経理の効率化は現金取引をなくすことから始めよう!

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経理を効率化するには、現金取引をなくすのが一番です。

現金取引を少なくしてみましょう。

現金取引の領収書がたくさんあると経理は面倒くさくなる

仕事をする中でお金をもらったり、支払ったりということは日々あります。

現金でモノを購入すると、レシートや領収書がもらえます。

売上代金を現金でもらったら、領収書を発行しなければいけません。

現金取引については、会計の入力も領収書を見て入力することになります。

領収書はレシートで印字されたものもあれば、手書きのものもあり、形式も統一されたものではありません。

スキャンもありますが、その精度はまだまだ高いとは言えません。

経理を楽にしようと思ったら、できるだけ現金取引はなくしてみましょう。

ゼロにすることは難しいかもしれませんが、それでも業務量の負担もかなり変わります。

今は少額でもクレジットカードで購入できます。

クレジットカードで決済すれば、クレジットカードのデータを利用して、会計入力に連動させることができます。

(ただ、消費税の関係上、レシートや領収書の保管は変わらず必要です。)

現金であれば、日々の現金残高をチェックする必要がありますが、預金やクレジットカードであれば、データで入手できるため、残高が合わないということがあり得ません。

売上代金も現金でもらうのをやめる

フリーランスであれば、売上代金を現金でもらうことをやめてみましょう。

ちなみに私が以前勤務していた事務所では、現金で売上代金をもらうお客様がいくつかありました。

現金でもらうと、すぐに現金をもらえるのでいいのですが、「足りないなぁ。」など「もらった、もらわない」などのトラブルになることもありますし、ある程度まとまった現金を持って移動するのも怖かったりします。

これも振込にしてもらえば、入金は預金データで、売上計上は請求書発行ソフトからデータを連動させることができます。

私は請求書発行ソフトはMisocaを使っています。もちろん、会計データに連動させることができます。

そして売上代金の回収は基本的には口座振替と振込を利用しています。

自分で入力するのを減らすために意識すること

経理を楽にするには、利用できるデータを利用するということです。

今なら預金データはもちろん、クレジットカード、Amazon、アスクル、モバイルSuicaなどいろんなデータと会計を連動させることが可能です。

特にMFやfreeeなどのクラウドソフトでは、その範囲は広いです。

データを活用できれば、「面倒くさい」といった経理の負担感も相当減ります。

会計に連動に対応していないデータでも、データ連動と同じような効果を得られるように工夫してみましょう。

その1つとしてExcelを使ったインポートは効果的です。

【編集後記】
昨日は誕生日でした。夜は料理と奥さんと長女(8)が手作りしてくれたケーキを長男(1)含めみんなで頂きました。昨日で42歳、80歳まで13,098日、思いっきり楽しんで生きたいです。(^^)

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