クラウド会計を使うなら仕事の流れを見直すきっかけにする

経理のコツ

クラウド会計をきっかけに仕事の流れを見直してみるのをおすすめしています。

クラウド会計を使うときに考えるべきこと

経理をするときに、どんなソフトを使うか?というのを検討します。

多くの方が選択するようになったクラウド会計。

データ連携ができる、学習機能があるといったところにメリットがあります。

ただ、

  • クラウド会計があれば会計はラクチン
  • 自動で仕訳してくれる

とは言われていますが、半分程度に聞いておくのがいいでしょう。

確かにデータ連携ができるというのは、メリットではあるのですが、クラウド会計を導入するなら考えておきたいことがあります。

1つは処理はゼロにはならないということ。

freeeやマネーフォワードクラウド会計を入れたからといって処理はゼロにはなりません。

登録ボタンをポチポチ押したり(freeeは自動登録にもできます。)、ワンタイムパスワードがあれば入力したり、連携エラーでずっとデータを連携できていなかったということもあります。その修正の対応など。

すべてがデータ連携できるわけではなく、そもそも連携しない取引もあるわけです。

もう1つは仕事の流れです。今の仕事のやり方がいいかどうか?

クラウド会計を導入しようとすると、気づくことがあります。「これはそもそも必要なのか?」と。

クラウド会計を導入するなら、それをきっかけに仕事の流れを見直してみましょう。

クラウド会計はきっかけの1つ

たとえば、ネットバンクの連携。

ネットバンクが使えても、自動で連携してくれる銀行と電子証明書ソフトを使わないとデータ連携できない銀行があります。

どちらになるかは銀行によるわけです。

電子証明書ソフトが必要なネットバンクは、クラウド会計を見ても、自動で連携されていません。電子証明書ソフトを起動して、何度かクリックして初めてデータ連携ができるわけです。

データ連携するまでの待ち時間も必要です。

電子証明書だとその分手間が増えますし、マネーフォワードクラウド会計(長い…)の場合は、電子証明書ソフトを使うためには、上位プランにしないといけません。

それだけで利用料金が年間26,400円(税込)も上がってしまうわけです…。

さらにメガバンクだと、ネットバンク利用料はかなり高いですし。取引銀行が多すぎると、それぞれにネットバンク契約が必要です。

こうしたことをきっかけに

  • 電子証明書が必要な銀行じゃないといけない?
  • メガバンク口座じゃないとダメなの?
  • ほぼ利用していない銀行はないか?
  • 安いプランでいいから、連携をあきらめてCSVファイルをインポートする?
  • ネット専業銀行はどうだろう?

ということをいろいろと考えてみるわけです。

ただ、メガバンクの場合は、見直しも検討です。

選んでいる理由が明確にあるかといえばそうでもなく、誰もが知っているからとか、メガバンクのほうがイメージがいいからといった声が多いです。

フリーランスや中小企業にとって、メガバンクが必要かと言われれば、そうでもないでしょう。

振込手数料も高いですし、メガバンクでお金を借りたらだめですし。

目指すべきは業務の効率化

クラウド会計を使うと、たしかにデータ連携できたり効率化につながるわけですが、

もっと見るべきは

  • 経理の流れをシンプルにできないか?
  • 現状の仕事の流れで見直しできるところはないか?

という点です。

  • 請求書や給与計算から会計にデータ連携できるようにする
  • 給与明細や源泉徴収票、年末調整をWebで確認できるようにする
  • 会計からデータ連携し、法定調書や源泉所得税の納付、給与支払報告書を提出できるようにする

というように。

あるいは、データ連携ができない取引でも、実はデータをインポートできるといった方法もあるかもしれません。

クラウド会計のしくみに依存しすぎると、かえって処理がめんどくさくなることもあるので、バランスは見ておきたいところです。

経理をシンプルにできれば、経理への苦手意識も減るでしょうし、数字をチェックする時間をつくれるようになります。

クラウド会計を使うなら、仕事の流れもいっしょに見直してみましょう。

クラウド会計に依存しすぎず、きっかけの1つというくらいの位置付けででもいいかと。


【編集後記】
昨日はお客様と打合せ。月次と今後のはなしを中心に。そのあとは調べごとなどでした。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
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