じぶんで仕事をするなら、その数字を早く知りたいもの。
ざっくりと速くチェックできるしくみを考えましょう。
じぶんで経理をやるからわかる感触
経理。
他人に任せるのも手ですが、じぶんでやることをおすすめしています。
数字は大きな判断材料になるからです。
たとえば、
- 利益がでているか
- お金も増えているか
- どのくらい税金がかかるか。
わかります。
もし、数字がなければ、「たぶん」「なんとなく」という感触。
その感触が見当違いだった…ということもありえます。
ただ、数字があれば、前述したような内容は数字でつかめます。
さらに
- 今お金がいくらあるか
- 毎月いくら返済しているか
- 借入金の残高はいくらあるか
- お金が足りなくなりそうなのはいつか
- 新たな仕事の売上はどうか
といったことも数字で具体的にわかります。
当然にじぶんで仕事をやっていれば、その数字を早く知りたいわけです。
ただ、経理をお願いしていると、「早く」はじぶんのさじ加減ではどうにもなりません。
ときには順番待ちもありえます。
ただ、工夫すれば、その月の月末にはだいたいの数字はわかります。
わたしの場合で言えば、4月は今日含めてあと4日ありますが、今日の時点でだいたいの数字はわかっています。
でもそれでいいんです。
細部にこだわりすぎてはいけません。
月末時点でだいたいの利益はわかる
早く数字をチェックしたいということであれば、じぶんで経理をし、じぶんで対応できるようにすることです。
他人に依存する部分が多いと、相手待ちになります。
売上と経費で対策を挙げてみました。
売上
クラウド請求書があれば、会計ソフトへデータ連携できます。
Excelの請求書ならインポートなど経理しやすいしくみをつくっておきましょう。
売上代金を現金でもらうと経理が手間になります。避けたほうがいいでしょう。
入金をチェックするためにも、ネットバンクは必須です。
クレジットカード決済などは会計ソフトへのデータ連携に数日かかる場合もあります。
ただ、売上金額は管理画面からわかります。
金額の影響が大きければ、別途Excelを使って利益を把握してもいいでしょうね。
経費
大きな経費の1つ、給料。
人数が多ければともかく、少人数ならクラウド給与ソフトなどを使って、じぶんで給料計算はできます。
わたしのお客様もやっています。
給与計算ができれば売上と同様に、会計ソフトに仕訳を連携できますので数字になります。
経費の現金払いは、減らしておいたほうがいいでしょう。
レシートをもらえば入力するしかありません。
とはいえ、レシートをゼロにすることはできないでしょうけど。
ただ、レシートも毎日少しずつ経理しておけば負担は減らせます。
請求書はもらったらすぐに処理しておきましょう。
払ったときではなく、取引日の月で経費を未払金で経理します。
カード払いできるものは、カード払いに変えておくと会計データとして連携できます。
連携のタイミングはカード会社や取引内容にもよりますが、わたしが使っているAmazonカードだと多くは数日後には連携されています。
翌月の中旬になってようやく連携されるデータもありますが、現状は判断には影響しない金額です。
もし、連携されていないデータに大きな金額の取引があれば、金額を押さえておけば問題ありません。
紙がなくても、データがなくても、事実があれば利益は計算できます。
また、クラウド会計では、AmazonやモバイルSuicaなどの電子マネーのデータも連携できます。
それを経費処理しましょう。
何を買ったかは、クレジットカードでなくても、そちらからわかります。
取引先が請求書を送ってくる場合は、こちらの発注データから数字をひろう、請求予定額を教えてもらうというのも手です。
もしまったく取り合ってくれないなら、付き合いを考えたほうがいいでしょうね。
Excelでもわかる・Excelでいい
毎月の数字をチェックするのに、会計ソフトで推移表を見るとミスもわかりますし、毎月の数字の推移もわかります。貸借対照表の動きも。
わたしの場合は、取引先の請求書をもらうことがほとんどないので、月末時点でだいたいわかっています。
ただ、そうでない場合もあるでしょう。
その場合でも大きな数字さえわかれば、問題ありません。
会計ソフトに入力しないと、数字をチェックできないというわけではありません。
Excelでも数字をチェックできます。
たとえば、会計ソフトの推移表のデータをCSVファイルでダウンロードしてコピペし、足りないデータのうち、金額が大きいものだけでも追加データとして反映させれば、その月の利益はだいたいわかります。
お金、利益、ざっくりの方向性がわかれば、判断するには足ります。
取引先の都合、データ連携のタイミング。
それらが会計ソフトにデータがすべて揃うのを待っていると、1ヶ月先、2ヶ月先。
そのときに見ても、単なる過去の数字となります。
それならば、ざっくりの数字でも、翌月のはじめにはチェックした方がいいでしょう。
早く知るためには、カンペキを捨てる必要があります。
なお、金額の小さなものは、判断に影響しません。
確定申告までに正しく経理すればいいかと。
【編集後記】
昨日は法人の決算とセミナー準備を。夕方にカービィのお菓子を買いに長男(7)とローソンへ。
当日入荷のはずが2件はしごしてもあるのはノートだけで目的のお菓子はなし。がっかりモードだったので、また行こうかと。
【昨日の1日1新】
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