Excel超入門 意図せず日付データに変換されてしまった場合の対応策

Excel

Excelでファイルを開いたら日付の情報で認識されてしまったということもあります。

その場合、日付の情報を文字列の情報にするためにはどうするか?1つの方法をご紹介します。

Excelで日付を入力するには?

Excelで2月8日と入力したい場合、いくつか方法があります。

たとえば、2/8と入力すると、

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2月8日と表示されます。
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スラッシュではなく、「-」を使って、2−8と入力しても、
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同じように2月8日と表示されます。
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ただし、注意したいのはいつの2月8日かということです。

入力した年の2月8日になります。これを確認するには、Ctrl+Shift+3を押してみると、2021年2月8日と表示され2021年で認識されているとわかります。

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とくに2021年に変わったばかりのタイミングで12月24日と入力すると、それは2020年12月24日ではなく、2021年12月24日ということになりますので注意したいところです。

そして、表面上は日付で表記されていますが、数字にすると2021年2月8日というのは、「44235」。これはシリアル値といって、1900年1月1日をゼロとして数値化したものです。日付にあるのは基本この情報です。

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会計の補助科目を間違えるとややこしいことに

会計データをExcelで扱おうとしたときに、「ー」を使っているとややこしいことになるケースがあります。

たとえば、不動産貸付の部屋番号などで「3−4」とか「8-7」というような補助科目を使っているケースがあったとします。

補助科目としては、「3−4」とか「8−7」で登録できていても、CSVファイルでExcelで開くと、ある問題が置きます。

そのままExcelでファイルを開くと、部屋番号が日付で認識されてしまうのです。
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なぜこうなってしまうのか?

ここで思い出してみましょう。2月8日を「2−8」と入力できたことを。

つまり、会計ソフトでは「3−1」という部屋番号を意図したものが、Excelでは日付で認識される結果になります。日付で認識されているので、もとの情報は文字列ではなく数字です。
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これを日付の情報から部屋番号を意味する文字列に変換するにはどうするか?という話です。

日付を文字列に変換するには?

日付を文字列に変換する方法はいくつかあるでしょうが、ここでご紹介するのはTEXT関数を使う方法です。

そもそもの話として、会計ソフトでは「3−1」という文字列として認識していたとしても、ExcelでCSVファイルを開くと「3月1日」と表示されるということでした。

会計データをExcelで加工することもあるはずです。それを想定して「ー」は使わずに、たとえば「301」というように数字で扱ったほうがExcelでの処理もしやすいかと。

実際の表示と違っていても、わかればいいわけなので。

それを踏まえて、Excelに表示されている「3月1日」を「301」にするために、つぎのようなやり方があります。

TEXT関数を使う

L列の横に1列挿入して、そこに数式を入れていきます。

数式は、=TEXT(L1,”m”)&0&TEXT(L1,”d”)というようにL1セルの月(m)と日(d)の数字を文字列に変換し、真ん中のゼロを&でつなぎます。

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そうすると、「3月1日」を「301」に変換することができます。

変換した文字列を値複写する

このあと、L列を削除したいのですが、そのまま削除してしまうと、M列に入力した数式が崩れるので、先にM列の文字列を値複写しておきます。

そうすれば、L列は値なので削除しても問題なくなります。

まずは、M列の数式の入ったセルをすべて選択し、Ctrl+Cをクリックし、そのまま位置を変えることなく、「Ctrl+Alt+V(Macは「Ctrl+option+V」)」→「V」→「Enter」と順番にクリックすると、数字に変換することができます。

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その後にL列を削除して、M列にあった部屋番号を補助科目の位置にずらしましょう。

ということで、会計データをExcelで扱うことも多いので、あとでExcelで加工しやすいように会計データをつくるのがいいかと。

たとえば、借方と貸方で行数が異なる振替伝票ののデータだと、いくつか手間を加える必要もあり、たとえ振替伝票のかたちでも借方と貸方が同額、1:1の仕訳の形になるよう意識しています。


【編集後記】
昨日はオフ。今週も浜松へ。弁天島で写真を撮り、帰りにぬくもりの森へ。トトロの世界によく似た建物に子どもたちは喜んでいました。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
弁天島
魚あら
ぬくもりの森 サングリア