経理を楽にするために 日々の取引をデータにすることを考えてみよう

MFクラウド

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経理を楽にするには、データを上手く利用することは欠かせません。

「どんなデータを連携できるのか?」その一部をまとめてみました。

経理の入力をするのは誰か?

毎朝、経理をするようにしています。

「今はどんな感じなんだろう?」とチェックし、

「これからどうしていこうか?」を考えるためです。

 

「どのくらい利益が出そうか?」

「どのくらい税金が出るか?」といったことも確認しています。

 

そのためには、経理をして会計ソフトに取引を数字として反映させることが必要です。

ただ、それほど入力に時間をかけるわけにもいきません。

領収書見て入力するの苦手ですし。

ということで、クラウド会計に取引のデータを連携し、入力が最小限になるようにしています。

 

Excelインポートをするものもあります。

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入力を減らすためには現金で買わない習慣を

連携できる取引データは様々です。

クラウド会計ソフトを見れば、どんな取引でデータ連携ができるのかもわかります。

MFクラウドより

ただ、現金で買ったものについては、

  1. Excelの現金出納帳に入力してインポートする
  2. 領収書を見て直接クラウド会計ソフトに入力する

といったところが選択肢となります。データ連携が前提じゃありません。

なので、現金での取引をできるだけしないようにしています。

ゼロというのは難しいのですが、それでもかなり減らすことはできます。

 

預金以外で考えると、例えば次のような取引があります。

クレジットカード

独立して使うことが多くなったクレジットカード。

データ連携して、経理の入力を減らすことを考えると欠かせません。

「クレジットカードを使うと金銭感覚がなくなるでしょ」とFPの方に怒られるかもしれませんが。

確かに現金を使わない分、金額は大きくなるのですが、その代わりに振込みをすることはほとんどありません。

手間を考えたら、かなり助かっているはずです。

コンビニで買い物

コンビニでは、電子マネーを使えることがほとんどです。

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電子マネーには、先にチャージしてから使えるものと、クレジットカードと同じように後払いのものがあります。

自分の利用にあった使い方をしてみましょう。

私が今使っているのは、楽天カードについているQUICPayです。(スマホでやっています)

クレジットカードと同じ後払いのものなので、クレジットカードの利用データとしてクラウド会計にデータ連携されます。

ネットで買い物

本を買うときには、Amazonが多いですが、書店で買うこともあります。

書店で買う場合にはクレジットカード決済です。

Amazonもクレジットカードもデータ連携ができるので、それぞれのデータを共存させています。

先日、記事にしました。

めったにないのですが、事務用品を買うときはASKULを使っています。

こちらもデータ連携ができ、カード決済にしていますので、Amazonと同じ状態になります。

電車に乗る

電車に乗るときは、モバイルSuicaを。

基本、電車に乗るときしか使いませんが、たまにJR構内でモノを買うと、データ連携したときに「物販」と表示され何を買ったのかがわかりません。

その場合には、何に使ったのかがわかるように摘要を修正しておきましょう。

チャージはクレジットカードをします。

ということで、こちらもチャージ料金については、Amazonと同じ状態になります。

 

間違いやすいポイントとして、Suicaはチャージしたときには経費になりません。

実際に電車に乗ったときに経費になります。

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これもクラウド会計を使ってデータ連携すると、チャージしたとき、使ったときにもそれぞれデータが連携されます。

さらに学習機能もあるので、モバイルSuicaの残高管理は楽になります。

売上データ

請求書ソフトを使うことで売上データの連携をすることもできます。

カード決済(売る方)では、こういったものもあります。

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対応していなければ、インポートする方法を考えてみましょう。

わたしはカード決済サービスについては、Paymoを使っていますが、データ連携ができない(平成30年8月28日現在)のでCSVファイルを加工してインポートしています。

 

データ連携だけしても意味がない 使えるデータにするためには?

データ連携をすることで、摘要に入力するということもかなり減って経理は楽になります。

ただ、こういった素材を活かすためには、そもそもクラウド会計を使えるようになるのが大前提です。

データ連携してみたものの

  • データを「対象外」にしていて、残高があっていない
  • データを「削除」してしまい、残高がマイナスになっている

といったこともよくあります。

例えば、クレジットカードのデータ連携をした場合に、「これは経費にならない取引だから」と、仕訳の対象外にしてしまったら、その分だけカードの利用明細書の請求額と一致しなくなってしまいます。

 

この場合、仕訳を活かしつつ、経費にしないという処理が必要になります。

 

クラウド会計、上手く使えば楽にはなるものの、まずは「どうやって使えばいいのか?」を触りながら覚えていきましょう。

 

クラウド会計を使ってみたいという方は、MFやfreeeなら30日間は無料で使えるので、一度使ってみるのもいいでしょうね。

わからなければ、コンサルティングを受けてみるのも…。

今は、クラウド会計のコンサルティングを受けている税理士の方も多いですし、わたしも個別コンサルティングで承っています。

 


【編集後記】
昨日はランチをかねて打ち合わせ。そのあとは戻って仕事を。最近、長男(3)が幼稚園でどんなことがあったかを話してくれるようになってきました。お友達に「いーれーて」って言ったよと教えてくれました。家ではわがまま放題ですが、そういう面もあるんだ〜、と感激っす。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
寿司幸 海鮮丼


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