可能です。
打合せも「今からしましょう」という緊急性はなく、事前にお互いの都合のいい日、時間をすり合わせて、決められた時間で会うということです。
少なくとも電話のように時間を遮るということはありません。
人とのつながりも大事ではあるのですが、仕事をする以上、じぶんの集中できる時間というのも大事です。
コミュニケーションで疲弊するのは避けたいものです。
そういうツールに対応してくれる方もいないひとりならなおさら考えておくべきことです。
お互いがストレスを感じないような方法を選びたいものです。人とのやりとりは楽しいものですから。
【編集後記】
昨日は確定申告の打合せ。その後に新セミナーの企画、告知をつくったりという1日でした。
【昨日の1日1新】
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