道具を見直すことでかける手間も減らせて効率化できます。
数少ない正しかった選択
仕事に必要な道具はなにか？
世の中では、パソコン以外に
・電話
・FAX
・プリンター
・電卓
などはよく使われています。
ただ、じぶんにとっても必要なのかどうかはよく考えたいものです。
積極的に使いたいならともかく、よく考えると今やなくてもいい道具です。ましてや苦手なら周りを見ずになくしてしまって問題ありません。
ないなら、ないなりに仕事はできます。
事実、わたしも独立当初は周りの方の環境を参考に固定電話やFAX、プリンターを用意しました。ただ、絶対に使いたいと望んでいたわけではありません。
ただ、そこで流されてしまったのは反省点です。複合機を契約しなかったのはナイス判断でしたが。
電話、FAX、プリンタいずれも何年も使っていません。
事務所を引き払うときに、電話、FAXは処分しました。プリンタもその後すぐになくしています。
今、ないと仕事にならないと感じるのは、パソコンだけです。
道具をなくせば手間を減らせる
道具をなくすメリットは、手間を減らせるということ。
道具を使うとなると、多少なりとも手間はかかります。
たとえば、パソコンなら
・買った後のインストール
・ソフトの使い方を覚える
・ショートカットキー
・ファイル整理
・トラブル
・キー操作
などの手間はかかります。
メンテナンスなども含めて多少なりとも手間がかかるのは仕方ないことです。
それでも好きな道具なら、多少なりとも手間がかかっても受け入れることはできます。
同じように電話、FAX、プリンターも使えば手間がかかります。
・電話に出る（営業電話も…）
・電話をかける（番号を確認しながら）
・招かざる電話対応
・電話対応を外注したらそのやりとり
・置く場所をつくる
・紙を用意する
・プリントした紙をとる
・インク・トナーを交換する
・インク・トナーを買う
・紙詰まり対応
・紙を買う
・紙を置く場所
・プリンタのWi-Fi接続
・各種トラブル
などなど。
固定電話、FAX、プリンタなどをなくすことでこれらの手間をかけなくてよくなります。
トナー交換とか紙の補充とかめんどくさいですし。
かけてもいい手間となくしたい手間という基準で使う道具を見直してみるのも手です。
なくすなら対策もそれなりに
道具をなくすなら、対策も必要です。
電話を使わなくても、メールやChatworkでやりとりすれば、電話のように「すみません、聞き取れなくて…」と聞き直す必要もありませんし、ファイル添付しすればイメージでも伝えることもできます。
何よりもメールならじぶんの都合いい時間に対応すればいいわけです。
電話だとそうはいきません。
メールのように内容もわからず残るのは着歴だけ。
内容が何だったのかがわからずに「な、なんだろ…」ともやもやします。
FAXを使わないといけないやりとりもなくせます。
どうしてもというならパソコンからWebゆうびんで送れば済むはなしです。
過去にFAXで求められてWebゆうびんで送ったこともありますが、「FAXで提出お願いします」と言われたことはありません。そんなもんです。
そして紙を使う仕事をなくすなら、ファイルでやりとりしましょう。
ファイルならプリントしなくても済みますし、検索もできます。
ファイルを引っ張り出したり、ページをめくって探すことに比べたらはるかに手間はかかりません。
本当の意味でペーパレスで仕事をするならiPadなどのタブレットやペンが必須ですが、その投資と手間はかけてもいいものかと。
どうしてもプリントしたいときは、コンビニのネットワークプリントで足ります。
最近だと、子どもの学校への地図の提出とかありました。
パソコンからアップロードしてからコンビニに行く必要はありますが、その機会は年間通しても限られたもの。
日々手間をかけ続ける必要性はないでしょう。
望む道具かどうか、使いたいと思えない道具は手間を減らすためにもなくしてしまいましょう。
【編集後記】
昨日は相続メルマガ配信。新規開拓ではじめてのカフェでブログを。落ち着いた雰囲気かつ空いていてよかった。アイスオレ660円とちと高めですが、味は確か。たまに行こうかなと。
【昨日の1日1新】
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