仕事上のコミュニケーションから電話をなくすためにやったこと

つぶやき

「電話を使わないで仕事になるの?」という質問はよく聞かれます。

今、お客様との仕事の連絡で電話を使うことはありません。なくすまでにわたしがやったことをまとめてみました。

ひとりだからこそ電話は必要?

お客様との連絡をどうやってとるか?

勤務していた頃は電話がメインでした。というか電話が前提でした。

職場では電話がなったら、取るというのが当たり前。会社員の頃からそう教えられてきました。

後述するように電話のやりとりがヘタなのですが、「仕事では電話は当たり前なんだ」と思い、そこで思考停止していました。

でも、いざひとりで仕事をしてみると、対応はじぶんひとりですから、景色は変わります。

  • 仕事している途中に電話がなる
  • 事務所にいないのに固定電話って必要?
  • FAXは税理士会の連絡専用?

ひとりだけに時間には限りがありますし、お互いに仕事を中断させてしまうというのもなんだかなぁという感じです。

冒頭の「電話を使わないで仕事になるか?」という疑問については、電話がなくても仕事をすることは可能です。

独立当初は、これまでの経験をもとに環境をつくり、固定電話も置いていましたが、その固定電話やFAXも現在はやめています。

FAXを解約してみた 「いつか使うかも」より「今使わないなら」を選択する | GO for IT 〜 税理士 植村 豪 Official Blog

お客様との連絡もメールやチャットといったところがメインです。

メールにできて、電話ではできないこと

メールなどであれば、電話のように打ち合わせ中に鳴ったり、「出ないと…」と思う必要もなく、お互いがじぶんのタイミングで確認すればいいだけです。

お客様にも「急ぎではないので…」とお会いしたときにお伝えしています。

チャットについても「すぐに返さないと…」というイメージがありますが、私の場合、チャットに連絡があるとメールを確認したタイミングで気付くようにしています。

24時間以内に返信するようにしています。

また、お客様に電話で説明しようと思うと、うまく伝わらない、途中で分からなくなって聞き返したりすることもあれば、お互いにストレスでしょう。

その点、メールやチャットであれば、電話のように1回で話を理解する必要はなく、言いたいことを文字に残すことができるので、何を言いたいかも理解しやすいですし、ファイル添付もできますしお互い明確になります。

仕事から電話をなくすためにやったこと

とはいえ、もともと使っていた電話をゼロにするというのには、ある程度時間がかかることも。

私自身が電話でのやりとりをなくすために次のようなことをやりました。

契約書に載せる

新しく顧問契約していただく場合には、「連絡はメールもしくはチャットで」という旨を載せています。

昼夜問わず電話が鳴るというのは嫌ですし(とはいえ、夜に連絡があることは独立後1回もありませんが)、お互いに行き違いにならないためにもその方がいいと理解していただいています。

ここだけの話。一応、緊急時だけ…というのは書いていますが、今のところ緊急はないです。

別の連絡手段を提案する

難しかったのが、独立したときに契約いただいたお客様。つまり、勤務時代のお客様です。

前提として電話での連絡もありましたので、変えていただく必要がありました。

こちらがメールでの回答をしたり、チャットでやりとりすることを始めたらピタッと電話がなくなりました。

お客様としてもメールでのやりとりのよさを感じていただけたようでした。

やってみないとわからないものです。

相続税申告のお客様

セミナーでもよくご質問いただくのですが、同様にメールでやりとりしています。

最初に「メールでのご連絡になります」とお伝えしています。

ただ、去年パソコンを使わないというお客様がいらっしゃったので、どうしようか?と思いましたが、スマホのEメールでなんとか対応していただけました。

電話じゃないと困るという方には、まだお会いしたことがありません。

固定電話番号を持つ

電話をなくしたいと思っても、ゼロにはできません。税務署のように電話じゃないと連絡できないところもあるからです。

税務署対応用の電話番号はスマホの番号とは別にIP電話の電話番号を持っています。

楽天コミュニケーションズの SMARTalkというアプリを使っています。電話をかけなければ無料です。

そこに税務署から連絡があった場合には、メールがとどくようにしていて、留守番電話もPCで確認することができます。

ひとりで仕事をする以上、ある程度捨てるものも必要だと考えていて、電話はそのひとつだといえます。

集中して何かに取り組む時間も必要なので、コミュニケーションの手段も、絞っておく必要があるかと。

同じようにコミュニケーションツールを電話からメールなどに切り替えたいと思っている方の参考になれば。

わたしの場合には、「電話が使えないなんて」と言われることはなく、切り替えができました。

まぁ、理解あるお客様に出会えているからかもしれませんが。


【編集後記】
昨日は確定申告や法人の月次をがっつりと。ふるさと納税の大きなエビが届いたので、エビフライをいただきました。エビフライ子どもたちは好きですね。やっぱり。

【昨日の1日1新】
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ふるさと納税のえび