仕事をする部屋は広い方がいいのかどうか？
ひとりであれば、広さも場所もそれほどこだわらなくていい、と感じています。
事務所を借りるのをやめて仕事スペースがかなり小さくなった話
独立開業したとき、事務所を借りていました。
その当時はそれまでの事務所がある意味モデルです。
- お客様が来るだろうから
- 電話かかってくるだろうから
- FAX入るだろうから
- 誰かに仕事をお願いするかも
と、前の事務所と同じような状況を想像して、まだ見ぬ状況を想定して環境をつくりました。
ただ、実際に独立して1年経った頃になると、「いろいろ必要ないかも…」ということが見えてくるものです。（私の場合）
- 固定電話にかかるのは営業電話ばかり
- 事務所にいない時間も多い
- 思ったよりお客様が来ることがなかった
- 広めを借りたけど、人を雇う気配もない
それまでのいろんな契約を見直し、借りていた事務所も返却することに。
その結果、仕事スペースはかなりの縮小。そこから現在まで、6畳ほどの洋室1部屋で仕事をしています。
じゃあ、その6畳ほど、が狭いのかどうか？
私にとっては、このスペースがあればじゅうぶんだったといえます。部屋にあるのは、仕事に使う机とPC関係と本棚など。
掃除をするにも部屋が小さいと、狭い範囲になるので、以前に比べるとかなり楽になりました。（掃除得意じゃないので）
仕事部屋の広さを求めないために決めている３つのこと
狭いスペースで仕事をするためには、次のようなことをやっています。そうしないと、ただでさえ小さなスペースがさらに減ってしまいますから、工夫せざるを得ないのですが。
書庫を置かない
通常、事務所といえば資料を保管しておく書庫を置くことが多いです。
これまでの経験から言うならば、お客様ごとにボックスを作って、保管しておくという感じでしょうか。
ただ、書庫を置いてしまうと、場所をとります。それに意外と書庫にある資料を見ません。（私は勤務時代もそうでした）
それこそ、現在の部屋に置くと、息のできない部屋になってしまうことでしょう。
その書庫を部屋に置けない代わりに、ネットに書庫を置いています。
ここで活躍するのがDropboxです。
資料は、すべてDropboxに置いています。
Dropboxを有料契約しているので、2TBまでファイルを置くスペースはありますし、検索することもできます。（だからと言って資料をどんどん増やすわけではありませんが）
紙は探すのに時間がかかるし、なくしたり、破れるということがありますが、ファイルなら削除してしまった、上書きしてしまったということがあったとしても、「巻き戻し」で救出することができます。
Dropbox Plus の値上げをかなりの値下げと感じた理由（ワケ） 1TB→2TB・スマートシンク・巻き戻し | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
書庫はなくとも、本棚は置いています。とっておきたい本、いざと言うときに助けてくれる本があるので。
それ以外はメルカリで売ります。
お客様に来ていただかない
基本的にお客様にきていただくことはありません。
大抵はお客様の事務所を訪問するか、カフェなどで打合せをするという感じでした。
「…でした。」というのは、今は打合せはオンラインに切り替えているからなんですが。
まぁ、いつ外出できるかわかりませんが、コロナのことが終息したとしても、来ていただくと言うことはないでしょう。
移動時間がかかるという話もありますが、かといって、今のようにまったく動かないというのもストレスになるので。
書類を増やさない
部屋に資料が増えてしまう原因の１つは書類にあるとするならば、新たな書類が増えるのもなんとかしないといけません。
例えば、入力の仕事があると、紙を預かる可能性が増えますし、預かれば置く場所が必要で、小さな部屋がさらに狭くなります。その意味でも入力の仕事はやれません。
紙の資料があれば、スマホでスキャンしてファイルにするなど。ちょっとした内容ならスマホで写真をとっていただき、それをメールでいただくこともあります。
このスキャンが手間だという話もあるわけですが、私にとっては紙を預かって返す方が手間ですし、「渡した」「渡さない」からの脱却のためでもあります。
その手間があるので、何でもスキャンしておくではなく、本当に必要な資料かどうかを考えないといけなくなりますが、それがいいかなと。
ITを使って場所にこだわらない仕事
そもそも仕事部屋が広くなくても、仕事ができるような環境になっています。
IT、ネットを使えば、できることは多いです。たとえ現在のようなコロナの制約があってもできることです。
- お客様とのやりとりはメール、チャット
- お客様との打合せはオンライン
- 料金決済はオンライン
- ネットに書庫
- セミナーはオンライン
- メモはスマホ、Apple Pencil＋iPadで
- 飲み会をオンラインで
そして部屋にこだわらずとも、日当たりのいい日はベランダでも。
ディスプレイが欲しいときは、iPadに必要なファイルを表示したり、Sidecarを使えばなんとかなります。
SidecarでMacBook Pro とiPad Proでのデュアルディスプレイ | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog
今回、オンライン対応に切り替えてみて、複数人とオンラインで画面共有できるわけですし、セミナーや勉強会もできる。
そうなると、やっぱり事務所の場所は小さくても問題ないよなと感じるわけです。
ただ、オンラインの場合、部屋からですから、打合せ中、セミナー中などには、長男(5)が変なこと言いながら、部屋にやって来ないかとドキドキもあります。
「来ないでね」と言ってても妻が目を離したすきに、やってくるので。
【編集後記】
昨日は前日のセミナーの振り返りを。お礼メール、オンラインならではの気づいたことをスライド、チェックリストに反映したりと。そのあとは、お客様との打合せでした。
【昨日の1日1新】
※「1日1新」→詳細はコチラ
トルコライス
