紙のやりとりをするのが苦手で、データでのやりとりをしています。
ただ、紙が目の前に登場することもあり、そのときにはスマホで紙をスキャンしてPDFにしています。
そのツールとしてiPhoneのプレビューを選んでいます。
ペーパレスで仕事をするには？
独立後、大きく変えたことの1つにペーパレスがあります。
お客さまとはデータでのやりとりが前提。
紙を使うのは非効率ですから。
Dropboxだと動画ファイルでも、リンクを共有することもできますし、すぐに届けることができます。
また紙だと保管するのには、穴をあけたり、ファイルにとじて保管する場所も必要ですが、ファイルならDropboxにポイッといれておけばいいだけ。
見たい情報があったときには、ファイル検索すればすぐに見つけることができます。
これが紙だとページをめくって探さないといけません。
資料のチェックもPDFファイルをAirDropでiPadに送って、ApplePencilでチェックすればいいはなしです。
ひとりを選んでいる、じぶんの部屋という限られたスペースで仕事をしていることもあり、ペーパレスは独立後の収穫の1つです。
ただ、紙がゼロになるかというと、そうもいかないのが現状。
お客さまから見せていただく資料には、紙の資料もあります。特に相続の仕事では。
そのときには、やむなくiPhoneでスキャンしてPDFファイルにしてペーパレスにしています。
このスキャン用のアプリ、最近はiPhoneのアプリ、プレビューを使っています。
iPhoneのプレビューを使うことにした理由
スキャンアプリ、これまではAdobe Scanを使っていました。
紙の4つの角を認識して、
このように精度高く読み取ってくれます。ある程度わかればいいので、これはこれでいいのですが、このPDFファイルをパソコンに飛ばすには、いったんPDFを保存し、
共有からAirDropでMacに飛ばす必要があり、ひと手間かかりました。
いっぽうで、iPhoneのプレビューはどうか？ちとでかい文字のプレビューはイケていませんが、まぁそれはそれとして。
「書類をスキャン」をクリックすると、
あっという間にスキャンする紙を認識してくれます。速いのです。
さらに右上のチェックマークをタップすると、
瞬時にMacにあるinboxのフォルダに保存されるのです。これまではいったんPDFを保存してから共有をタップしてAirDropでMacに飛ばしていたのですが、その手間をかける必要がなくなったわけです。
手間を掛けないための設定は必要で、プレビューのアプリのブラウザから保存したい場所を指定しておくことです。わたしの場合には、Dropboxにあるinboxフォルダに保存したいので、そのように指定しています。
手間を減らせるかどうか？
これまでは、「スキャン→PDF保存をタップ→共有をタップ→AirDrop」という操作をしていたのですが、iPhoneのプレビューをつかうことで、「スキャン→チェックをタップ」という操作だけでよくなりました。
ちょっとした操作の手間ですが、これから何度もやると考えると、小さな差はそれなりの差になります。
たとえ少しでも、いかに手間を減らすかにはこだわってみましょう。
ひとりを選んでいると、スキャンをお願いするヒトもいませんし、じぶんでやるしかありませんから、たとえ小さな差だとしても手間を減らすことにこだわる意味はでてきます。
まぁ、紙が登場する場面はゼロにはなりませんし、紙を扱うのは苦手ですから、いかに切り抜けるかの対策としてもiPhoneのプレビュー、試してみていただければ。
【編集後記】
昨日は午後からセミナー開催。
税理士業で使っているExcelのしくみをご紹介しました。
そのあとは外出してカフェでブログを。
夜はFC26をプレイ。
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