経理をするとき、じぶんの数字をチェックするときにExcelを使う選択肢もあります。
ただ、簿記のルールにとらわれすぎると非効率かも。その理由をまとめてみました。
会計ソフトでなくExcel
経理をするのに、どう入力するか？
いろいろなパターンがあるでしょう。
現状だとクラウド会計ではネットバンクやカードのデータを連携できますが、なかには入力が必要な取引もあります。
それをどうやって経理するか？
現状だと、
・会計ソフトで入力する
・レシートをスキャンする
・Excelでインポートする
・MCP（Excelのほうがいいような）
などがあります。
どの方法で経理するかは、決まっていません。
このとき、会計ソフトにあるような簿記のルールを気にしすぎると、非効率になります。
会計ソフトをもとに、最終的につくるのは決算書や申告書。
その決算書は、確かに簿記のルールに沿って数字をまとめないといけません。
すると、入力も簿記のルールに沿ってやらないといけない？と思われるかもしれません。
簿記を学んでいる方はなおさらでしょう。
でも、こだわりすぎないほうがいいかなと。
会計ソフトに取り込むときに、簿記のルールに沿っていれば、問題ないわけです。
では、簿記を気にしすぎないとはどんなケースなのか？次でおはなしします。
簿記ルールで非効率になるケース3つ
わたしがこだわらなくてもいいかなーと考えている簿記のルールを挙げてみました。
借方・貸方の入力にこだわらない
会計ソフトのインポートのデータ形式は簿記のルールに沿ったもの。列数が多すぎます。ただ、見てのとおり空欄の列も多いです。いらない列はインポートのときになくても大丈夫です。
たとえば、売上の仕訳データをインポートするなら、最低限のデータで足ります。
税区分が違う場合は、税区分の項目設定も必要ですが、そうでなければ会計ソフトに取り込むときに設定した税区分で認識してくれます。借方金額、貸方金額としなくても、金額の列は1つです。
マネーフォワードの場合、Excelの見出しから自動でインポートの見出しも判断してくれますが、なぜか貸借金額だけ自動で設定されない謎仕様…。ただ、会計ソフトのように借方金額、貸方金額とそれぞれ入力しなくてもいいわけです。
すると、経理の入力方法も表に入力しておいて、右のほうに前述の仕訳パターンを用意しておき、関数で前述したようなインポートの仕訳データに反映させるということもできます。経理入力では、借方や貸方にこだわらなくてもいいわけです。
これが簿記のルールにこだわると、「借方」と「貸方」と金額入力しないと…となり、非効率でしょう。
最終的には簿記のルールが必要だとしても。
経理入力するなら、簿記のルールはいったん捨ててもいいかなと。
「2:1」より「1:1」がいい
簿記のルールには、複式簿記というのがあります。
仕訳をするのに、「左側を5つの科目にわけて、右は1つの科目だけ。左右の合計があっていればOK」のような入力方法です。
たとえば、借入金の返済の場合、簿記の世界では、
借入金 100,000／預金 110,000
支払利息 10,000
のように仕訳登録することがあります。これは「2:1」のデータです。
ただ、データとして処理する場合は、実は「2:1」より「1:1」のほうが扱いやすいです。
なぜならイレギュラーがでるからです。
データが1行ずつと考えた場合、
・左と右で金額が違う（借入金 100,000／預金 110,000）
・左にはデータ（支払利息）があるけど右にはデータがない
といったことがおきます。
データ処理する場合にはとても扱いにくい。
クラウド会計でデータ連携するにも、Excelで関数などを使うにもイレギュラーは効率化のじゃまになります。
クラウド会計には学習機能があり、ちゃんと教えれば仕訳を提案してくれます。
ただ、
借入金 100000／預金 110,000
支払利息 10,000
というのはできません。
借入金 110,000/預金 110,000
支払利息 10,000／借入金 10,000
とか
支払利息 110000/預金 110,000
借入金 10,000／支払利息 10,000
なら、「1:1」のデータになります。
ここで簿記を気にしすぎると、効率化できません。
なぜなら
「支払利息／借入金 10,000」ってどういう仕訳？
「借入金／支払利息 10,000」ってヘンじゃね？
と簿記を知っている方はなりますから。
ただ、どれも結果は同じです。
決算書にも同じように反映されます。
フリーランス・ひとり社長がクラウド会計を使うなら知っておきたい 自動仕訳パターンの考え方 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
クラウド会計で借入金の返済の自動仕訳の判別がつかないパターンの解決策。 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
簿記のルールにこだわるよりも、効率化できる道はあるということです。
マイナスの数字でいい
簿記の世界では、マイナスの仕訳というのはありません。（マイナス表示はありますけど）
ご自身の使っている会計ソフトの数字を見ると、マイナスの金額はないはずです。
ただ、Excelでインポートするときなどは、マイナスの数字でも問題ありません。
これもExcelでしくみをつくったときのはなしですが、イレギュラーがあると、しくみがややこしくなります。
たとえば、返品があった場合、
簿記のルールだと、売掛金／売上 100 という仕訳とは反対に、売上／売掛金 10とする必要があります。
しくみをつくっても、たまにしかない、1つのデータだけのためにルールを増やす必要が出てきます。
しくみはシンプルがいちばん。このケースでは売掛金／売上 -10としてマイナスをつけます。すると、返品の場合のルールを増やさなくても済みます。
マイナスの金額のままでインポートをすると、どうなるか？会計ソフトが判断して勝手に反対仕訳にしてくれます。
マイナスの金額は簿記ではありえない。
と簿記のルールにこだわりすぎると、非効率。最後がよければ問題ありません。
自由にやってみる
お伝えしたように、決算書をつくるのに簿記のルールは必要です。
とはいえ、会計ソフトに入るまでの過程は、どうやっても自由です。
ルールにとらわれすぎると思考停止になります。
わたしは会計ソフトに入力するのが苦手なので、じぶんで経理するにも最小限にしていますし、お客さまにもExcelでの入力をおすすめしています。わたしが用意したしくみに入力していただき、その後はExcelマクロでCSVファイルを書き出して、会計ソフトにインポートされています。
ここで利用しているExcelのしくみでは、借方や貸方のはなしはでてきません。
ルールにしばられないように、またお客さまの苦手意識をなくすためにあえてそうしています。
数字をチェックするスキルは磨いたほうがよく、どうやって見るかは日々磨いたほうがよく、簿記の理解もちょっとはあったほうがいいでしょう。ただ、どうやって経理するか？は別にいいかなと。
むしろ、仕訳でなくデータとしてとらえて、あえて距離をとるのも手です。
経理をするならどうやって？のところには、こだわってみましょう。
経理の苦手意識を減らすのにも、チカラを入れておいていいところです。
その手段としてExcelもおすすめです。
【編集後記】
昨日は個別コンサルティング2コマ。
その後に個別セミナー。
現状使っているExcelのしくみと
使い方をお伝えしました。
その後、スタバで
ブログや読書。
夜は長男(11)とFC26を
久しぶりに。
最近、プレイする
ゲームの方向性が
変わってきているので、
久しぶりでした。
W杯前の親善試合を
みたのも刺激に
なったかなと。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
