決算や確定申告が終わったら会計ソフトからデータをCSVファイルでダウンロードしておきましょう。
その理由をお話します。
決算後にはデータでも保管しよう
会計ソフトで経理をしている場合、決算や確定申告が終わったら、年度繰越の処理をします。
独立したら年度などの区切りはないのですが、税金を計算するために年度（フリーランスは年）で区切っています。
決算やが終わったとき、
フリーランスは確定申告が終わったら、貸借対照表や損益計算書の数字は申告書の数字と一致しているはずです。
決算書、総勘定元帳などを保存しておくことになっています。わたしはPDFデータで保管して、Dropboxに置いています。
このとき、PDFファイルだけでなく、CSVファイルをダウンロードして、データでも保管しておくのがおすすめです。
多くの会計ソフトは、会計データをダウンロードできます。
もし、会計データをダウンロードできないソフトなら、別の会計ソフトに変えたほうがいいでしょう。
なぜ、CSVファイルでも保存しておいたほうがいいのか？2つの理由を挙げてみます。
数字を使って分析できる
CSVファイルExcelで利用することができます。
年度別に数字の推移を見てもいいし、3年、5年など一定期間での比較もできます。
これが会計ソフトなら前期比較など決まった比較しかできませんし、資料はだいたいイケてません。Excelなら自由につくれますし、Excelでデータをコピペすれば資料ができるという状態にしておくこともできるわけです。
Excelの腕も磨けますし、じぶんが見たい切り口でも数字をチェックできます。独立してからのデータを1つにまとめてもっておくのもおすすめです。
こういったやり方があります。
複数のCSV（会計データ）やExcelファイルを1つにまとめる（結合する）方法 Excelの「取得と変換」 | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
複数の会計データ（CSVファイル）を1つのシートにまとめる方法（バッチファイル編） | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
Excelマクロ超入門 会計データを1つのシートにまとめるマクロ | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 OFFICIAL BLOG
データ削除などのトラブル対策
会計ソフトでは、決算後や確定申告後に確定したデータを触れないようにロックしておきます。
そうしないと、何かしら処理をして誤ってデータを削除したり、変更してしまうと、すでに決算や確定申告をして確定した数字とズレがでてしまいます。
そのために、通常は前年度（前年）のデータを触れなくしておくわけですが、何かしらカン違いや操作ミスでデータを削除してしまったということはありえます。
「そんなことしないよ」と思われるかも知れませんが、実際にそのようなケースを目にしています。
その場合、どのデータが削除されたか、変更されたかを見つけないといけないですし、入力しないといけないとなるとタイヘンです。
会計ソフトも一度削除したデータをもとに戻すことはできません。
データでもっておけば、会計ソフトに残っているデータを一度すべて削除してインポートし直せば、データを復活させることができます。念のため、残高は確認したほうがいいでしょう。
ということで、決算や確定申告を済ませたら会計ソフトからCSVファイルをダウンロードしておきましょう。データがあればなんとかできます。
もし、会計ソフトを変更する場合にも、データがあれば移行しやすくなります。
【編集後記】
昨日は法人のお客さまと打ち合わせ。夜はFC24でオンライン対戦。長男(9)が2点決めて健闘したものの、結果は2−4の敗戦…。その1試合で勝ち逃げされました。1点目で決められたループシュートは見事でした。必ずリベンジします。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
FC24でオンライン対戦
