クラウド会計でクレジットカードのデータを連携している場合、経費がダブりになっているかも…。
どんなケースでダブりになるのか？具体例と対策をまとめてみました。
カード払いありき
カード払いのメリットは、すぐに払えること。
サイフから小銭を出す必要もありませんし、銀行振込のように振込先を確認しなくても払うことができます。
カード払い以外にも、電子マネー（後払い）でも利用できるため、仕事で経費を使うのに、クレジットカードを利用することは多いでしょう。
わたし自身、クレジットカード払いや電子マネーでの支払いをするほうが多く、手軽に払う手段として必須です。
ただ、経費になるものをカード払いしたなら、もれなく経理する必要があります。
そのとき、どうやって経理するか？
マネーフォワードやfreeeのようなクラウド会計を使っていれば、カード払いのデータを連携をすることができます。
イチから入力する場合に比べると、ラクになります。
もし、ヨドバシGOLDカードのように、クラウド会計で連携できないようなカードでも、カードのサイトからCSVファイルをダウンロードできることがほとんど。
それをクラウド会計にインポートすることもできます。
どちらの方法でも、カード明細のデータを利用することができます。
ただ、カード明細のデータをそのまま鵜呑みにしていると、実は経費をダブりで登録している可能性もあるのです。
クレジットカードの経費がダブりになるケース
クレジットカードのデータは、通常の取引をしていれば、問題ないのですがイレギュラーな取引をすると、ダブりになるケースがあります。
どんなケースでダブりになるのか？一例を挙げてみます。
データとレシートでダブり入力
カードでモノを買ったとき、レシートとカードの利用明細を受取ります。
これは保存が必要です。
で、その後にクレジットカードのデータがクラウド会計に連携されてきます。
その連携データをもとに経理をすればいいのですが、カード決済をしたときに受け取ったレシートを見て経理をしてしまうケースがあります。
その場合、データ連携をもとに経理したものと、レシートを見てExcelや会計ソフトに入力したものとで、経費がダブりになります。
レシートをよく見ると、カード決済していることはわかるのですが、1ヶ月分など、ある程度ためてから経理をする場合には、すでにカード払ったことを忘れていたり、まとめて経理する流れからミスしてしまう可能性があります。
カードの不正利用があった場合
クレジットカードの不正利用はないほうがいいのですが、残念ながらありえます。
その場合、カード会社に対応いただきカードの利用明細からデータは消えます。
ただし、その前にすでにカード明細のデータが連携される場合があります。
事実、わたしも経験があり、クラウド会計へのデータ連携で「何？これ？」と不正利用に気づきました。
ただ、利用された取引が多少なりとも仕事に関係ありそうだと、データ連携をしてしまっているケースもありえます。
結果、使ってもいない経費が誕生してしまうのです。
カードの不正利用があった場合、クラウド会計にデータが連携されていないかを確認しておきましょう。
まぁレアケースだとは思いますが、最近カードの不正利用の話も耳にするので取り上げておきました。
ダブりを防ぐためにどうする？
クレジットカードの経費のダブりをなくすにはどうすればいいか？
具体例を挙げてみます。
重複仕訳をチェックする
クラウド会計には、重複仕訳をチェックする機能があります。
その機能を使うことで、同じ支払先で同じ日、同額などという条件指定をして重複データを見つけることができます。
意外とミスが見つかることもあるので、確認しておきましょう。
カードの未払金残高をチェックする
カード明細のデータを連携した場合、未払金（クレジットカード）の残高になるのは、まだ口座振替がされていないデータです。
たとえば、2月決算の場合なら、3月、4月に口座振替になるデータのうちに2月末までに取引したものが含まれています。
その取引金額の合計が、クラウド会計の未払金（クレジットカード）の2月末残高と一致するかどうかを確認してみましょう。
もし、あわなければ、どこかで経費がダブりになっている可能性があります。
…といっても、残高が合わないことのほうが多いですけど、金額が大きいとそれなりのダメージ。
経費のダブりをなくすなら、念のため確認しておいたほうがいいでしょうね。
毎月はやっていられないので、決算のときにチェックすればいいかと。
残高が合わないときには、どこが違うのか？をExcelを使ってデータでチェックしましょう。
か、紙でなんてやっていられません…。
カード利用明細のデータを連携しない
チェックがめんどうなら、そもそもクレジットカードのデータを連携しないで、経費にするものだけをExcelでインポートするのも手です。
未払金で管理するとなると残高管理をせざるを得ないのでめんどくさいです。
そこで利用したものだけを役員借入金、個人なら事業主借にしてもいいかと。
Excelで処理するなら、データ連携のように「よくわからないけど…」と登録してしまうこともないでしょうし、想定外のデータも経理されることはありません。
まぁ、好みでしょうね。
いずれにしても、経費のダブりがあると、税務署に怒られますから。
売上のモレも同様に。
そうならないようなチェックの工夫はしておきましょう。
【編集後記】
昨日は新セミナーの告知。
眼科で定期チェック。
健康診断では視力が落ちている感がありましたが、昨日は見えていると。
で、顧問のお客さまと打合せ。
色々と質問もいただけて楽しめました。
夕方に買い物、カフェへ。
ブログを書いた後に家族と合流して帰りました。
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