問い合わせをする側に立ってみて問合せを受ける側としての振りをなおす

つぶやき

何かしらの行動をしてかんじたことは、じぶんのしごとにも反映させたいものです。いいと思ったことは取り入れますが、そうでないことはやらないようにします。

問合せをする場合のパターン

いろんなサービス、ツールでわからないことがあると、問合せをすることがあります。

優先順位としては次のような感じです。

ネットで検索

わからないことがあれば、問合せをする前にネットで調べてみます。

ツールの使い方がネットでマニュアル化されていたり、だれかがブログで書いていることもあります。

税金のことでなく、ツールの使い方を知りたいという場合なら、ネットで解決することも多いですし、結果として、他人を巻き込むことなく、じぶんだけで解決することができますので、最初にやるべきはネット検索です。

メール

ネットではわからない場合、問合せ手段にメールがあるなら、メールを使います。

先日もAppleにメールで問い合わせをしました。

文字の情報ですし、急ぎでもなければたとえ72時間後でも問題ないわけです。

実際には、翌日には返事がきましたけどね。

チャット

メールがわからない場合やちょっと早めに知りたい場合には、チャットをつかうこともあります。

デメリットは常に気にしていないといけない点。通知とおなじような感じになる点です。

ChatWorkもその名の通りチャットなのでしょうが、いつも開いているわけではなく、チャットがあればその数時間後にメールが届くようになっているので、わたしの中ではどちらかというとメールに近い位置づけです。

電話

どこを探しても、電話番号しか見当たらない場合もあります。

ただ、どうしても知りたいことでなければ使いません。じぶんでなんとかしています。

問合せをしようにも、自動音声で応答されて長い時間待たされるので、好きではありません。

ときには「もう一度時間が経ってからおかけ直しください」といわれて一方的に「ブチッ」と電話をきられたりもしますし。(なぜあれが許されるのか…。)

そんなわけで、電話での問合せというのは、優先順位は最後ですし、できるだけしないように努めています。

たいていは、これ以前のパターンで解決することがほとんどです。

電話での問合せがあることも…

こちらから電話で問合せをしなくても、電話で問合せをうけることもあります。

税務署です。PCから電子申告しても、何かあれば電話してきますし、メールで問い合わせがきたことはただの1度もありません。

中間納付のお知らせなどはメールでくるので、できそうな気もしますが、かたくなに電話。

何が問題なのかさっぱりわかりませんが、今のところは割り切るしかないかなと。

ただ、税務署からの電話にすぐにきづくことはなく、気づかなくてもいいというようにしています。

固定電話をもっていないので、SMARTalkというサービスを利用してIP電話番号をもっています。

で、着信があったらメールが届くようになっています。なので、気づくのはこのメールが届いたタイミングです。

もう1ついうと、留守番電話を入れていたらPCでファイルをダウンロードして聞くことができるようになっているので、電話を耳にあてなくても留守電の内容を確認できています。

せめてものささやかな抵抗といったところでしょうか。

電話での問合せをなくすためのルール

じぶんが問合せして感じたことは、逆にじぶんがサービスの問合せをうける側でもしたくないものです。

そのために、次のようなルールにしています。

電話をかけない

電話をかけて連絡をすることはありません。電話で問合せをされたくないのに、じぶんが聞くときは電話というのでは矛盾しています。

お客さまとは、メールかChatWorkでのやり取りをしています。それらが苦手という方でメッセージをたまに使うくらいです。

返信も24時間以内にするようにしています。

仮に電話をしたときに、お客さまが他の仕事をしていた場合、その手を止めてしまう可能性があります。

結果として、大事な時間を奪ってしまうかもしれません。

じっさい、一応電話は緊急時だけということにしていますが、お客さまからの電話はありません。メールのほうが気づきやすいと伝えてありますし、お客さまも私と電話する時間などないでしょう。

聞くよりも、文字で見たほうが伝わりやすいでしょうし、必要に応じてファイル添付もできますし。好きな時間にみてもらうことができます。

電話番号を出さない

電話番号を出していません。

ネットにも出していません。電話をつかって営業しないので問題ありません。

それなのに不思議なことにときどき見知らぬ番号から着信があったりするのですが。

前述のIP電話番号の場合、知っているのは税務署だけのはずなので、それ以外で電話があっても一切出ません。

これはメールアドレスでも同様で、先日も会ったこともない会社から、営業のメルマガ?が届きました。

すぐに解約しましたけど、どこでもれているのか?過去の名刺なのか?いずれにしてもディフェンスを鉄壁にしないといけません。

電話以外の方法を用意する

電話での問合せをなくし、それ以外の方法を用意しておきます。

わたしの場合は、ブログとHPにそれぞれお問合せフォームをつくっています。なにかあればそこから問い合わせを受け付けるようにしています。

招かざる客(スパムなど)がくることもありますが、対策して今はなくなりました。

Contact Form 7にreCAPTCHAを設定して招かれざる客(スパムメール)へのバリアをはる | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

昔は席をたって電話に出ている姿を見ると、「夜まで忙しくてすごいなぁ」とおもったこともありましたが、いまはそういう感情はまったくなくなりました。

ひとりで限られた時間しかなければ、問合せの方法についてはよく考えておきたいものです。


【編集後記】
昨日は長男(5)を幼稚園に送ったあとは相続税の仕事を中心に。夕方に週末に実家で父の日(母の日も)のパーティをするのでその準備などをこどもたちといっしょに。

【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
長男(5)が年長になってはじめての送り
とある問合せ