パワポでセミナー資料をつくるとき、話すときに使っておきたい機能 Windows・Macパターン紹介

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パワポで資料をつくるときにも、便利な機能があります。

私がよく使っているおすすめ機能についてまとめてみました。

パワポでスライドをつくり、話すなら便利な機能も使いたい

パワポは好きで結構使っています。

  • お客様に説明するとき
  • セミナーのスライドをつくるとき
  • 提案するとき

数字のこと、税金のしくみのこと、相続のことなどはなかなか伝わりにくいこともあるのですが、パワポの場合には、

  • イラストや図を使ってイメージで伝えることができる
  • 簡潔に伝えやすい

という利点があります。

そして、パワポでスライドをつくるとき、また、パワポを使って話すときに便利な機能が色々あります。

今回は、私が使っていて便利だなと感じたものをご紹介します。

少しでも参考になれば、嬉しいです。

パワポでスライドをつくるときに使っている機能

スライドをつくるときに便利な機能として、個人的によく使っているのは次のようなものです。

グループ化のショートカットキー

画像をいくつか使っていて、1つのかたまりとしていた場合、グループ化すると、コピーも楽です。

Windowsの場合

それぞれの図形と画像を囲って、Ctrl+Gをすると、

スクリーンショット 2019 03 07 19 12 42

ひとつにまとめることができます。

スクリーンショット 2019 03 07 19 12 56

同じ画像をコピーしたい場合、Ctrl+Cでコピー、Ctrl+Vで貼り付けということもできますが、Ctrl+Dをすると、一気にコピぺできて、

スクリーンショット 2019 03 07 19 17 43

ドラッグすれば、こんな感じでコピーできるので、コピペよりひと手間楽です。

スクリーンショット 2019 03 07 19 18 11

Macの場合

同じ操作をするなら、「⌘+オプション+G」でグループ化でき、⌘+Dでコピー→貼り付けができます。

画像の圧縮

画像をたくさん使っていると、ファイルの容量は重くなりがちです。

画像の圧縮をやっておきましょう。

Windowsの場合

Windowsの場合には、F12で名前をつけて保存をするときに、ツールを選んで、画像の圧縮を選択します。

スクリーンショット 2019 03 07 19 30 17

解像度を選択することができます。さらにトリミングをしていれば、選択することで非表示となっている部分の画像を削除できます。

スクリーンショット 2019 03 07 19 31 19

これでかなりファイルの容量は減るはずです。(それでもそれなりですが)

スクリーンショット 2019 03 07 20 09 45

あとでファイルを送ったり、共有するならやっておくのがオススメです。

Macの場合

Macの場合は、リボンのここです。

スクリーンショット 2019 03 07 20 03 46

一括置換え

Windowsの場合

Excelなどと同じように置換えもできます。

スクリーンショット 2019 03 07 20 18 08

さらに、フォントが揃っていない場合には、Ctrl+Aで選択して、まとめて置き換えすることができます。

ホーム→置換→フォントの置換えです。

MacのパワポでつくったスライドをWindowsのパワポで開くと、フォントが崩れていることがあります。そういうときにこの一括置換えを使います。

スクリーンショット 2019 03 07 20 21 48

このとき、変更前のフォントを正しく設定していないと変わらないので、注意が必要です。(当たり前ですが)

これで変更されました。

スクリーンショット 2019 03 07 20 34 17

Macの場合

Macには、Windows版のようなフォントの置き換えが見当たりません。なので、マスタースライドから変更しています。(見つけていないだけかもしれませんが)

 

 

パワポを使って話をするときに使う機能

セミナーで話をするときにも、便利で使っている機能があります。

スライドショーに切り替え

Windows・Macの場合

パワポの画面から、スライドショーの画面に切り替えるときに、ショートカットキーを使っています。

  • F5 →スライドの1ページ目からスライドショー表示
  • F5+Shift → 現在のページからスライドショー表示

こういった画面を表示している状態で、F5+Shiftをクリックすると、

スクリーンショット 2019 03 07 16 10 46

その画面のスライドショーが表示されます。

スクリーンショット 2019 03 07 16 23 32

右下のアイコンをクリックすると、切り替わるのですが、
スクリーンショット 2019 03 07 16 15 16

それよりもこういったショートカットキーを使った方が早いです。

F5をクリックすると、
スクリーンショット 2019 03 07 16 10 46

最初の画面が表示されます。

スクリーンショット 2019 03 07 16 10 55

以前、会場でスクリーンに表示してみると、思ったような色で表示されず、画像の配色を修正したことがあります。

こういうときも修正したら、F5をクリックすれば、すぐに最初の画面をスライドショーで表示させることができます。

Macの場合の補足

Macの場合、上記の処理を次のような操作でも処理できます。

F5 → ⌘+Shift+Return
Shift+F5 → ⌘+Return

これでも同様の処理ができるのですが、私は使っていません。

スライド一覧を表示

100ページとかたくさんスライドがあると、前のスライドに戻るのもそれなりに大変です。

スライド一覧で確認すると、便利です。(ジャンプ機能もあるのですが、「ページ番号+Enter」という操作が必要で、ページ数はもちろん覚えていないので使っていません。)

Windowsの場合

スライド表示中に「G」をクリックすると、(PowerPoint2016以降)一覧で表示させることができます。

スクリーンショット 2019 03 07 16 41 08

質問をいただいたときなどに、該当のスライドに戻って表示するときに使っています。

Macの場合

Macの場合には、スライドショーから通常画面に切り替えて「⌘+2」をクリックすると、一覧に切り替えることができて、「⌘+1」でもとの画面に戻ります。

スクリーンショット 2019 03 07 16 48 18

Windowsと同じように「G」でできるといいのですが、できないようで、この方法でやっています。(少なくとも私のPCでは。)

話をするときには、黒曜石を使っていますが、こちらも話すときには便利なアイテムです。

コクヨ黒曜石(こくようせき)セミナースライドを使うならおすすめ! そして誰にも気づかれなかった?ただ1つの失敗

2017年6月29日

以上がよく使っている機能ですが、参考になればうれしいです。


【編集後記】
昨日はお客様訪問。確定申告の説明をしてきました。我が家では、来月行くディズニーシーの研究が始まっています。

【昨日の1日1新】

※「1日1新」→詳細はコチラ

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相続税申告・ひとりしごとをサポートします 植村豪税理士事務所

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